El software ayuda a los auditores a realizar grandes avances en el registro de auditoría

El registro de auditoría es para los contables y auditores un territorio conocido. Este registro detallado de actividades específicas puede centrarse en las transacciones financieras, eventos, procesos de desarrollo o entradas en los libros contables. Aunque los registros de auditoría pueden incluir diferentes tipos de datos, su objetivo siempre es el mismo: proporcionar información sobre acciones o eventos específicos en orden cronológico.

¿Por qué crear este registro detallado? Un registro de auditoría aporta transparencia y aumenta la eficiencia de la auditoría, tanto interna como externa. La organización cronológica permite a los auditores seguir fácilmente ingresos y actividades, y verificar información como la fuente de los ingresos o el motivo de un gasto.

Los registros de auditoría también pueden ofrecer información que evidencie el cumplimiento o sirva de ayuda en el aseguramiento de la calidad.

En lo que respecta a la contabilidad, los registros de auditoría siguen diferentes normas según se realicen para una empresa privada o para un organismo gubernamental. El Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (Financial Accounting Standards Board o FASB) de Estados Unidos utiliza principios contables generalmente aceptados (PCGA), mientras que la Junta de Normas Nacionales de Contabilidad (Government Accounting Standards Board o GASB) de Canadá tiene un conjunto de normas más rigurosas cuya finalidad es aumentar la transparencia. La información de un registro de auditoría puede variar según se apliquen las normas de la GASB o del FASB.

Los registros de auditoría son útiles para mejorar la eficiencia y la transparencia, asegurar el cumplimiento e impedir el fraude. Si bien, también pueden aumentar los costes del mantenimiento de registros y la contabilidad de la empresa, y requieren ciberseguridad adicional para proteger información confidencial.

Por su parte, el software, quizá lo más importante, está teniendo un enorme impacto en cuanto a la forma en la que se llevan a cabo los registros de auditoría. Aunque los objetivos y características fundamentales de un registro de auditoría siguen siendo prácticamente los mismos que antes, la forma en la que los auditores lo realizan y las herramientas que utilizan para hacerlo están cambiando, lo que está permitiendo ahorrar tiempo y ganar mayor precisión.

Para analizar estos cambios, veamos más de cerca los registros de auditoría, cómo se usan y cómo evitar inconvenientes al tiempo que se aprovechan las ventajas que aporta un mantenimiento mejorado de los registros.

¿Qué finalidad tienen los registros de auditoría?

Los registros de auditoría proporcionan una recopilación completa de información que los auditores pueden usar para encontrar el origen de errores o irregularidades financieras. Gracias a que los datos son cronológicos, se pueden rastrear los problemas desde el momento en el que se descubren y llegar hasta su origen. Un buen sistema de registros de auditoría también registra los datos de los usuarios, de forma que es posible ver dónde se originó un error; esto podría ser útil para corregir equivocaciones o descubrir casos de fraude interno o de elaboración intencionada de informes erróneos.

Las empresas con cotización oficial y muchas organizaciones sin ánimo de lucro deben disponer de un registro de auditoría establecido de forma que auditores de terceros puedan inspeccionar sus registros. Las firmas públicas deben realizar auditorías anuales para cumplir con las normas SEC, mientras que las organizaciones sin ánimo de lucro deben demostrar su estado de exención fiscal en muchas jurisdicciones. Los datos de un registro de auditoría pueden ayudar a agilizar estas revisiones externas.

El ejemplo más común de un registro de auditoría interno es aquel que conlleva el seguimiento de la actividad financiera. Un auditor interno puede encontrar transacciones específicas, quién las autorizó y a dónde se dirigieron los pagos, además de poder comparar las cifras del registro de auditoría con informes financieros pasados para ver si hay irregularidades.

Otro ejemplo de un registro de auditoría es el software de la empresa. Si su empresa implementa un sistema de gestión de relación con los clientes (CRM, en inglés), el registro de auditoría podría mostrar quién tiene acceso al sistema, cuándo se les dio acceso y los cambios realizados en la configuración. Asimismo, puede incluir información sobre quién accedió a información privilegiada dentro del sistema. Esto puede resultar de gran relevancia para el seguimiento del rendimiento administrativo, así como para encontrar evidencia de infracciones de seguridad y determinar quién es el responsable.

