Considérations relatives à la sécurité

Un rôle de sécurité est un ensemble d'autorisations que vous pouvez attribuer à vos utilisateurs sur Cloud. Chaque rôle permet à votre personnel d'effectuer une ou plusieurs des actions suivantes :

afficher le contenu
mettre à jour le contenu existant
Créer du nouveau contenu
supprimer le contenu
partager du contenu avec d'autres utilisateurs

Vos utilisateurs peuvent accéder aux informations en fonction des rôles qui leur ont été attribués. Vous pouvez appliquer ces rôles de manière très générale, ce qui vous permet de mettre en place une architecture de sécurité ne nécessitant que très peu de maintenance. Vous pouvez également attribuer ces rôles de manière plus ciblée, ce qui vous permettra de mieux contrôler qui peut accéder à chaque fichier ou activité sur Cloud.

Rôle par défaut pour les créateurs

Lorsque les collaborateurs créent des entités, des missions ou des dossiers, un rôle leur est automatiquement attribué pour ce nouveau contenu, en fonction du paramètre Par défaut pour le créateur . Par défaut, ce paramètre est attribué au rôle Propriétaire (qui autorise le créateur à supprimer le contenu) et peut, si vous le souhaitez, être attribué au rôle Éditeur (qui n'autorise pas le créateur à supprimer le contenu, mais l'empêche également de le partager).

Si les membres du personnel créent du contenu mais ne doivent pas pouvoir le supprimer, nous vous recommandons qu’un administrateur crée une version personnalisée du rôle Propriétaire sans autorisations de suppression, puis qu’il attribue le paramètre Par défaut pour le créateur à ce rôle personnalisé. Il est important de définir clairement quels rôles disposent des autorisations de suppression afin de réduire le risque de suppression accidentelle ou malveillante.

Attribution d'un rôle à l'échelle du système

Il s'agit de la méthode la plus large pour accorder l'accès au contenu sur le Cloud. Dans le profil d'un utilisateur, vous pouvez attribuer des rôles de sécurité pour l'ensemble du contenu concerné au sein de toute l'organisation.

Par exemple, Abco Smith dispose des rôles Administrateur des paramètres et Utilisateur , qui sont appliqués à l'échelle du système.

Le rôle Administrateur des paramètres permet à Abco de configurer et de modifier la page Paramètres . Le rôle Viewer lui permet de consulter les détails de toutes les entités de son organisation, ainsi que l'ensemble des fichiers et des activités associés à ces entités.

Entités de partage

Si vous ne souhaitez pas qu'un utilisateur puisse consulter l'ensemble du contenu d'une organisation, vous pouvez plutôt lui accorder l'accès aux informations au niveau d'un client ou d'un service. Lorsque vous partagez une entité, vous attribuez un rôle de sécurité à cette entité elle-même ainsi qu'à tous les fichiers ou activités qui lui sont associés.

Par exemple, Jenkins Smith s'est vu attribuer le rôle Rédacteur au sein de l'entité cliente Diamond Jewelers.

Lorsque Jenkins se connectera à Cloud, il pourra consulter la fiche client de Diamond Jewelers. Grâce au rôle Éditeur , il peut modifier les détails de cette entité, mais aussi créer et modifier des fichiers et des activités associés à cette entité.

Partage de fichiers et d'activités

Si vous savez que les utilisateurs ne doivent pas avoir accès à l'ensemble du contenu d'une entité, vous pouvez plutôt leur accorder l'accès à chaque fichier ou activité individuellement. Cela vous permet de contrôler de manière très précise les informations auxquelles vos utilisateurs ont accès.

Par exemple, Carl John travaille actuellement sur l'audit de Superior Furniture. Sa responsable va lui confier certains dossiers concernant ce client, mais elle ne souhaite pas que John ait accès à l'ensemble des dossiers des clients.

Tout d'abord, elle attribue à Carl le rôle Accès à l'entité pour Superior Furniture. Cela permet à Carl de voir l'entité, mais ne lui donne pas accès aux fichiers ni aux activités associés à cette entité.

Elle partage ensuite le fichier VarianceAnalysis.xlsx et attribue le rôle Propriétaire à Carl.

Carl a désormais accès à ce fichier sur le cloud. Grâce au rôle Propriétaire , il peut consulter, modifier, voire supprimer le fichier, et il peut partager ce fichier avec d'autres utilisateurs du Cloud.

Contenu restreint

En règle générale, lorsque vous créez de nouvelles activités ou ajoutez des fichiers dans le Cloud, les utilisateurs disposant d'un rôle système pour ce type de contenu pourront accéder à ces nouveaux éléments par défaut. Les utilisateurs disposant de rôles sur l'entité pour les nouvelles activités ou les nouveaux fichiers pourront également y accéder.

Vous pouvez choisir de restreindre davantage l'accès à des fichiers, des activités ou des entités en leur attribuant le statut Limité. Le contenu restreint n'est visible que par le propriétaire et les membres du personnel disposant du rôle Admin . Le propriétaire peut partager le contenu en attribuant des rôles à d'autres membres du personnel comme d'habitude, mais celui-ci ne sera visible par aucun autre utilisateur.

Le contenu à accès restreint est signalé par une petite icône en forme de cadenas dans le champ du nom.