Fra timer til minutter: AI-drevet substans­test med Caseware Extractly 

Revisorer vælger ikke deres profession for at bruge timer på at taste tal ind fra PDF’er. Alligevel er det præcis dér, alt for meget revisionstid ender — med at gennemgå fakturaer, kontoudtog og offentlige formularer og manuelt knytte dem tilbage til kundernes poster. 

Prisen er høj. Arbejde, der burde tage minutter, trækker ud i timer, øger risikoen for tastefejl, dræner teamets moral og efterlader mindre tid til analyse eller dialog med kunderne. For firmaer, der allerede kæmper med medarbejdermangel og stigende kunde-forventninger, er manuel test blevet en af de største flaskehalse i revisionsprocessen. 

Men nogle firmaer beviser, at det ikke behøver at være sådan. 

Hvorfor manuel test holder firmaer tilbage

Traditionel substans­test sluger værdifulde timer, fordi bevismateriale sjældent leveres i et revisorvenligt format I stedet gemmer det sig i: 

• PDF’er og scannede billeder, der ikke let kan overføres til Excel 

• Rodede opsætninger med uensartede kolonner eller formater 

• Omfangsrige dokumenter som månedlige tilskudsopgørelser eller transaktionslister, der strækker sig over adskillige sider 

For firmaer under tidspres bliver disse udfordringer kun værre. Teams bruger mere tid på at rense og verificere data end på rent faktisk at fortolke dem. Resultatet er forsinkelser, sene aftener og mindre kapacitet til arbejde med højere værdi. 

Synectics gennembrud: Fra timer til minutter 

Synectic Accountants & Advisors  i Australien, stod over for præcis denne udfordring. I ældrepleje-revisioner modtager kunderne standardiserede månedlige tilskudsopgørelser fra regeringen. Revisorerne måtte manuelt kopiere tal fra 12 separate opgørelser ind i deres arbejdspapirer, kontrollere dem op imod kundernes poster og afstemme totalerne. 

Som Synectics direktør Ben Coull forklarede: 

“Vi gennemgik 12 månedlige opgørelser, kopierede tallene, tjekkede dem af og matchede dem tilbage til kundens poster. Det er en god substans­test, men ekstremt tidskrævende.” 

Ved at tage Caseware Extractly i brug kunne Synectic automatisere processen: 

• Masseupload — hele sæt af opgørelser behandles på én gang 

• Skabelonbaseret dataudtræk — ensartet formatering for tilbagevendende opsætninger 

• Automatisk matching — totaler og detaljer verificeret øjeblikkeligt mod kundernes poster

• Interaktiv gennemgang — ét klik gør det let at skifte mellem udtrukne data og kildedokumenter. 

Resultatet var transformerende. 

“Det, der ville have taget to eller tre timer — sandsynligvis længere for vores større kunder — tager nu kun få minutter,” sagde Coull. 

Synectic behandler nu flere ældrepleje-kunder, inklusive dem med flere faciliteter, ved hjælp af Extractly. De har skaleret deres testkapacitet uden at skulle ansætte ekstra personale – og samtidig forbedret nøjagtigheden. 

Auditeos resultater: Halvering af tiden til test 

Det Sydney-baserede revisionsfirma Auditeo stod over for lignende udfordringer. Transaktionstest var et manuelt slid, hvor junioransatte skulle indtaste data fra fakturaer og kvitteringer i Excel. Fejl forsinkede gennemgangen og fik seniorrevisorer til at stille spørgsmålstegn ved pålideligheden af arbejdet. 

Stifter Didarul Khan tog Extractly i brug og så en øjeblikkelig effekt: 

“Vi gennemgik timesedler før og efter brugen af Extractly, og forskellen var markant. Det sparede os timer på hver enkelt opgave.” 

Auditeo reducerede tiden til transaktionstest med mere end 50 %. I stedet for at junioransatte bruger timer på dataindtastning, kan de nu fokusere på opgaver med højere værdi, såsom risikovurdering og analyse af balancer.” 

De større fordele for revisionsfirmaer 

Tidsbesparelsen er kun en del af historien. Ved at fjerne manuel håndtering af dokumentation får revisionsfirmaer også: 

• Pålidelighed — Automatisering reducerer menneskelige fejl og giver revisorer større sikkerhed i deres resultater. 

• Skalerbarhed — Firmaer kan påtage sig større eller mere komplekse kunder uden at skulle ansætte væsentligt flere medarbejdere. 

• Bedre medarbejderoplevelse — Juniorer bruger mindre tid på rutinearbejde og mere tid på at udvikle professionelle færdigheder. 

• Bedre kundeservice — Hurtigere levering og færre fejl styrker kundeforholdene. 

Fra flaskehals til fordel

substans­test behøver ikke være en flaskehals, der holder revisionsfirmaer tilbage. Med Extractly kan det blive en konkurrencefordel, hvor timer med manuelt arbejde forvandles til minutter med automatiseret og pålidelig test. 

For Synectic var gevinsten skalerbarhed. For Auditeo var det en halvering af tiden til test. For begge var det beviset på, at automatisering ikke handler om at springe over, hvor gærdet er lavest. Det handler om at hæve standarderne og samtidig frigøre medarbejderne til at fokusere på arbejde med højere værdi. 

Hvis jeres teams stadig mister timer til PDF’er og manuel indtastning, er det nu, I skal ændre den historie. Opdag, hvordan I kan transformere jeres substantiv test med Caseware Extractly.