Veilig delen van documenten vanuit AuditCase en Office365
Het is een veelgehoorde opmerking momenteel: “wij gaan veilig documenten mailen naar onze klanten”. Daarnaast is de uitdrukking ‘…van mailen naar delen…
’ door softwareleveranciers al vaker gebruikt. Er zijn dan ook vele aanbieders die hier een aparte oplossing voor hebben ontwikkeld om veilig te mailen of juist om documenten te delen.
Vanuit AuditCase is dit al een hele tijd mogelijk, namelijk in combinatie met Caseware Cloud! Hier hoeft u dus geen extra oplossing voor aan te schaffen en ook kent deze manier van werken een aantal extra voordelen.
Veilig delen via Caseware Cloud
Het veilig delen van documenten vanuit AuditCase met klanten is sterk vereenvoudigd. Iedereen met de nieuwste versie van AuditCase kan direct gebruik maken van deze functionaliteit om bestanden veilig te delen, door middel van het aanmaken van een nieuw document met het type ‘veilig delen’. Zodra u de correspondentie start kiest u eenvoudig de bijlagen en de contactpersoon waarmee u documenten veilig wilt delen. Het maakt niet uit waar deze bestanden staan, op uw computer of met één muisklik toegang tot alle bestanden in uw klantdossier.
Zodra u de bestanden heeft gedeeld ontvangt de klant een notificatie. Deze notificatie kunt u vooraf uiteraard bewerken. En de lay-out? Deze is altijd conform de huisstijl van uw kantoor in combinatie met de techniek van Caseware Cloud. Het belangrijkste voordeel: u kunt het niet fout doen, zodat het altijd herkenbaar is voor uw klant.
Nog een voordeel. Alleen bestaande contactpersonen van de klant zijn in Caseware Cloud te selecteren en daarmee loopt u geen risico om een bestand naar een verkeerd e-mailadres te sturen.
Om het gebruiksgemak nog verder te vergroten is het extra handig dat deze optie ook in de add-in voor Office365 is geïntegreerd. Dus: antwoorden op een e-mail van een klant, met een paar klikken, deelt u veilig het bestand!
Nog niet de nieuwste versie van AuditCase?
Ook in de eerdere versies is het mogelijk om veilig te delen. Dit leggen we graag nog even uit. Wanneer u een e-mail gaat versturen vanuit AuditCase is het mogelijk om diverse bijlagen en dossierstukken hierbij mee te sturen. Wanneer deze bijlagen zijn toegevoegd aan de e-mail en daarmee het dossierstuk, kunt u ervoor kiezen deze niet mee te sturen met het daadwerkelijke e-mailbericht. U geeft dan aan dat u deze bijlagen wilt delen met uw contactpersoon in Caseware Cloud. Uw contactpersoon kan de betreffende bijlagen vinden in de Caseware Cloud omgeving.
Actief samenwerken met uw klanten
Via Caseware Cloud kunt u veilig bestanden delen, maar dat is natuurlijk niet het enige wat u met Caseware Cloud kunt doen. Op dit platform kunt u onder andere ook actief samenwerken met uw klanten door bijvoorbeeld activiteiten te koppelen aan de bestanden. Ook kunt u via dit platform bestandsverzoeken sturen naar de klant, zodat de klant ook bestanden veilig kan delen. Naast de vele functies die het Caseware Cloud platform biedt is dit ook daadwerkelijk een erg veilig platform.
Door gebruik te maken van deze koppeling en functionaliteit gaat u als kantoor dus niet enkel veilig delen, maar gaat u nog een stap verder. U gaat namelijk veilig en actief samenwerken met uw klanten.
Meer informatie over AuditCase leest u hier.
