Foire aux questions

Cette rubrique regroupe certaines des questions fréquemment posées (FAQ) concernant Caseware Cloud.

Système

Quelles sont les configurations système requises ?

La seule configuration système requise pour Cloud est de pouvoir utiliser l'un des navigateurs recommandés. À condition que vous puissiez utiliser l'un de ces navigateurs, Cloud fonctionnera pour toutes les fonctionnalités destinées aux utilisateurs.

Avec quels navigateurs puis-je me connecter ?

Vous pouvez vous connecter à Caseware Cloud à l'aide de n'importe quel navigateur Web prenant en charge le protocole TLS v1.2 ou une version ultérieure ; toutefois, nous ne prenons en charge et ne recommandons que les navigateurs suivants : Google Chrome, Mozilla Firefox et Microsoft® Edge.

Pour plus d'informations sur nos exigences en matière de sécurité des navigateurs, consultez la rubrique « Désactiver l'accès à Caseware Cloud pour les navigateurs anciens et non pris en charge».

Comment suis-je facturé ?

La facturation s'effectue par utilisateur. Pour chaque compte d'employé que vous souhaitez créer, vous devez d'abord acheter une licence d'accès au Cloud. Les utilisateurs disposant du rôle « Admin » peuvent consulter le nombre de licences disponibles, ainsi que d'autres informations de facturation telles que la période de renouvellement, sur la page Facturation cloud (Paramètres | Système | Facturation cloud). Vous pouvez consulter les informations tarifaires et acheter des licences supplémentaires via MyCaseware.

Caseware ne facture pas l'espace de stockage sur disque, mais nous nous réservons le droit de limiter la capacité de stockage des utilisateurs qui sollicitent nos services de manière excessive. Pour plus d'informations, veuillez consulter les conditions d'utilisation.

Pour toute autre question relative à la facturation, veuillez nous envoyer un e-mail à l'adresse info@caseware.com.

Accès

Comment puis-je accéder au système depuis mon domicile ou depuis les locaux d'un client ?

Cloud est un portail accessible via Internet. Vous pouvez vous connecter depuis n'importe quel endroit disposant d'un accès à Internet à l'aide d'un navigateur, exactement comme vous le feriez au bureau.

Dois-je télécharger quelque chose pour utiliser Cloud ?

Aucun téléchargement n'est nécessaire pour utiliser Cloud, à condition que vous utilisiez l'un des navigateurs recommandés. Nous vous recommandons toutefois de télécharger et d'installer le plug-in Java sur votre ordinateur afin de pouvoir utiliser l'applet de téléchargement de fichiers de Cloud. Cette applet vous permet de télécharger et de sécuriser des fichiers volumineux ou plusieurs fichiers à la fois. Le système vous invite à installer ce petit programme lors de votre premier téléchargement de fichier. Pour en savoir plus, consultez la section « Importer des fichiers vers une entité».

Comment puis-je configurer la protection par pare-feu pour autoriser l'accès au Cloud ?

Certaines mises à jour, ainsi que certaines modifications apportées au serveur, peuvent entraîner un changement d'adresse IP. Toutefois, l'URL ne sera pas modifiée. Nous vous recommandons d'éviter d'utiliser des restrictions d'adresse IP sur le pare-feu. La restriction d'accès basée sur l'URL pour Caseware Cloud ne nécessitera aucune maintenance, car l'URL ne change pas.

Que signifie le fait que mon compte soit bloqué ?

Votre compte a été verrouillé car vous avez tenté de vous connecter cinq fois de suite sans succès. Veuillez contacter votre administrateur système pour faire débloquer votre compte.

Que dois-je faire si j'oublie mon identifiant ou mon mot de passe ?

Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur le lien Mot de passe oublié sur la page de connexion. Ce lien vous redirige vers une page sur laquelle vous pouvez saisir votre adresse e-mail afin de récupérer ou de réinitialiser votre mot de passe.

Si vous avez oublié votre nom d'utilisateur, veuillez contacter votre administrateur système afin de récupérer l'adresse e-mail associée à votre compte.

Pourquoi suis-je invité à modifier mon mot de passe lorsque je me connecte ?

Vous êtes invité à modifier votre mot de passe lorsqu'il a expiré. Cette date d'expiration est définie par votre administrateur système.

Comment puis-je modifier mon mot de passe ?

Cliquez sur votre avatar en haut à droite de l'interface Cloud, puis sélectionnez Paramètres. Sur la page « Mes paramètres », sélectionnez Paramètres du compte dans la liste des paramètres. Pour plus d'informations, consultez la rubrique « Paramètres du compte».

Comment puis-je modifier mon adresse e-mail ?

