Propriétés automatiques du document

Modifiez les propriétés des documents automatiques, qu'ils soient nouveaux ou existants.

Généralités
Rôles
Titres
Thèmes
Histoire
Modèle

Généralités

Définissez les propriétés générales du document.

Option	Description
Numéro	Veuillez saisir un numéro de documentunique. Les numéros de document peuvent comporter jusqu'à 40 caractères alphanumériques.
Nom	Veuillez saisir un nom pour le document.
Type de document	Sélectionnez le type de document approprié. Pour plus d'informations, consultez la section Types de documents automatiques.
Format	Sélectionnez le format de document approprié (celui-ci varie en fonction du type de document). Le format définit la présentation et les données à afficher dans le document. Pour plus d'informations, consultez Formats et paramètres automatiques des documents.
Confinement	Sélectionnez cette option pour verrouiller le document lors d'un verrouillage. Cette option est activée par défaut.
Conserver lors du nettoyage	Cochez cette case pour conserver le document lors d'un nettoyage.
Ajouter à l'index	Cochez cette case pour inclure le document dans l'index des documents.
Avancez	Cochez cette case pour reporter le document dans le dossier de l'année suivante lors de la clôture de l'exercice.
Imprimer en mode paysage	Sélectionnez cette option pour imprimer le document en mode « paysage ».
Livrable	Cochez cette case pour marquer le document comme livrable. Date d'échéance : Veuillez saisir la date d'échéance du livrable. Date de livraison : Indiquez la date de livraison du livrable.
Paramètres	Sélectionnez les paramètres spécifiques au type de document et au format. Pour plus d'informations, consultez Formats et paramètres automatiques des documents.

Rôles

Veuillez indiquer les informations relatives à la finalisation du document.

Option	Description
Ensemble de rôles	Sélectionnez un ensemble de rôles à appliquer au document dans le menu déroulant.
Rédigé par / Révisé par	Cliquez ici pour que le système remplisse automatiquement vos initiales pour ce rôle, ou saisissez manuellement les initiales de l'utilisateur qui a rempli ce rôle. Date : Veuillez saisir la date d'achèvement pour ce poste. Si vous sélectionnez le rôle permettant de saisir vos propres initiales, la date est automatiquement définie sur la date système actuelle.
Emplacement des initiales	Définissez l'emplacement des initiales de l'utilisateur et de la date sur le document. Cette option n'est disponible que pour les nouveaux documents automatiques. Utiliser la valeur par défaut : Placez les initiales et la date à l'emplacement par défaut défini dans Options \| Rôles. En haut : Inscrivez vos initiales et la date dans le coin supérieur droit du document. En bas : Inscrivez vos initiales et la date dans le coin inférieur droit du document.

Option

Description

Ensemble de rôles

Sélectionnez un ensemble de rôles à appliquer au document dans le menu déroulant.

Rédigé par / Révisé par

Cliquez ici pour que le système remplisse automatiquement vos initiales pour ce rôle, ou saisissez manuellement les initiales de l'utilisateur qui a rempli ce rôle.

Date : Veuillez saisir la date d'achèvement pour ce poste. Si vous sélectionnez le rôle permettant de saisir vos propres initiales, la date est automatiquement définie sur la date système actuelle.

Emplacement des initiales

Définissez l'emplacement des initiales de l'utilisateur et de la date sur le document. Cette option n'est disponible que pour les nouveaux documents automatiques.

Utiliser la valeur par défaut : Placez les initiales et la date à l'emplacement par défaut défini dans Options | Rôles.
En haut : Inscrivez vos initiales et la date dans le coin supérieur droit du document.
En bas : Inscrivez vos initiales et la date dans le coin inférieur droit du document.

Titres

Veuillez indiquer les titres à utiliser dans le document.

