Principales ventajas de la contabilidad basada en la nube

Cada vez hay más prácticas contables que se pasan a la nube por la eficiencia mejorada, el ahorro de costes y las capacidades de colaboración que ofrece. Por ejemplo, un estudio reciente reveló que el 87% de los contables tiene intención de utilizar algún tipo de tecnología en la nube para su trabajo de gestión de encargos en los próximos dos años.

Durante la pandemia de la COVID-19, las firmas de contabilidad, como la mayoría de las organizaciones, se vieron obligadas a teletrabajar. Esto supuso que los miembros de los equipos tuvieran que buscar nuevas formas de trabajar juntos en los proyectos y colaborar de forma remota con los clientes. Las soluciones de contabilidad en la nube ayudaron a muchos contables a vencer este reto y, a medida que las firmas van superando la pandemia, la nube sigue permitiendo a los equipos trabajar de forma colaborativa desde cualquier lugar en el que estén, ya sea la oficina, su casa o el sitio de un cliente.

Las prácticas que han adoptado el modelo en la nube ahorran tiempo, trabajan como equipo con menos interrupciones y pueden acceder a archivos y datos clave con más facilidad.

Un nuevo libro blanco, The Benefits of Moving Your Accounting Practice to the Cloud, analiza en profundidad los factores clave que están impulsando la migración generalizada a la nube. Echemos un vistazo a algunos de los aspectos que este valioso activo ofrece:

Mejor colaboración con el cliente

Durante años, los contables y sus clientes han colaborado por correo electrónico. Si necesitaba un archivo, enviaba un mensaje de correo electrónico a su cliente y este respondía por el mismo medio con el documento en cuestión. Este sistema funcionaba mejor que el intercambio continuo de pesadas cajas con archivos de papel, pero la nube ofrece nuevos niveles de colaboración y seguridad.

A través de la nube, puede crear portales de cliente que le permiten a usted y a sus clientes colaborar en los archivos y comunicarse en tiempo real y de forma segura. Si tanto usted como un cliente están trabajando en un archivo en la nube, puede ver los cambios a medida que se producen sin necesidad de preocuparse de si se está trabajando con la versión más reciente. Además, puede enviar mensajes a los clientes a través de un portal de la nube y ver sus respuestas en un solo hilo, asegurándose así de que no se pierdan.

Un entorno más seguro

La seguridad de los entornos en la nube suele garantizarse a través de contraseñas, controles de acceso de usuarios y autentificación de varios factores. Los controles de acceso de usuarios son esenciales porque restringen el acceso a datos importantes. Solo podrán ver archivos concretos aquellos usuarios que recibieron aprobación para acceder a ellos por parte de la persona que controla la seguridad en la nube (por lo general, un administrador de sistemas).

Esto le ayuda a garantizar la seguridad de la información confidencial. Los controles de acceso de usuarios también son útiles durante las auditorías porque le permiten limitar el acceso a únicamente aquellos contables que trabajan en la auditoría, evitando potenciales conflictos de interés.

Información superior

La nube le da un repositorio central para todos sus archivos y documentos. Esto quiere decir que no tiene que mirar en varias unidades para encontrar la información que está buscando. Toda la información que necesita está en el mismo lugar.

Puede almacenar años, o incluso décadas, de datos y archivos de encargos en la nube. Y, dado que todos sus datos están en el mismo lugar, puede aplicar fácilmente soluciones de análisis a sus datos, lo que le ayudará a identificar mejor las tendencias, establecer estándares de referencia e identificar riesgos potenciales.

Equípese para los retos del mañana

La nube desempeña un papel esencial en las prácticas contables, ayudando a trabajar mejor con los clientes, ofreciendo compatibilidad con modelos de trabajo híbridos y aportando más información. Si le interesa cambiar a la nube, pero le preocupa la interrupción de sus procesos actuales, puede realizar un enfoque más gradual al pasar a un modelo de nube híbrido, donde combine sus aplicaciones de escritorio que ya conoce con las capacidades que ofrece la nube. Sea cual sea el enfoque que adopte para la nube, hará que su práctica sea más eficiente y competitiva.

Para ver un análisis más detallado de cómo la nube puede ayudarle a destacar por encima de la competencia, descargue su copia GRATUITA del libro blanco de Caseware: The Benefits of Moving Your Accounting Practice to the Cloud.