De basis leggen voor een succesvolle adoptie van moderne audittechnologie

Hoe toonaangevende kantoren de basis leggen voor duurzame transformatie in audittechnologie

De accountancybranche staat op een kantelpunt. Klantverwachtingen blijven stijgen. Regelgevende druk neemt niet af. En een groeiend tekort aan personeel en talent bedreigt de werking van kantoren van alle formaten.

Verouderde hulpmiddelen kunnen moderne auditpraktijken niet langer ondersteunen, waardoor kantoren het risico lopen achter te raken op concurrenten die moderne audittechnologie omarmen.

Toch hebben de toonaangevende bedrijven de code gekraakt voor succes: zij beginnen vroeg, betrekken belanghebbenden en veranderen sceptici in bondgenoten.

In dit artikel worden bewezen strategieën gedeeld voor effectieve planning en betrokkenheid van belanghebbenden. Je leert ook waarom voorbereiding ertoe doet in de modernisering van audits.

Waarom vroege planning ertoe doet

Veel kantoren onderschatten hoeveel planning moderne audittechnologie vereist. Het proces gaat niet alleen over het installeren van een nieuw systeem. Het gaat om het hervormen van hoe je teams werken.

Wanneer je de modernisering van audits overhaast, zonder goede planning, kun je de bedrijfsvoering ontregelen tijdens drukke periodes. Het kan ook leiden tot verspilling van middelen en het demoraliseert teams.

Baker Tilly, een van de grootste accountantskantoren in de VS, begrijpt deze realiteit. Het kantoor reserveerde zeven maanden voor de planning voordat men overstapte naar een nieuwe cloudgebaseerde auditoplossing. Die tijd gaf hen de ruimte om belanghebbenden op één lijn te brengen, bestaande werkprocessen te evalueren, benodigde aanpassingen te identificeren en duidelijke, meetbare doelstellingen te bepalen.

Karen Larsen, Principal bij het kantoor, legde hun aanpak uit:

“Een van de dingen waar we in het begin van deze implementaties veel tijd aan besteden, is het definiëren van wat succes inhoudt.”

Waarom is dat belangrijk? Zonder duidelijke doelen kan je team de voortgang niet meten. En zonder voortgang stokt verandering.

Je bent niet de enige als planning lastig voelt. Volgens ons 2024 State of Accounting Firms Trends Report is het de op één na grootste uitdaging in praktijkmanagement om nieuwe technologie te adopteren; 15% noemt dit als een uitdaging. Dat is meer dan degenen die wijzen op het vinden/behouden van talent of cybersecurity.

Denk na over je eigen kantoor. Heb je in kaart gebracht hoe een nieuw hulpmiddel past in je bestaande processen? Heb je bepaald welke KPI’s succes definiëren? Zo niet, overweeg dan om even stil te staan en die elementen eerst vast te leggen om een soepelere en effectievere implementatie zeker te stellen.

Essentiële stappen in de planningsfase

Begin met het op één lijn brengen van belanghebbenden. Wie moet vanaf dag één betrokken zijn? Je hebt meer nodig dan alleen IT of partners.

Betrek auditpersoneel en ondersteunende teams. Elke groep brengt unieke inzichten in wat werkt en wat niet werkt.

Breng je huidige werkprocessen in kaart. Waar treden vertragingen op? Waar valt de data uit elkaar? Ga er niet van uit dat een nieuw hulpmiddel alles vanzelf oplost. Je moet begrijpen wat verbeterd moet worden.

Definieer je KPI’s voor succes en kies er vier of meer om tunnelvisie te voorkomen. Dit kunnen zijn:

• Auditcyclus-tijd
• Efficiëntie van personeel
• Datakwaliteit
• Klanttevredenheidsscores

Larsen merkte op:
“Door succesmaatstaven vroeg vast te stellen, kun je de voortgang goed bijhouden.”
Zorg dat je deze consistent volgt en wees bereid om bij te sturen naarmate je vordert.

Lessen uit de praktijk

De drukke periode wacht op niemand. Kantoren die goed plannen, vermijden dat zij tegen muren oplopen wanneer de vraag piekt.

