5 bewezen strategieën om medewerkers te ondersteunen tijdens technologische veranderingen op het gebied van auditing

Lessen van auditmanagers over het navigeren door digitale veranderingen zonder de menselijke connectie te verliezen.

Toen Tricia Katebini, partner bij GRF CPAs & Advisors, begon met de uitrol van een nieuw cloudgebaseerd auditplatform, maakte ze een bewuste en verstandig keuze: ze haalde een bekende scepticus in het kernteam voor de implementatie.

“Ik koos iemand waarvan ik wist dat ze zo tegen verandering was… nu is ze een van mijn grootste supporters”, zei ze tijdens een panel op de recente CwX-conferentie van Caseware in Toronto.

In plaats van twijfels te onderdrukken, betrok Katebini ze bij het proces. Die beslissing hielp om echte zorgen vroeg aan het licht te brengen, de emoties van het personeel te valideren en uiteindelijk onzekerheid om te zetten in betrokkenheid.

Want als mensen zich betrokken voelen, zijn ze veel meer geneigd om zich in te zetten.

Technologieadoptie begint bij mensen

Het is gemakkelijk om je te laten meeslepen door de technische kant van audittransformatie: platformmogelijkheden, implementatietijdschema’s, nalevingsvereisten. Maar de echte basis voor succes ligt bij je team.

Medewerkers passen zich niet alleen aan nieuwe tools aan, ze passen ook hun manier van werken, samenwerken en hun gevoel over hun rol in het bedrijf aan.

Bedrijven als GRF en Baker Tilly International hebben laten zien dat technologiegebruik zinvol en duurzaam wordt als bedrijven empathie en ondersteuning bieden. Deze vijf mensgerichte strategieën kunnen het verschil maken.

1. Betrek sceptici vanaf het begin

Te vaak worden transformatieplannen opgesteld door early adopters. Maar om echte buy-in te creëren, moet je mensen betrekken die misschien aarzelen.

Door sceptici te betrekken, bevestig je niet alleen hun zorgen, maar laat je hen ook zien dat hun mening ertoe doet. Dit bevordert het vertrouwen en creëert ruimte voor een meer doordachte, inclusieve implementatie.

Bij GRF heeft die aanpak zijn vruchten afgeworpen. Hun eens zo terughoudende teamlid werd een van de sterkste voorstanders en hielp anderen om van ongemak naar vertrouwen te gaan.

Belangrijkste les: Door sceptici een stem te geven, verandert twijfel in een gesprek en ontstaat er blijvend vertrouwen.

2. Stel eerlijke verwachtingen en blijf flexibel

Verandering, zelfs als die positief is, kan ontwrichtend zijn. Wat medewerkers het meest willen, is duidelijkheid en realisme.

Katebini was open tegen haar team toen ze begonnen met de overstap naar hun nieuwe platform: “Het kan zijn dat we in het eerste jaar meer tijd nodig hebben voor onze opdrachten… maar laten we het hebben over hoe het er in het tweede en derde jaar uit gaat zien.” Door dit eerlijk te zeggen, zag haar team de groeipijnen op korte termijn als onderdeel van een langer, winstgevend traject.

Andrew Paul, directeur audit technical bij Baker Tilly, sloot zich hierbij aan:

“Accepteer vanaf het begin dat je tijdlijn misschien niet werkt.”

Zijn team pauzeerde de uitrol van hun oplossing om de nieuwe AI-digitale assistent van Caseware, AiDA, te integreren, omdat het ondersteunen van mensen bij het leveren van hun beste werk betekende dat ze open moesten staan voor wat mogelijk was.

Belangrijkste les: wanneer je met empathie communiceert en flexibel blijft, help je medewerkers zich gesteund te voelen.

3. Voer de oplossing geleidelijk in om vertrouwen op te bouwen

Een gefaseerde aanpak is niet alleen een tactische beslissing. Het vermindert de druk op mensen, creëert ruimte voor feedback en stelt teams in staat om stapsgewijs vaardigheden en vertrouwen op te bouwen.

GRF had aanvankelijk één implementatiedatum gepland, maar paste dit aan nadat uit pilot-tests bleek dat een langzamer tempo nodig was. Die verschuiving leverde vroege successen op en gaf teams de ruimte die ze nodig hadden om zich in hun eigen tempo aan te passen.

Belangrijkste les: Vertrouwen wordt opgebouwd door oefening. Een gefaseerde uitrol geeft medewerkers de tijd om te leren.

4. Stimuleer ondersteuning door collega’s en gedeeld leren

Formele training is belangrijk, maar het krachtigste leren komt vaak voort uit relaties.

Zowel bij GRF als bij Baker Tilly speelde coaching door collega’s een belangrijke rol bij de acceptatie. Jongere medewerkers, die vaak meer vertrouwd zijn met nieuwe tools, hielpen senior collega’s met het navigeren door het systeem. In ruil daarvoor boden ervaren auditors inzicht in beoordelingen en methodologie, waardoor een cultuur van wederzijds leren ontstond.

GRF organiseerde ook open spreekuren waar medewerkers vragen konden stellen zonder bang te zijn voor een oordeel. Deze informele, menselijke contactmomenten hielpen het leren te normaliseren en stress te verminderen.

Belangrijkste les: Mensen leren het beste van elkaar. Bouw structuren die nieuwsgierigheid stimuleren.

5. Vier kleine overwinningen en ondersteun voortdurende vooruitgang

Verandering gaat niet alleen om het einddoel. Het vieren van kleine mijlpalen houdt teams gemotiveerd en herinnert hen eraan dat hun vooruitgang ertoe doet.

Of het nu gaat om het voltooien van een eerste opdracht op het nieuwe platform of het helpen van een collega bij een uitdaging, deze overwinningen verdienen erkenning.

Andrew Paul benadrukte de waarde van voortdurende contactmomenten met leveranciers: “Door die regelmatige telefoontjes besef ik hoe gewaardeerd we zijn als klant.” Als medewerkers weten dat ze intern en extern worden ondersteund, zijn ze meer bereid om verandering te omarmen.

Belangrijkste les: Erkenning stimuleert veerkracht. Vier niet alleen resultaten, maar ook inspanningen.

Geef mensen de kans om verandering te omarmen

Nieuwe audittechnologie kan de kwaliteit verbeteren, workflows stroomlijnen en zinvoller werk mogelijk maken. Maar die resultaten worden alleen bereikt als bedrijven leiderschap tonen met empathie, niet alleen met strategie.

Als mensen zich geïnformeerd, betrokken en gesteund voelen, zijn ze eerder geneigd om verandering te ondersteunen.

Klaar om je team te begeleiden bij een doordachte, stimulerende transformatie van je auditopdrachten? Ontdek hoe Caseware je kan helpen om in elke fase van je traject momentum op te bouwen.