Omgaan met de menselijke kant van de transformatie van audittechnologie

Hoe communicatie, training en geduld zorgen voor een duurzame acceptatie van audittechnologie.

In onze eerste post over de invoering van audittechnologie hebben we gekeken hoe topbedrijven zich al lang voordat een nieuwe tool live gaat, voorbereiden op succes. Ze brachten workflows in kaart, stelden duidelijke doelen en betrokken de juiste mix van mensen bij de eerste gesprekken. Cross-functionele pilotteams testten ideeën, sceptici daagden aannames uit en iedereen begreep waarom de verandering belangrijk was. Die eerste stappen zorgden voor afstemming en draagvlak, die werden meegenomen naar de volgende fase.

Nu die basis is gelegd, ligt de focus op de mensen, inclusief hoe ze communiceren, vertrouwen opbouwen met nieuwe tools en zich aanpassen in een tempo dat de verandering duurzaam maakt.

Veel implementaties mislukken niet omdat de software gebreken vertoont, maar omdat mensen zich verzetten tegen de verandering of omdat het team niet meer op één lijn zit. Zodra een plan van ontwerp naar dagelijks gebruik gaat, verschuift de uitdaging van het kiezen van functies naar het helpen van mensen om hun manier van werken aan te passen. Dit is waar communicatie, het opbouwen van vaardigheden en een doordachte tempo een verschil maken. In dit artikel bekijken we hoe bedrijven dat momentum vasthouden door teams betrokken, zelfverzekerd en klaar voor aanpassing te houden.

Communiceer consistent: jouw reddingslijn voor verandermanagement

Planning bepaalt de koers, maar consistente communicatie houdt iedereen op koers. Bedrijven die succesvol zijn in het invoeren van audittechnologie gaan verder dan aankondigingen op de lanceringsdag. Ze gebruiken verschillende kanalen en versterken kernboodschappen, zodat deze in de hele organisatie worden begrepen en onthouden.

Baker Tilly ontdekte dat succes in communicatie minder te maken had met hoe vaak ze berichten verstuurden en meer met het feit dat elk bericht telde. Ze realiseerden zich al vroeg dat veel medewerkers een e-mail zouden missen of een intern webinar zouden overslaan. Om meer mensen te bereiken, combineerden ze korte schriftelijke updates met interactieve demo’s en persoonlijke gesprekken onder leiding van het management, waardoor teams betrokken bleven bij de doelstellingen van het project.

Andere bedrijven hebben soortgelijke problemen ondervonden, waaronder GRF CPAs & Advisors. Richtlijnen alleen zorgden ervoor dat sommige medewerkers zich niet betrokken voelden. Toen het bedrijf niet alleen uitlegde wat er veranderde, maar ook hoe dit het werk soepeler zou maken en de klantenservice zou versterken, nam de participatie toe. Dit weerspiegelt een eerder punt uit de planningsfase. Verandering wordt sneller doorgevoerd als mensen de persoonlijke en professionele waarde ervan inzien.

Afwisseling en timing maken ook een verschil. Opgenomen walkthroughs geven medewerkers de flexibiliteit om te leren wanneer het hen uitkomt, terwijl korte herinneringen vóór belangrijke deadlines helpen om de prioriteiten duidelijk te houden. Bij bedrijven met meerdere vestigingen vergroot het versturen van updates die aansluiten bij de werkdag van elke locatie de kans dat ze worden gelezen. Die aandacht voor timing helpt om de juiste boodschappen bij de juiste mensen te krijgen.

Duidelijke, herhaalde communicatie beantwoordt vragen en legt de basis voor de volgende stap. Het geeft mensen ook de vaardigheden om te handelen naar wat ze hebben geleerd.

Geef je personeel vrijheid voor succes: vertrouwen opbouwen door competentie

Communicatie vertelt mensen waar je naartoe gaat, training laat hen zien hoe ze daar kunnen komen. Dit was een terugkerend thema tijdens de planningsfase. Bedrijven die hun personeel in een vroeg stadium bij het proces betrokken, waren beter in staat om relevante, impactvolle trainingen te geven zodra de tools beschikbaar waren.

De ‘train-de-trainer’-aanpak van Baker Tilly maakte van geselecteerde medewerkers betrouwbare gidsen voor hun collega’s. Dit bood leerlingen een veilige ruimte om vragen te stellen en tips te krijgen in de context van hun eigen werkprocessen. Medewerkers die zich als voorvechters opstelden, werden ook een blijvende bron van informatie, waardoor de acceptatie ook na de eerste implementatie werd versterkt.

De ondersteuning bleef niet beperkt tot geplande trainingen. Dankzij wekelijkse spreekuren konden medewerkers op een voorspelbare plek terecht voor hulp wanneer ze die nodig hadden. Peer mentoring koppelde early adopters aan teamgenoten die nog hun weg moesten vinden. Cross-functionele werkgroepen brachten verschillende perspectieven in, wat hielp bij het ontwerpen van processen die in de praktijk werkten en later knelpunten voorkwamen.