De uitgebreide planningstijd van Baker Tilly hielp om grote verstoringen te voorkomen. Kortere tijdlijnen leiden vaak tot gehaaste implementaties. Teams voelen de spanning, maar krijgen niet de ondersteuning die nodig is. Daardoor betaal je uiteindelijk meer in verloren uren en fouten.

Bouw een coalitie, niet alleen een projectteam

De adoptie van audittechnologie kan mislukken wanneer het uitsluitend als een IT-project wordt behandeld. Je hebt meer nodig dan projectmanagers en software-experts. Elke belanghebbende moet de potentiële voordelen én hun rol in de transformatie begrijpen.
Peter Jose, een ervaren leider in audit en accountancy uit Australië, benadrukte een universele waarheid:

“Het is de ‘What’s in it for me?’ vraag die iedere stakeholder moet beantwoorden.”
Als medewerkers de waarde niet zien, zullen ze weerstand bieden, wat de voortgang vertraagt of zelfs stopt. Hoe kun je die weerstand verkleinen? Begin met duidelijke communicatie: leg de visie van de organisatie uit en laat zien hoe het elke afdeling ten goede komt. Betrek medewerkers vervolgens actief bij het proces.

Empower change champions en cross-functionele teams

Vertrouw niet op één afdeling voor modernisering. Maak er een gedeelde inspanning van.
Boulay, een onafhankelijk accountantskantoor met vestigingen in Minnesota en Florida, creëerde cross-functionele pilotgroepen bij de adoptie van een nieuwe auditoplossing. Deze groepen bestonden uit teamleden uit meerdere afdelingen, niet alleen audit. Dit gaf het technologieteam meer inzicht en zorgde voor bredere steun voor het project.

Jadin Bragg, partner bij Boulay, stelde:

“We implementeren niet zomaar technologie en hopen dan dat het werkt. We proberen echt goed na te denken over alles.”

Cross-functionele teams kunnen problemen vroeg opsporen. Ze stellen vragen die anderen misschien missen. Ze kunnen ook helpen om nieuwe tools in gecontroleerde vormen te testen, voordat je ze kantoorbreed uitrolt.

Begin klein: bouw één pilotgroep en kies mensen die om het proces geven, niet alleen om de techniek. Laat hen vervolgens het goede voorbeeld geven.

Vermijd geen sceptici — rekruteer ze

Elk kantoor heeft sceptici. En dat is niet per se negatief, want sceptici kunnen je proces verbeteren.
GRF CPAs & Advisors, gevestigd in Maryland, betrok een uitgesproken scepticus in hun vroege audittechnologie-adoptieteam. Het resultaat? Betere vragen en slimmere beslissingen.

Tricia Katebini, partner bij het kantoor, legt hun redenatie uit:
“Betrek de sceptici er vroeg bij. Als je hen kunt overtuigen, zal de rest van het team volgen.”

Je hoeft niet iedereen meteen te overtuigen, maar het vroeg betrekken van kritische stemmen houdt je eerlijk. Het signaleert ook dat alle meningen ertoe doen.
Sceptici benadrukken vaak risico’s die optimisten over het hoofd zien, wat ongelooflijk waardevol is. Zorg er alleen voor dat ze deel uitmaken van de oplossing en niet alleen problemen aanwijzen.

De basis leggen voor een moderne auditpraktijk

Moderne audittechnologie draait niet alleen om snelheid. Het gaat ook om slimmer workflows en audits van hogere kwaliteit. Maar om die resultaten te behalen, heb je een duidelijke planning en gedefinieerde doelen nodig. Je moet mensen in je hele kantoor vanaf dag één betrekken.

Begin vroeg, luister vaak en beweeg samen. Zo wordt verandering duurzaam.
Je hebt inmiddels gezien hoe topkantoren de plannings- en teamopbouwfasen aanpakken. Wat gebeurt daarna? Hoe communiceer je verandering effectief en zorg je dat iedereen aan boord is? Dat behandelen we in Deel 2.

Tot die tijd kun je alvast de volgende stap zetten: download onze whitepaper: Moderne audittechnology omarmen – Tips and Tricks van toonaangevende kantoren. Deze publicatie biedt gedetailleerde richtlijnen van marktleiders die hun werkwijzen met succes hebben gemoderniseerd.