Veuillez contacter votre administrateur système pour modifier l'adresse e-mail associée à votre compte.

Le Cloud prend-il en charge l'authentification à deux facteurs ?

Oui. Pour en savoir plus, consultez la section « Configurer l'authentification à deux facteurs».

Que dois-je faire si j'ai activé l'authentification à deux facteurs mais que je ne reçois pas le SMS contenant mon code d'authentification ?

L'administrateur de votre cabinet peut désactiver l'authentification à deux facteurs pour votre compte afin de vous permettre d'y accéder.

Nous vous recommandons de suivre les conseils suivants afin de garantir que les utilisateurs ayant activé l'authentification à deux facteurs puissent continuer à accéder au Cloud :

• Assurez-vous que votre organisation compte au moins deux collaborateurs disposant du rôle « Admin » avant d'activer l'authentification à deux facteurs. Seuls les membres du personnel disposant du rôle « Admin » peuvent désactiver l'authentification à deux facteurs. En attribuant ce rôle à deux utilisateurs, vous vous assurez qu'au moins un compte pourra toujours accéder à Cloud. Pour plus d'informations, consultez la section « Attribuer des rôles de sécurité».
• Générer des codes de secours. Les codes de secours sont des codes à usage unique qui vous permettent de vous connecter si vous n'avez pas accès à votre téléphone portable ou si aucun administrateur n'est disponible pour désactiver l'authentification à deux facteurs à votre place.

Le Cloud prend-il en charge l'intégration de l'authentification unique (SSO) ? Quel protocole d'autorisation est utilisé ?

Oui. Cloud prend en charge l'intégration de l'authentification unique (SSO) avec Entra ID (anciennement Azure AD), Active Directory Federation Services (ADFS) et Okta. Nous utilisons le protocole d'autorisation OpenID Connect.

Configuration

Qui, au sein de l'organisation, devrait être le premier utilisateur ?

L'utilisateur initial de votre organisation est celui qui effectue une partie de la configuration initiale de votre environnement cloud. Cet utilisateur disposera de droits d'administrateur et ce compte restera associé à votre environnement Cloud pendant toute sa durée de vie. Cet utilisateur peut être un membre de votre service informatique, mais il peut également s'agir d'un responsable. Les connaissances nécessaires à la mise en place de votre environnement cloud peuvent varier en fonction de votre secteur d'activité.

Comment puis-je utiliser le système comme portail client ?

Pour utiliser Cloud en tant que portail client, il est nécessaire de configurer l'espace de travail et les comptes appropriés afin de permettre le transfert sécurisé de fichiers, la gestion des documents et la messagerie sécurisée entre les membres du personnel interne et les clients externes (appelés « contacts »). Pour définir un espace de travail, ajoutez une entité client au système. Toutes les interactions entre le personnel et les personnes de contact ont lieu au sein de cette entité. Pour plus d'informations, consultez la section « Créer des espaces de travail client». Pour que les contacts puissent accéder au système, ils doivent disposer d'un compte et des autorisations nécessaires pour accéder à l'entité client correspondante. Vous pouvez ajouter un contact et lui attribuer les rôles appropriés. Des rôles supplémentaires peuvent être attribués à cet utilisateur afin de lui permettre d'accéder au contenu. Pour plus d'informations, consultez les rubriques « Créer un compte pour un collaborateur ou un contact » et « Attribuer des rôles de sécurité».

Dois-je créer des comptes pour l'ensemble de mon personnel ?

Vous devez créer des comptes pour tous les membres du personnel qui utiliseront le système. Si votre organisation utilise le Cloud comme portail interne général, il est alors judicieux de créer des comptes pour l'ensemble des membres du personnel. Si votre organisation utilise Cloud uniquement comme portail dédié aux interactions avec les clients, seuls les collaborateurs en contact avec les clients externes auront besoin d'un compte.

À quoi sert l'option « Tout le personnel » dans la boîte de dialogue « Partager » ?

L'option « Tout le personnel » permet d'attribuer un rôle à l'ensemble des membres du personnel du système au niveau de l'entité ou de l'élément concerné (activité, dossier, tableau de bord, etc.). Ce rôle est également attribué à tous les nouveaux collaborateurs ajoutés au système.

Vous pouvez également créer des groupes de collaborateurs afin d'attribuer rapidement des rôles à certains d'entre eux. Pour plus d'informations, consultez la rubrique « Créer des groupes de collaborateurs ou de contacts ».

Préférences

Puis-je afficher Cloud dans plusieurs fenêtres de navigateur ?

Vous pouvez afficher Cloud dans plusieurs fenêtres ou onglets de navigateur sans avoir à vous connecter pour chaque instance ouverte, à condition d'utiliser un seul navigateur. Si vous vous déconnectez d'une instance de Cloud, vous serez déconnecté de toutes les fenêtres ou onglets.

