Groeien zonder uitgeput te raken: hoe automatisering kantoren helpt om met toenemende eisen om te gaan
Groei is goed nieuws voor een accountantskantoor: meer klanten, meer opdrachten, meer omzet. Maar als de auditdossiers groter worden en de deadlines hetzelfde blijven, kan groei al snel als een last worden ervaren.
Kantoren reageren vaak op dezelfde manier: ze vragen hun bestaande personeel om meer te doen of nemen meer junior medewerkers aan. Geen van beide oplossingen is duurzaam. Overwerkte teams raken uitgeput en het aannemen van extra personeel verhoogt alleen de kosten, niet de efficiëntie.
De echte vraag is: hoe kunnen kantoren opschalen zonder hun mensen te overbelasten?
Vooruitstrevende kantoren vinden het antwoord in AI-aangedreven automatisering.
Waarom groei bottlenecks kan veroorzaken
De werklast van accountants neemt niet alleen toe in omvang, maar ook in complexiteit:
- Meer klanten betekent meer transactietests, afstemmingen en gegevens om te verifiëren.
- Meer documenten betekent meer tijd besteden aan het extraheren, opmaken en valideren van bewijsmateriaal.
- Meer controle betekent meer druk om consistente, verdedigbare documentatie te leveren.
Zonder een slimmere manier van werken kan groei de scheuren in bestaande workflows vergroten.
De uitdaging van Auditeo
Het in Sydney gevestigde auditkantoor Auditeo kent dit probleem maar al te goed. Het in 2020 opgerichte boutique-kantoor bouwde snel een klantenbestand op met een omzet variërend van 10 miljoen tot 500 miljoen dollar. Maar het succes ging gepaard met groeipijnen.
Vooral het testen van transacties vertraagde het werk. Junior medewerkers moesten factuurgegevens overzetten naar Excel en deze vervolgens matchen met de gegevens van klanten. Dit proces was traag en foutgevoelig, wat leidde tot vertragingen en extra werk.
Zoals oprichter Didarul Khan uitlegde:
“Het testen van transacties was erg arbeidsintensief. Junior medewerkers zetten gegevens van facturen over naar werkdocumenten, en fouten zorgden voor vertragingen en extra werk. We hadden een kosteneffectieve manier nodig om tijd te besparen en de nauwkeurigheid te verbeteren.”
Hoe Extractly de situatie veranderde
Auditeo ging Caseware Extractly gebruiken om het testen van transacties te automatiseren, en dat veranderde hun manier van werken.
Met Extractly konden ze:
- Rommelige pdf’s en gescande afbeeldingen omzetten in gestructureerde, Excel-ready gegevens
- Facturen, bedragen en leveranciersnamen automatisch matchen met klantgegevens
- De tijd voor het testen van transacties met meer dan 50% verminderen
Extractly gaf Auditeo iets wat elk groeiend kantoor wil: de mogelijkheid om meer te doen zonder hun team uit te putten.
De menselijke kant van schaalvergroting
De voordelen waren zowel cultureel als operationeel.
Door repetitief werk te automatiseren, kon Auditeo junior medewerkers vrijmaken om zich te concentreren op taken met een hogere toegevoegde waarde, zoals risicobeoordelingen en balansanalyses. Die verschuiving verbeterde de betrokkenheid en gaf medewerkers meer zinvolle leermogelijkheden.
Khan vertelde:
“We hebben de urenstaten voor en na het gebruik van Extractly bekeken en het verschil was enorm. Het bespaarde ons uren per opdracht.”
Hij merkte ook op dat de grootste barrière niet de technologie was. Het was de mentaliteit:
“De grootste uitdaging is niet de technologie. Het is ervoor zorgen dat mensen deze omarmen.”
Waarom automatisering de slimmere weg naar groei is
Het verhaal van Auditeo weerspiegelt een bredere trend. Kantoren van elke omvang beseffen dat groei niet hoeft te betekenen dat medewerkers uitgeput raken of dat er voortdurend nieuwe mensen moeten worden aangenomen. Automatisering stelt hen in staat om:
- De capaciteit uit te breiden zonder het personeelsbestand te vergroten — meer klanten aan te nemen zonder teams te overbelasten.
- De kwaliteit op peil houden onder druk – door regelmatig te controleren, is er minder kans dat er foutjes doorheen glippen.
- Het personeelsbehoud verbeteren – door repetitief werk te vervangen door meer boeiend, op oordeelsvermogen gebaseerd werk.
- De relaties met klanten versterken – snellere, nauwkeurigere resultaten zorgen voor meer vertrouwen en loyaliteit.
Opschalen op jouw voorwaarden
Kantoren kunnen het tempo van de eisen van klanten niet vertragen, maar ze kunnen wel bepalen hoe ze daarop reageren.
Door automatisering in belangrijke workflows zoals inhoudelijke tests te integreren, kunnen kantoren opschalen zonder in te boeten aan kwaliteit of hun mensen te overbelasten.
De ervaring van Auditeo laat zien wat er mogelijk is: de testtijd is gehalveerd, de nauwkeurigheid is verbeterd en het personeel kan zich concentreren op taken met een hogere toegevoegde waarde. Ontdek hoe je je inhoudelijke tests kunt stroomlijnen met Caseware Extractly.