Deze ondersteuningssystemen creëerden een omgeving waarin medewerkers zich voorbereid en gehoord voelden. Voortbouwend op dat momentum gaf de gefaseerde uitrol van Wright Vigar teams de tijd om zich aan te passen zonder hen te overweldigen. Het besluit van Buzzacott om vertegenwoordigers van elke afdeling te betrekken, weerspiegelde een eerdere best practice. Ze betrokken vanaf het begin diverse stemmen bij het proces, zodat de uiteindelijke workflows in het hele bedrijf werkten.

De beste strategieën voor audittransformatie beschouwen training als een voortdurende investering. Bedrijven die na de uitrol blijven werken aan het opbouwen van vaardigheden, hetzij door middel van opfriscursussen, hetzij door trainingen die zijn aangepast aan regionale teams, zorgen ervoor dat de acceptatie sterk blijft en voorkomen dat deze na verloop van tijd afneemt.

Voortdurende versterking helpt mensen vooruitgang te zien en verbonden te blijven met de doelen waarmee ze zijn begonnen. Als ze precies weten waar ze terecht kunnen voor antwoorden en de tijd hebben om vertrouwd te raken met het gebruik van de tools, kunnen ze veel zelfverzekerder omgaan met verschuivende tijdlijnen en prioriteiten.

Wees geduldig: verwachtingen in realtime beheren

Zelfs met een goede voorbereiding verlopen projecttijdlijnen zelden precies zoals gepland. Het vermogen om je aan te passen zonder momentum te verliezen is zowel een menselijke vaardigheid als een managementvaardigheid. We hebben gezien hoe zorgvuldige planning verrassingen vermindert. Hier ligt de focus op hoe te reageren wanneer veranderingen toch onverwachte wendingen nemen.

Baker Tilly benadrukt het belang van flexibiliteit in de planning vanaf het begin. Door vertragingen te presenteren als kansen om processen te verbeteren, in plaats van ze te zien als tegenslagen, blijven teams gemotiveerd en wordt de druk om de implementatie te versnellen voorkomen.

Tricia Katebini van GRF vergeleek het forceren van oude workflows in nieuwe tools met het proberen een vierkante peg in een rond gat te passen. In plaats van het verleden te repliceren, hebben ze processen opnieuw ontworpen om aan te sluiten bij de sterke punten van een cloudgebaseerd systeem. Deze mentaliteit, die ook zichtbaar is in het werk van de pilotgroep, maakt van verandering een kans om bestaande methoden te verbeteren in plaats van te vervangen.

Geduld betekent hier niet dat de voortgang wordt vertraagd. Het betekent dat de verandering in een rustig tempo verloopt, zodat medewerkers de tijd hebben om het geleerde te consolideren. Sommige bedrijven bouwen ‘reflectieweken’ in zonder nieuwe functies, zodat teams zich kunnen concentreren op het toepassen van bestaande vaardigheden. Andere bedrijven houden ‘lessons learned’-sessies waar teams echte ervaringen delen en individuele inzichten omzetten in kennis die het hele bedrijf kan gebruiken.

Stabiele communicatie bouwt vertrouwen op en een sterke training bouwt zelfvertrouwen op, waardoor deze aanpassingen effectiever kunnen werken. Zonder die basis kan flexibiliteit verkeerd worden geïnterpreteerd als een gebrek aan richting. Met die basis wordt geduld een bewuste strategie voor duurzame acceptatie.

Conclusie

Technologische initiatieven worden evenzeer gevormd door mensen als door platforms. Om de acceptatie van audittechnologie te laten slagen, moet de basis die tijdens de planning wordt gelegd, worden ondersteund door duidelijke communicatie en een leerproces dat teams de tijd en ondersteuning geeft om zich aan te passen.

Elke fase versterkt de andere. Communicatie houdt mensen verbonden met de visie. Training zet die visie om in praktische vaardigheden. Geduld zorgt ervoor dat die vaardigheden in de loop van de tijd effectief worden toegepast. Samen bouwen ze voort op de eerdere voorbereiding die we hebben besproken en vormen ze de basis voor wat daarna komt, waarbij de nieuwe tools worden gebruikt om de efficiëntie te verbeteren en de samenwerking te versterken op manieren die de auditkwaliteit verhogen.

In onze volgende post zullen we bekijken hoe we op deze basis kunnen voortbouwen door automatisering en partnerschappen met leveranciers te gebruiken om succes te versnellen. Voor meer best practices voor de implementatie van audittechnologie kun je de volledige ebook downloaden of contact opnemen met Caseware om te zien hoe onze oplossingen jouw kantoor kunnen helpen om van planning naar blijvende resultaten te gaan.