Comment puis-je définir la page qui s'affiche par défaut au démarrage ?

La page d'accueil par défaut au démarrage est un paramètre propre à chaque compte. Pour plus d'informations, veuillez consulter la section « Paramètres de démarrage ».

Activités

Comment puis-je publier une activité ?

Accédez à la page « Activités » en sélectionnant « Activités » dans le menu « Cloud ». Pour plus d'informations, consultez la section « Donner son avis aux autres » dans Cloud.

À quoi servent les activités ? Comment puis-je utiliser le système pour échanger des messages internes sécurisés ?

La rubrique « Activités » offre un autre moyen de communication. Les activités sont stockées, gérées et sécurisées à partir d'un emplacement central, ce qui permet un meilleur contrôle et un meilleur accès aux communications avec les clients et au sein d'une organisation.

Par défaut, les activités ne sont visibles que par les membres du personnel ayant accès à l'entité (sur laquelle l'activité a été publiée). Les utilisateurs peuvent également modifier la visibilité d'une activité en modifiant les paramètres de partage.

Fichiers

Comment puis-je transférer des fichiers vers le Cloud depuis mon ordinateur local ?

Ouvrez la page « Fichiers » en sélectionnant Fichiers dans le menu « Cloud ». Pour plus d'informations, consultez la section « Créer des espaces réservés dans le dossier de mission».

Comment puis-je télécharger des fichiers depuis le Cloud vers mon ordinateur local ?

Ouvrez la page « Fichiers » en sélectionnant Fichiers dans le menu « Cloud ». Pour plus d'informations, consultez la section « Partager des fichiers avec des utilisateurs ou des groupes».

Comment puis-je récupérer les versions de fichiers qui ont été écrasées ?

Dans le volet des détails du fichier, un panneau répertorie les versions et l'historique du fichier. Pour plus d'informations, consultez la section « Récupérer une version antérieure ou un fichier supprimé».

Entités

Qu'est-ce qu'une entité ?

Une entité est un concept général pouvant désigner une organisation, un service, une personne ou un client. Les entités sont des espaces de travail indépendants liés à l'organisation, que ce soit en externe ou en interne. Elles permettent de créer des structures organisationnelles dans Caseware® Cloud par client, service ou selon d'autres critères. Lorsqu'une organisation installe Caseware® Cloud pour la première fois, une seule entité est créée par défaut pour représenter l'organisation elle-même. Cette entité ne peut pas être supprimée. D'autres entités sont ensuite ajoutées au système.

Comment créer un client ?

Accédez à la page « Entités » en sélectionnant Entités dans le menu « Cloud ». Pour plus d'informations, consultez la section « Créer des espaces de travail client».

Comment créer une entité interne ?

Accédez à la page « Entités » en sélectionnant Entités dans le menu « Cloud ». Pour plus d'informations, consultez la section « Organiser les entités internes».

Contacts

Qu'est-ce qu'un contact ?

Les contacts sont des personnes liées à une entité mais qui ne font pas partie de son personnel. L'interface Cloud propose plusieurs outils permettant de gérer les informations partagées avec vos contacts. Les contacts disposent d'un accès limité à Caseware Cloud et peuvent se voir attribuer moins de rôles prédéfinis que les collaborateurs. Un contact ne peut pas accéder à la page des entités, mais peut obtenir la liste des entités pour lesquelles il occupe un rôle. Un interlocuteur est généralement une personne travaillant pour le client ou un expert chargé de fournir ou d'examiner des informations dans le cadre d'une mission.

Comment créer un contact ?

Accédez à la page « Contacts » en sélectionnant Contacts dans le menu « Cloud ». Pour plus d'informations, consultez la rubrique « Créer un compte pour les collaborateurs ou les contacts».

Puis-je partager des fichiers et des activités avec mes contacts et d'autres membres du personnel ?

Oui. Par défaut, les membres du personnel disposant d'un rôle de « Lecteur » sur l'entité associée se voient attribuer un rôle de « Lecteur » pour le fichier ou l'activité. Par défaut, aucun rôle n'est attribué aux contacts ; toutefois, vous pouvez leur attribuer des rôles supplémentaires afin de leur donner accès à des fichiers ou à des activités spécifiques.

Comment puis-je partager des fichiers avec un contact ?

Les contacts doivent se voir attribuer deux rôles différents pour pouvoir accéder à un fichier. Tout d'abord, il faut leur attribuer le rôle « Collaborateur de l'entité » au sein de l'entité associée ; cela leur permet d'accéder à l'entité dans laquelle le fichier est stocké. Deuxièmement, il faut leur attribuer le rôle de « Collaborateur de contenu » sur l'élément de fichier lui-même ; cela leur permet d'accéder au fichier pour le consulter ou le télécharger.

