Leitfaden für den Einstieg auf Prüf- und Erstellungssoftware in der Cloud: Ist Ihre Organisation bereit für den Wandel?

Cloud Computing hat die Art und Weise, wie Organisationen Technologien einsetzen, revolutioniert – und die Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung bildet da keine Ausnahme. Wenn Sie darüber nachdenken, Ihre Organisation auf Cloud-Software umzustellen, sind Sie hier genau richtig. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Cloud-Software Ihre Prozesse transformieren kann und welche Schritte notwendig sind, um diesen Wandel reibungslos zu gestalten. 

Warum Cloud-Lösungen (SaaS-Lösungen)? 

Laut Gartner, einem führenden Technologieanalysten, werden die weltweiten Ausgaben für öffentliche Cloud-Dienste in den nächsten Jahren voraussichtlich um mehr als 20 Prozent steigen. Für 2025 liegt die Prognose bei einem Wachstum von etwa 21,5 %, mit Ausgaben von rund 723,4 Mrd. USD. 

Immer mehr Kanzleien erkennen den Vorteil von Cloud-Software für Prüfung und Erstellung: Laut der Caseware-Studie 2024 “State of Accounting Firms Trends Report” setzen 76 Prozent der befragten Unternehmen entweder reine Cloud-Lösungen oder eine Kombination aus Cloud- und Desktop-Anwendungen ein. 

Was ist das Besondere an Cloud-Lösungen (SaaS-Lösungen)? 

Organisationen, die Cloud-Lösungen nutzen, habe ihre Prüfungs- und Erstellungssoftware nicht mehr lokal auf eigenen Computern oder Servern. Stattdessen mieten sie die Software von einem Anbieter, der im Rahmen einer abonnementbasierten Lösung die Daten in seiner eigenen, sicheren Cloud-Infrastruktur speichert. So können Mitarbeitende von überall auf die benötigten Programme zugreifen – sei es im Büro, zu Hause oder unterwegs. 

Vorteile von Cloud-Lösungen (SaaS-Lösungen) 

• Kosteneinsparungen: Organisationen, die in Cloud-Lösungen investieren, sparen sich die Anschaffungskosten für Hardware und Software sowie die damit verbundenen Wartungskosten. Stattdessen zahlen sie eine monatliche Gebühr und können bei Bedarf einfach weitere Lizenzen hinzufügen. 
• Geringere IT-Wartungskosten: IT-Mitarbeiter müssen sich nicht länger um Wartung und Aktualisierung von Servern kümmern. Diese Aufgaben übernimmt der Cloud-Anbieter, was die Effizienz des internen IT-Teams steigert. 
• Automatische Updates: Cloud-Anbieter aktualisieren ihre Software automatisch, sodass Organisationen stets mit den neuesten Funktionen arbeiten können – ohne zusätzliche Zeit investieren zu müssen. 
• Bessere Zugänglichkeit: Cloud-Lösungen ermöglichen den Mitarbeitenden den Zugriff auf ihre Dateien von überall aus, was die Produktivität steigert. 
• Erhöhte Datensicherheit: Modernste Sicherheitsfunktionen wie Datenverschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung schützen sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff. 
• Verbesserte Zusammenarbeit: Mit Cloud-Software können mehrere Teammitglieder gleichzeitig an denselben Projekten arbeiten, was die Effizienz steigert und das Risiko von Verwirrungen minimiert. 

Um einen Blick in die Praxis zu werfen, schauen Sie sich gerne einmal unsere Webinare zu unseren Cloud-Produkten an: Finja, Claudia, Erfahrungsbericht Caseware App Claudia.

Der Umstieg auf Cloud-Software 

Der Übergang zur Cloud kann schrittweise erfolgen. Hier sind einige wesentliche Schritte, um sicherzustellen, dass der Prozess reibungslos verläuft: 

1. Aktuelle Prüfungs- und Erstellungslösungen bewerten: Analysieren Sie Ihre bestehende Software, ermitteln Sie den IST-Zustand und identifizieren Sie, welche Funktionen und Merkmale Sie benötigen. Erstellen Sie anhand Ihrer Analysen einen Anforderungskatalog (Lastenheft). 
2. Cloud-Lösungen recherchieren: Vergleichen Sie verschiedene Anbieter und deren Angebote. Achten Sie auf Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und den Kundenservice. Erläutern Sie Ihre genauen Prozesse und testen Sie im Idealfall eine Online-Demoversion. 
3. Datenmigration: Übertragen Sie Ihre bestehenden Daten in die Cloud. Beginnen Sie mit einer Testmigration, um eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen. 
4. Mitarbeiterschulung: Schaffen Sie Schulungsangebote, damit Ihre Mitarbeiter die neue Software effizient nutzen können.
5. Vollständige Umstellung: Sobald alle Tests und Schulungen abgeschlossen sind, können Sie vollständig auf die Cloud umschalten. 

Fazit: Transformative Veränderung durch Cloud-Lösungen 

Die Migration in die Cloud ist nicht nur eine Technologiewende, sondern auch eine strategische Entscheidung, die Ihnen helfen kann, die Effizienz zu steigern und Ihren Mandanten einen höheren Mehrwert zu bieten. Der Wandel erfordert Zeit und Engagement, doch die langfristigen Vorteile sind erheblich.  

Caseware Cloud bietet eine robuste, integrierte Plattform mit über 85 Cloud-Anwendungen, die speziell entwickelt wurde, um Ihre Prüfungs- und Erstellungsprozesse zu modernisieren.  

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