Tipos diferentes de registros de auditoría

Los registros de auditoría utilizan la misma fórmula para registrar usuarios, acciones y hora, y para ordenar los datos de forma cronológica. Si bien, pueden tener diferentes usos. Las empresas pueden utilizar los datos a nivel interno o proporcionarlos a terceros como auditores externos o al IRS.

A continuación, indicamos distintas situaciones en las que se utilizan los registros de auditoría.

Auditorías internas

Las auditorías internas proporcionan una evaluación independiente de las prácticas de una organización. Los auditores internos pueden analizar los sistemas contables de una empresa, sus controles de procesos, la toma de decisiones, el uso de tecnología, políticas de datos u otras áreas.

Independientemente de dónde ponga el foco la auditoría interna, el objetivo siempre es el mismo: proporcionar información que mejore el rendimiento de la organización y elimine problemas y errores. Los auditores también pueden revisar cuestiones de cumplimiento para asegurarse de que la empresa esté lista para una auditoría externa.

Los auditores no realizan ninguna acción sobre los resultados de sus auditorías. En su lugar, enviarán un informe y pruebas justificativas a los responsables de tomar decisiones, quienes serán, en última instancia, los responsables de realizar cualquier mejora.

Auditorías externas

Las auditorías externas son diferentes de las auditorías internas porque solo se centran en el cumplimiento. El objetivo de estas revisiones es verificar que la empresa cumpla con los requisitos legales específicos. Por ejemplo, cada empresa con cotización oficial debe realizar anualmente una auditoría externa para verificar que sus informes públicos ofrecen una imagen precisa de sus finanzas.

Las auditorías externas las realizan auditores independientes que no tienen un interés particular en el resultado de la auditoría.

Si todo está en orden, los auditores pueden usar un registro de auditoría que los ayude a verificarlo. Por tanto, puede suponer una ventaja para las empresas conservar registros cronológicos detallados y asegurarse de que cumplen con las declaraciones de impuestos y otros requisitos gubernamentales sobre información financiera.

Las empresas privadas pueden elegir realizar auditorías externas incluso si la ley no las obliga a ello. Es posible que la hagan para aumentar su transparencia o demostrar su situación financiera a prestamistas o inversores privados.

Auditorías del IRS

Cualquier empresa, organización o individuo puede estar sujeto a una auditoría del IRS en los Estados Unidos, o a una auditoría de la CRA si la actividad se desarrolla en Canadá. Durante este tipo de auditoría, un agente de la agencia tributaria gubernamental analizará sus registros financieros para asegurarse de que coinciden con la información de su declaración fiscal.

El hecho de contar con software de auditoría para los registros de auditoría puede proporcionar al IRS o a la CRA información necesaria para verificar su declaración fiscal. En algunos casos, la agencia puede solicitar prueba de transacciones, saldos o actividades específicas, evidencia que podrá encontrar en su registro de auditoría. Cuanto más rápido envíe las pruebas a la correspondiente agencia que realiza la auditoría, antes podrá cerrarse su caso.

Un registro de auditoría detallado puede ayudar a que el proceso se realice con la menor cantidad de contratiempos posible.

¿Cuáles son las ventajas de un registro de auditoría?

Los registros de auditoría no son solo un mero registro, lo que aportan va más allá. A continuación, analizamos las ventajas de conservar un buen registro de auditoría.

• Proporcionar un historial de actividad. Los registros de auditoría registran de forma automática toda la actividad en la red o sistema de software de destino. Este registro estará disponible para cualquier fin, lo que incluye contabilidad, comprobaciones de cumplimiento o análisis de datos.
• Impedir el fraude. Puesto que las actividades incluyen información sobre el usuario y la hora, los auditores pueden investigar fácilmente el origen de las irregularidades y encontrar fraude, tanto interno como externo. Es posible que el hecho de que los usuarios sepan que existe este sistema de registros los disuada de intentar cometer actos fraudulentos.
• Seguir los requisitos de cumplimiento. Los registros de auditoría garantizan precisión en la conservación de registros para empresas que necesitan cumplir con leyes relativas a información financiera. El mantenimiento de registros también puede demostrar el cumplimiento con leyes de privacidad, tales como aquellas que rigen los registros de los pacientes en el sector de la salud.
• Mejorar la eficiencia. Con toda la información necesaria al alcance de la mano, los auditores pueden realizar sus investigaciones de la forma más eficiente posible sin tener que invertir tiempo en buscar información de diferentes fuentes.