Tableaux de bord

Qu'est-ce qu'un tableau de bord ?

Les tableaux de bord sont des pages permettant de suivre les informations liées à Caseware Cloud. Chaque tableau de bord est composé d'un ou plusieurs gadgets.

Puis-je partager un tableau de bord avec un client ?

Oui. Les tableaux de bord peuvent être partagés aussi bien avec les membres du personnel qu'avec les contacts. Lorsque vous créez ou modifiez un tableau de bord, dans la section Partagé avec, sélectionnez Tous les contacts pour partager le tableau de bord avec vos contacts. Pour plus d'informations, consultez la section « Tableaux de bord » consacrée à l'affichage de l'état global de la mission.

Comment puis-je créer un tableau de bord pour un client spécifique ou à des fins personnelles ?

Accédez à la page « Tableaux de bord » en sélectionnant Tableaux de bord dans le menu « Cloud ». Pour plus d'informations, consultez la section « Tableaux de bord » consacrée à l'affichage de l'état global de la mission.

Données et sécurité

Où se trouve Caseware Cloud ?

Caseware Cloud s'appuie actuellement sur les ressources informatiques fournies par l'infrastructure d'Amazon Web Services (AWS) en Australie, au Canada, en Irlande et aux États-Unis.

Où mes données sont-elles stockées ?

Toutes les données des abonnés sont stockées dans l'environnement cloud de production. L'utilisation des données clients dans des environnements hors production est régie par des processus sécurisés de traitement des données, qui nécessitent l'accord explicitement documenté des clients concernés et doivent respecter les exigences légales et réglementaires en matière de masquage des éléments de données sensibles.

Une équipe opérationnelle dédiée est chargée de l'ensemble des fonctions opérationnelles liées à l'infrastructure et au stockage ; ses responsabilités ont été définies, documentées et communiquées.

Caseware Cloud est hébergé sur les serveurs web d'Amazon répartis dans le monde entier. Lors de leur souscription aux services Caseware Cloud, les clients sont informés de la juridiction dans laquelle se trouve le serveur qui a été attribué pour héberger leurs données d'abonné et leurs informations personnelles. Vous pouvez accepter cette attribution ou refuser un serveur ainsi attribué.

Pour des raisons de performances, nous vous configurerons généralement dans :

• États-Unis/Virginie du Nord si vous résidez aux États-Unis ou en Amérique du Sud
• Canada/Montréal si vous résidez au Canada
• Australie/Nouvelle-Galles du Sud si vous résidez dans la région Asie-Pacifique
• Irlande/Leinster si vous résidez dans une autre région

Comment puis-je consulter les détails de ma consommation de données actuelle ?

Les détails concernant les données stockées dans votre compte Cloud sont répertoriés à titre de référence. Vous pouvez consulter les volumes de données actuels et maximaux , ainsi que de nombreuses autres statistiques.

Pour consulter les détails de votre consommation de données actuelle :

1. Assurez-vous de disposer du personnel nécessaire : Rôled'administrateur ou droits équivalents.

2. Dans le menu « Cloud », sélectionnez Paramètres.

3. Dans le menu, sélectionnez Système | Statistiques du site.

   

Le volet « Statistiques du site » affichera les détails de votre consommation de données actuelle.

Combien de temps les données sont-elles conservées après la désactivation ?

Caseware s'engage, au choix du Client, à supprimer définitivement ou à restituer l'ensemble des Données à caractère personnel dans un délai de 120 jours calendaires à compter de la résiliation ou de l'expiration du Contrat de services MPSA conclu avec le Client, sauf si la conservation de ces données est requise par la loi.

Mes données sont-elles cryptées ?

Le stockage des données (données au repos) est chiffré selon le même niveau de chiffrement que celui utilisé pour les services bancaires en ligne.

Sécurité et politique

Caseware Cloud utilise une plateforme avancée de protection des terminaux, hébergée dans le cloud, pour détecter les attaques connues et inconnues et s'en défendre.

Caseware Cloud s'appuie également sur les politiques de sécurité d'Amazon Web Services et sur leurs certifications, qui constituent un élément essentiel de la protection de vos informations sensibles.

À l'attention de nos clients canadiens : Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a déclaré que les contrats d'externalisation ne contreviennent pas à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques dès lors que les dispositions relatives à la confidentialité et à la sécurité figurant dans le contrat d'externalisation satisfont à l'exigence d'assurer un niveau comparable de protection des renseignements personnels.