La auditoría interna y externa:

Las auditorías, ya sean internas o externas, evalúan el rendimiento de una empresa u organización en un área específica. Cuando se apoyan en software de auditoría, se accede a nuevos niveles de colaboración y visualización de datos. Hay diferentes tipos de auditorías internas y externas, y cada una pone el foco en algo distinto. A continuación, indicamos los más comunes: 

• Auditorías de estados financieros, realizadas por un auditor externo, que se asegura de que los registros de contabilidad de la empresa sean correctos. Los resultados son importantes para los organismos reguladores, prestamistas e inversores. 
• Auditorías de cumplimiento, que aseguran que una empresa u organización sigue los reglamentos y cumple con los requisitos legales de su país, estado, provincia o ciudad, además de los del sector. 
• Auditorías operativas, realizadas por expertos internos, que analizan el gasto y los presupuestos de la empresa, y detectan áreas potenciales de mejora. 
• Auditorías de gestión del riesgo, que analizan las operaciones internas actuales, definen áreas de riesgo y sugieren formas de atenuar los peligros. 

De las tres actividades relacionadas que puede realizar una organización, la auditoría es la más detallada: En este grupo se incluyen: 

• Compilaciones, que proporcionan datos financieros básicos y ningún análisis, comprobación de hechos ni información adicional. 
• Revisiones, que ofrecen información limitada. Un contable que realiza una revisión comparará los números con las cifras esperadas para ver si hay inconsistencias o valores inesperados. 

Las auditorías internas y externas pueden tardar tiempo en realizarse. Los registros digitalizados y software de contabilidad automatizados pueden ayudar a su empresa a agilizar el proceso, encontrar inconsistencias de forma automática y visualizar datos que fundamenten decisiones ejecutivas. 

Al poner estos sistemas en marcha, puede centrarse en los resultados de las auditorías en lugar de en el proceso. A continuación, analizamos más de cerca qué puede esperar de las auditorías internas y externas, y las ventajas y desventajas de cada una. 

¿Qué es la auditoría interna?

El objetivo general de una auditoría interna es hacer a una empresa más eficiente, rentable y mejor a la hora de tomar decisiones clave. 

Por ejemplo, una empresa podría solicitar una auditoría interna de su sistema de inventario. El auditor analizaría el sistema para hacer un seguimiento del inventario y ver si refleja fielmente los suministros que tiene una empresa a su disposición y si hay cualquier retraso o discrepancia. 

Los auditores internos son empleados de una empresa que proporcionan informes objetivos e independientes acerca de las finanzas, operaciones y prácticas de gestión de una empresa. Su objetivo es evaluar el rendimiento de forma precisa y proporcionar información que no se vea afectada por políticas del lugar de trabajo ni por ninguna otra influencia dentro de la empresa. 

Una forma de agilizar las auditorías internas sería disponer de una pista de auditoría, que es una recopilación de eventos cronológicos, registros financieros con marca de fecha y hora, y detalles sobre las decisiones operativas. Si los datos se organizan de esta forma, al auditor le resultará sencillo encontrar patrones o detectar información específica que pueda ayudarlos a localizar un problema o ver exactamente dónde se produjo un error.

A continuación, analizamos con más detalle las ventajas y desventajas de tener auditoría interna en su organización. 

Aspectos favorables de la auditoría interna

Cuando se cuenta con auditores con talento y que organizan bien los datos, la auditoría interna puede traer ventajas específicas a la empresa. 