Option	Description
Titre du document	Veuillez saisir un titre de document dans les deux champs prévus à cet effet. L'en-tête du document s'affiche aligné à gauche, sous le nom de la société, le nom de la filiale (le cas échéant) et la date de clôture de l'exercice.
Description détaillée de CaseView	Saisissez une description détaillée facultative qui sera utilisée lors de la création de liens vers des cellules alphanumériques dans les documents CaseView à l'aide de la feuille de calcul « Linkage ». La description détaillée n'apparaît pas lors de l'impression du document.

Thèmes

Consultez et modifiez les problèmes attribués au document.

Option	Description
Validé	Cochez cette case pour résoudre le problème.
Numéro	Affiche l'identifiant unique du ticket. L'identifiant par défaut est composé des initiales de l'utilisateur qui a signalé le problème et d'un numéro séquentiel.
Priorité	Affiche le niveau de priorité du problème (Faible, Normal ou Élevé).
Objet	Affiche la description du problème.
Type	Affiche le ou les types de problème .
Responsable	Affiche le nom du ou des utilisateurs affectés à ce ticket. À tous : Tous les utilisateurs ayant accès au fichier. Aucun : Aucun utilisateur. *Noms des groupes d'utilisateurs :* Les utilisateurs appartenant au groupe d'utilisateurs spécifié. *Nom d'utilisateur :* L'utilisateur indiqué. Ajouter un nouvel utilisateur : Créez et attribuez un nouvel utilisateur.
Filtre	Filtrez les problèmes affichés à l'aide du menu déroulant. Tous les numéros : Afficher tous les problèmes liés au document actuel. Mes questions en suspens : Afficher tous les tickets attribués à l'utilisateur actuel. Toutes les questions en suspens : Afficher tous les tickets qui n'ont pas été clôturés. Questions en suspens : Afficher tous les tickets clôturés qui n'ont pas encore été validés.
Nouveau	Ajoutez un nouveau problème au document.
Modifier	Modifier le numéro sélectionné.
Supprimer	Supprimez le ticket sélectionné. Un ticket ne peut être supprimé que par l'utilisateur qui l'a créé.

Histoire

Consultez et modifiez l'historique et les étapes clés du document.

Option	Description
Étape importante	Affiche une icône si l'événement a généré un jalon.
Événement	Affiche un événement de l'historique. Pour plus d'informations, consultez Configurer l'historique des fichiers.
Utilisateur	Affiche les initiales de l'utilisateur qui a participé à l'événement.
Date	Affiche la date et l'heure auxquelles l'événement s'est produit.
Détails	Cliquez ici pour afficher plus de détails sur l'événement historique sélectionné.
Comparer	Cliquez ici pour comparer la version sélectionnée à la version actuelle du document.
Afficher l'étape importante	Cliquez ici pour afficher l'étape sélectionnée.
Supprimer un jalon	Cliquez ici pour supprimer le jalon sélectionné.

Modèle

Afficher et modifier les paramètres du modèle pour le document.

Option	Description
Identifiant du document	Veuillez saisir un identifiant pour le document. L'identifiant du document peut comporter jusqu'à 22 caractères alphanumériques. Les fonctions NUMTOTDID(docnum) et TDIDTONUM(id) permettent également d'accéder à l'identifiant du document.
Version du document	Veuillez saisir le numéro de version du document. Le système de mise à jour des modèles utilise le numéro de version du document pour déterminer s'il existe des mises à jour disponibles pour ce document.
En cours	Sélectionnez cette option pour attribuer au document le statut En cours, puis indiquez la durée de validité de ce statut. En cours : les documents sont réservés à l'utilisateur qui a attribué cette étiquette, ce qui lui permet de modifier leur contenu sans créer de conflits. Remarque : Les documents en cours de traitement sont exclus de la bibliothèque de documents, de l'assistant de copie de composants et de la création de nouveaux fichiers à partir d'un modèle. Cela empêche les utilisateurs d'ajouter des documents incomplets à leurs dossiers.
Recherches par identifiant d'auteur	Liez le document à un fichier de requêtes en saisissant les identifiants d'auteur des documents de requête (séparés par une virgule, sans espaces). Pour plus d'informations sur les identifiants d'auteur, consultez Ajouter des identifiants d'auteur.