Los registros de auditoría aportan eficiencia y transparencia, pero también tienen algunos inconvenientes de los que hay que ser consciente.

¿Cuáles son las desventajas de un registro de auditoría?

Los registros de auditoría son extremadamente útiles para las empresas de cualquier tamaño, pero hay inconvenientes que debe tener en cuenta a la hora de implementarlos.

• La posibilidad de vulneración de los datos. Los registros de auditoría suelen contener una gran cantidad de información confidencial que podría ser el objetivo de los hackers. El malware, el acceso no autorizado, la ingeniería social y otros métodos de ciberataque podrían permitir a los hackers acceder a los datos de su registro de auditoría.
• El coste de implementar y mantener un registro de auditoría. Esto hace referencia a los gastos potenciales asociados a la configuración, seguridad y administración de un sistema.
• El riesgo de errores humanos. Un buen software de registros de auditoría registra la información de forma automática. Sin embargo, los usuarios deben estar atentos a cualquier información añadida de manera manual que pueda llevar a registrar datos innecesarios o incorrectos. Esto podría disminuir la eficiencia porque los auditores tendrían que invertir tiempo en verificar la información del registro de auditoría antes de continuar con la auditoría.

Estas desventajas puede que no sean decisivas, pero debe contar con ellas cuando establezca registros de auditoría en su empresa.

Evolución del software de auditoría

Los registros de auditoría no tienen que ser complejos ni costar mucho dinero. Con el software adecuado, una empresa puede automatizar muchos de los procesos, mejorar la seguridad de la información y limitar las opciones de que se cometa un error humano.

A continuación, detallamos qué esperar del software para realizar registros de auditoría.

Soluciones basadas en la nube

El software basado en la nube es ideal para muchos procesos y tareas empresariales, incluidos el establecimiento y conservación de registros de auditoría.

En primer lugar, las plataformas basadas en la nube resultan convenientes porque son accesibles para las personas que teletrabajan o para empresas que tienen oficinas en diferentes ubicaciones. Además, desde que el software se aloja en línea, el personal de TI tiene únicamente que gestionar tareas administradoras y asegurarse de que todos los sistemas relevantes estén conectados con el registro de auditoría, de forma que esa información se cargue y registre.

Estas opciones suelen ser económicas, donde por lo general el proveedor de la nube ofrece acceso a una cuota de suscripción, que incluye acceso y cualquier actualización y mantenimiento necesarios.

Por último, las plataformas en la nube son ampliables. Puede comenzar con lo mínimo e ir añadiendo servicios o usuarios a medida que la empresa crezca, o a medida que encuentre más áreas que puedan beneficiarse de un registro de auditoría.

Working papers

Un software de documentos de trabajo es otra herramienta importante para una auditoría. Estos informes contienen información que respalda los informes finales de la auditoría. Los estados de ingresos y las hojas de saldos preliminares son ejemplos de documentos de trabajo. Estos son necesarios como pruebas justificativas, tanto para las auditorías internas como externas, porque muestran el proceso que han seguido los auditores durante la revisión.

Recopilación de datos simplificada

Los sistemas de registro de auditorías que ofrecen recopilación de datos simplificada suelen ser la mejor opción. Si los datos de su software contable se cargan automáticamente en un registro de auditoría se ahorra tiempo, y el error humano desaparece de la ecuación. No tiene que preocuparse de que alguien deba acordarse de realizar una carga manual o de que se introduzcan cifras incorrectas en el sistema de registro de auditorías.

Un sistema todo en uno de conservación de registros o contabilidad puede agilizar el flujo de trabajo y garantizar que toda la información necesaria se recopile en un único lugar centralizado al que puedan acceder los auditores. Caseware ReviewComp es una solución de este tipo, con procesos automatizados, colaboración en tiempo real e información con valor añadido.