Verander uren in minuten: AI-gedreven tests met Caseware Extractly
Accountants kiezen hun beroep niet om urenlang cijfers uit pdf’s over te typen. Toch gaat daar veel te veel tijd naartoe: het doorzoeken van facturen, bankafschriften en overheidsformulieren en deze handmatig koppelen aan klantgegevens.
De kosten zijn hoog. Werk dat enkele minuten zou moeten duren, duurt uren, waardoor het risico op fouten toeneemt, het moreel van het team daalt en er minder tijd overblijft voor analyse of (advies)gesprekken met klanten. Voor kantoren die al worstelen met personeelstekorten en stijgende verwachtingen van klanten, is handmatig testen een van de grootste knelpunten in het auditproces geworden.
Maar sommige kantoren laten zien dat het ook anders kan.
Waarom kantoren die handmatig testen tijd verliezen
Zelden krijg je iets in een gebruiksvriendelijk formaat aangeleverd en het verzamelen van materiaal kost veel tijd. Veel bewijsmateriaal zit dan ook wel verstopt in:
- pdf’s en gescande afbeeldingen die dan weer niet gemakkelijk naar Excel kunnen worden geconverteerd
- rommelige lay-outs met inconsistente kolommen of formaten
- bulkdocumenten zoals maandelijkse subsidieoverzichten of transactielijsten die uit tientallen pagina’s bestaan
Voor kantoren die onder druk staan om deadlines te halen, worden deze uitdagingen nog groter. Teams besteden meer tijd aan het opschonen en controleren van gegevens dan aan het daadwerkelijk interpreteren ervan. Het resultaat is vertraging, late avonden en minder tijd voor werk met een hogere toegevoegde waarde.
De doorbraak van Synectic Accountants & Adviseurs: van uren naar minuten
Synectic Accountants & Adviseurs, een full-service kantoor in Australië, stond voor precies deze uitdaging. Bij audits van ouderenzorg ontvangen klanten gestandaardiseerde maandelijkse overheids subsidieoverzichten. Auditors moesten de cijfers uit 12 verschillende overzichten handmatig overnemen in hun werkdocumenten, ze vergelijken met de gegevens van de klant en de totalen afstemmen.
Ben Coull, directeur van Synectic, herinnert zich:
“We moesten 12 maandelijkse overzichten doornemen, de cijfers overnemen, ze controleren en ze vergelijken met de gegevens van de klant. Het is een goede, inhoudelijke auditprocedure, maar het kost ongelooflijk veel tijd.”
Door Caseware Extractly te gebruiken, heeft Synectic het proces geautomatiseerd:
- Bulk uploaden — hele sets afschriften worden in één keer verwerkt
- Sjabloongestuurde extractie — consistente opmaak voor terugkerende lay-outs
- Geautomatiseerde matching — totalen en details worden direct vergeleken met de gegevens van de klant
- Interactieve beoordeling — met één klik navigeren tussen geëxtraheerde gegevens en brondocumenten
Het resultaat was een enorme verandering.
“Wat vroeger twee of drie uur zou hebben geduurd, en voor onze grotere klanten waarschijnlijk nog langer, is nu een kwestie van minuten”, aldus Coull.
Synectic verwerkt nu meerdere klanten in de ouderenzorg, waaronder klanten met meerdere faciliteiten, met behulp van Extractly. Ze hebben hun testcapaciteit uitgebreid zonder extra personeel nodig te hebben, en dat terwijl de nauwkeurigheid is verbeterd.
De resultaten van Auditeo: 50% minder tijd nodig voor testen
Het in Sydney gevestigde auditkantoor Auditeo had met soortgelijke problemen te maken. Het testen van transacties was een handmatig karwei, waarbij junior medewerkers gegevens uit facturen en bonnen moesten overzetten naar Excel. Fouten vertraagden de beoordelingen en zorgden ervoor dat senior auditors twijfels hadden over de betrouwbaarheid van het werk.
Oprichter Didarul Khan schakelde Extractly in en zag meteen resultaat:
“We hebben de urenstaten voor en na het gebruik van Extractly bekeken en het verschil was enorm. Het bespaarde ons uren per opdracht.”
Auditeo heeft de transactietesttijd met meer dan 50% verkort. In plaats van dat junior medewerkers urenlang bezig zijn met het invoeren van gegevens, kunnen ze zich nu richten op taken met een hogere toegevoegde waarde, zoals risicobeoordeling en balansanalyse.
De grotere voordelen voor kantoren
Tijdwinst is maar een deel van het verhaal. Door handmatige verwerking van bewijsmateriaal te elimineren, profiteren kantoren ook van:
- Betrouwbaarheid — Automatisering vermindert menselijke fouten, waardoor auditors meer vertrouwen hebben in hun resultaten.
- Schaalbaarheid — Kantoren kunnen grotere of complexere klanten aannemen zonder veel extra personeel aan te nemen.
- Betere ervaring voor medewerkers — Junior medewerkers besteden minder tijd aan routinematig werk en meer tijd aan het ontwikkelen van professionele vaardigheden.
- Betere klantenservice — Snellere doorlooptijden en minder fouten versterken de klantrelaties.
Van knelpunt naar voordeel
Laat knelpunten je niet tegenhouden als het gaat om inhoudelijk testen. Met Extractly kunnen ze juist een concurrentievoordeel worden. Denk maar eens in dat uren van handmatig werk wordt omgezet in geautomatiseerde en betrouwbare tests in een fractie van minuten.
Voor Synectic was schaalbaarheid de beloning. Voor Auditeo was het een halvering van de testtijd. Voor beide kantoren was het het bewijs dat automatisering niet gaat om bezuinigen. Het gaat om het verhogen van de normen en het vrijmaken van personeel om zich te concentreren op werk met een hogere toegevoegde waarde.
Als je teams nog steeds uren kwijt zijn aan pdf’s en handmatig overtypen, is dit het moment om daar verandering in te brengen. Ontdek hoe je je inhoudelijke tests kunt transformeren met Caseware Extractly.