Von Stunden zu Minuten: So automatisieren Sie Prüfprozesse im Bereich Finanz- und Rechnungswesen mit Caseware Extractly

In vielen Finanz- und Rechnungswesen-Einheiten gilt: Zwischen Monatsabschlüssen, Reisekosten- und Spesenabrechnungen sowie Umsatzsteuer-Voranmeldungen stapeln sich Belege und Dokumente. Oft werden Daten aus PDFs oder gescannten Bildern manuell in Excel übertragen, validiert und abgeglichen. Das kostet Zeit – und birgt Risiken. 

Die Lösung: Caseware Extractly ermöglicht die automatisierte Validierung und Prüfung von Belegen und Dokumenten direkt in Excel – mit KI-gestützter Extraktion und Strukturierung.  

Die Herausforderung im Finanzalltag 

• Eingang von großen Mengen PDF-Rechnungen, gescannten Kontoauszügen oder Spesenbelegen. 
• Manuelle Übertragung relevanter Daten (Lieferantennamen, Beträge, Buchungskonten) in Excel. 
• Abgleich von Daten mit Buchungssystemen, Prüflisten oder Voranmeldungen. 
• Nachvollziehbarkeit und Dokumentation von Prüfpfaden gemäß regulatorischen Anforderungen. 

Diese Prozesse verursachen häufig Engpässe, sei es hinsichtlich Zeit, Fehleranfälligkeit oder Mitarbeiterauslastung. 

Caseware Extractly automatisiert genau diese Arbeitsschritte: 

• Intelligente Datenextraktion aus PDF- oder Bilddokumenten („Invoice“, „Bank statement“, „Expense claim“)  
• Automatischer Abgleich von Beträgen, Namen, Buchungseinträgen oder Soll/Haben-Werten  
• Integration in Ihren gewohnten Excel-Workflow – kein Wechsel in externe Systeme notwendig  
• Transparente Prüfpfade und Verknüpfungen zu den Originaldokumenten für Nachvollziehbarkeit. 

Typische Use-Cases, die Sie mit Caseware Extractly optimieren können 

• Eingangsrechnungen prüfen: Lieferantennamen, Rechnungsnummern, Beträge automatisch erkennen und mit Buchungslisten abgleichen. 
• Kontoauszüge verarbeiten: Soll-/Haben-Bewegungen und Gebühren identifizieren, automatisiert auf Inkonsistenzen prüfen. 
• Reisekosten & Spesen validieren: Fotos oder Scans von Belegen erkennen, Beträge klar extrahieren und den passenden Excel-Spalten zuordnen. 
• Umsatzsteuer-Vor­anmeldung & Tax Compliance: Belege systematisch extrahieren, Sum­men prüfen und Prüfpfade revisionssicher aufbauen. 

Ihr Mehrwert im Überblick 

• Zeitersparnis 
• Fehlerreduktion & höhere Zuverlässigkeit: 
• Skalierbarkeit 
• Fokus auf Wertschöpfung 

Fazit 

Wenn Ihre Finanz- und Rechnungswesen-Prozesse noch durch manuelle Bearbeitungen geprägt sind, bietet Caseware Extractly den Weg zur modernen, automatisierten Prüfung. Ersetzen Sie Routine durch Effizienz, reduzieren Sie Fehler und gewinnen Sie wertvolle Zeit für das Wesentliche. 

Weiterführende Informationen & Demo