• Toma de decisiones más fundamentada: las auditorías internas pueden definir problemas específicos y ofrecer datos a los responsables de tomar decisiones que los ayuden a fundamentar sus estrategias y evaluar las soluciones.  
• Mejora en las operaciones y eficiencia: las auditorías internas pueden identificar problemas operativos y de eficacia. Gracias a que las auditorías analizan en profundidad áreas específicas, se obtiene información sobre el origen del problema. Una vez que la empresa realiza cambios, puede llevar a cabo otra auditoría interna para ver si con las nuevas prácticas y procedimientos se obtienen los resultados deseados. 
• Definir y mitigar riesgos: las auditorías internas pueden analizar las consecuencias de eventos potenciales y las probabilidades de que dichos eventos tengan lugar. Una vez que los responsables de tomar decisiones son conscientes del riesgo, pueden llevar a cabo pasos que lo mitiguen, reducir las posibilidades de que se produzca y reducir las potenciales consecuencias. 
• Asegurar el cumplimiento y éxito en las auditorías externas: las auditorías internas pueden simular el proceso de las auditorías externas y detectar problemas en la elaboración de informes o con el cumplimiento de la normativa. Al encontrar estos problemas y realizar correcciones, la empresa puede evitar posibles penalizaciones o multas. 

Aspectos desfavorables de la auditoría interna

La auditoría interna conlleva ventajas, pero también hay algunos inconvenientes que deben tenerse en cuenta. 

• Coste: la auditoría interna cuesta dinero. Los departamentos de auditoría más eficientes solo cuestan a sus empresas 0,13 $ por 1.000 $ de ingresos. Si bien, los gastos pueden alcanzar los 3,06 $ por 1.000 $ si no presta la debida atención. 
• Interrupción de las operaciones: en ocasiones, las auditorías pueden interrumpir los procesos empresariales. Las paradas de trabajo a causa de las auditorías pueden perjudicar los beneficios de una empresa. 
• Reacciones negativas de los empleados: a los empleados les puede parecer que una auditoría no es justa, que se ha señalado a su departamento sin justificación, o que la revisión se centra en su rendimiento y no en la eficiencia global del departamento. 
• Uso deficiente de los sistemas digitales de contabilidad: las auditorías internas pueden ser imprecisas y llevar tiempo a causa de un mantenimiento deficiente de los registros, falta de un sistema de contabilidad automatizado o mala organización de los datos financieros. 

Aunque las auditorías internas pueden favorecer la obtención de buenos resultados, no son obligatorias. Por contra, en ocasiones, las auditorías externas son obligatorias por ley. 

¿Qué es una auditoría externa?

Una auditoría externa examina la precisión de los estados financieros de una empresa y si sus prácticas de contabilidad cumplen con todas las reglamentaciones y normativas aplicables. Además, el auditor verifica que los registros e informes financieros ofrezcan una imagen precisa del rendimiento de la empresa. 

Todas las empresas con cotización oficial deben publicar sus estados financieros para los inversores. Estos registros deben auditarse de forma independiente para garantizar que ofrecen una imagen completa y precisa de los aspectos financieros de una empresa. Asimismo, las organizaciones sin ánimo de lucro deben realizar auditorías para seguir manteniendo su condición de estar exentas de impuestos. 

Las empresas privadas no tienen que realizar auditorías externas de forma rutinaria, si bien algunas siguen optando por hacerlo. Por lo general, las auditorías externas les ayudan a generar confianza en sus clientes u ofrecerles evidencias adicionales que muestren a los prestamistas cuándo solicitar un crédito. 

Las auditorías externas las realizan auditores terceros que no tienen relación con la organización ni se juegan nada con el resultado de la auditoría. Los requisitos de cualificación de los auditores externos varían, pero deben ser contables certificados con cualificaciones y acreditaciones profesionales. 

Las auditorías externas tienen ventajas y desventajas. 

Aspectos favorables de la auditoría externa

Cuando una empresa necesita llevar a cabo una auditoría externa, esto puede reportarle algunas ventajas. 

• Transparencia mejorada: un auditor externo da a la empresa la oportunidad de demostrar que sus finanzas están en regla y sus estados son precisos. Esta prueba extra es necesaria para accionistas, pero también la apreciarán prestamistas y personas que quieran dar su apoyo a empresas honestas y transparentes. 
• Controles internos más sólidos: una empresa puede establecer sólidas prácticas y políticas internas que garanticen un resultado positivo en la auditoría externa. Estas políticas también pueden ayudar con la contabilidad, el mantenimiento de registros y la eficiencia global de la empresa. 
• Credibilidad aumentada: una empresa, ya sea pública o privada, puede aumentar su credibilidad permitiendo que un tercero examine sus registros financieros. La auditoría puede demostrar que la firma opera de forma honesta y no intenta manipular sus finanzas ni participa en prácticas sin escrúpulos. 

Aspectos desfavorables de la auditoría externa

Las auditorías externas también pueden conllevar algunos inconvenientes, que pueden ser significativos si no se prepara para ellos.

• Costes aumentados: el coste de una auditoría externa depende del tamaño de una empresa y de los detalles de sus registros financieros. Según The Financial Education Research Foundation, el gasto medio de una auditoría para empresas con cotización oficial en 2020 fue de 2,52 millones de dólares. Las organizaciones sin ánimo de lucro, que no tienen la complejidad financiera de una corporación, pueden gastar en auditorías entre 10.000 $ y 20.000 $. 
• Publicidad negativa: si su auditoría genera resultados negativos es posible que los medios cuenten historias perjudiciales. Para una empresa pública, esto podría ser desastroso, y le podría hacer perder accionistas. Incluso las firmas más pequeñas podrían verse afectadas si la auditoría deriva en problemas con la elaboración de los informes financieros o de cumplimiento de la normativa. 
• Preocupaciones sobre cumplimiento: una inminente auditoría externa podría llevar a problemas para cumplir con los requisitos reglamentarios. A las empresas podría preocuparles que los sistemas o prácticas contables no tengan los datos o informes necesarios, no cumpliendo así con los requisitos del sector. 

Una auditoría interna puede ayudar a su empresa a comprobar en qué medida está preparada para una auditoría externa independiente.

Diferencias esenciales entre la auditoría interna y externa

Ambos tipos de auditoría tienen como finalidad proporcionar una opinión independiente sobre las prácticas o finanzas de una empresa. Si bien, difieren de forma significativa en lo que respecta a quién realiza la auditoría, el propósito general y su alcance. 

A continuación, analizamos con más detalle estas diferencias: 

• Alcance: las auditorías internas suelen centrarse en un área específica de una empresa, mientras que las auditorías externas analizan toda la información financiera relevante y cualquier otra práctica que pueda confirmar la veracidad de los informes presupuestarios. 
• Finalidad: las auditorías internas se centran en medir el rendimiento actual y en encontrar áreas de mejora. Las auditorías externas se centran en demostrar la veracidad y precisión de los estados financieros. 
• Auditor: los auditores externos son terceros, mientras que los internos actúan por cuenta de la empresa. 

Los auditores internos pueden ayudar a preparar las auditorías externas. Por ejemplo, pueden usar sistemas automatizados de preparación, compilación y revisión para organizarse ante una auditoría externa, o para evaluar el rendimiento interno. 

Cómo agilizar el proceso de auditoría

El software de auditoría puede ayudarle a crear un proceso más eficaz que derive en resultados más precisos. Estos sistemas disminuyen los costes de la auditoría interna, reducen las preocupaciones de cumplimiento y ayudan a los auditores a organizar más fácilmente sus informes. El software basado en la nube también mejora la comunicación, facilita el acceso a los informes y hace más sencilla la coordinación entre los diferentes profesionales de contabilidad. El software reduce además la carga de trabajo al rellenar automáticamente informes importantes y al crear documentos financieros listos para un empleador, auditor externo o cliente.
Por su parte, las herramientas analíticas asisten a los auditores internos con nueva información de datos operativos o financieros, que pueden visualizar para crear informes claros que presentar a los responsables de tomar decisiones. Con una plataforma centralizada para todas las actividades de auditoría, comprobará lo sencillo que es mejorar los encargos y asegurarse de realizar las contribuciones necesarias.