Effectuer un nettoyage

Veillez à supprimer les informations sensibles et à préserver la structure de votre dossier en procédant à un nettoyage de mission.

En effectuant un nettoyage, vous pouvez supprimer les informations suivantes du fichier :

Documents et tickets associés (qui ne sont pas configurés sur conserver lors du nettoyage)
Histoire et événements marquants
Toutes les questions qui ne sont pas accompagnées de documents
Tous les fichiers temporaires (.tmp) ou de sauvegarde (.bak)

Il est recommandé de procéder à un nettoyage avant la clôture de l'exercice afin de s'assurer que le fichier de l'exercice suivant ne contienne que les informations indispensables.

Conditions préalables :

Si le fichier est protégé, vous devez disposer du droit de groupe « Nettoyer » .

Pour effectuer un nettoyage de mission :

Dans Working Papers, ouvrez le fichier que vous souhaitez nettoyer.
Dans le ruban, cliquez sur Engagement | Nettoyer. L'assistant de nettoyage des engagements s'affiche.
Sur l'écran d'accueil, sélectionnez les éléments que vous souhaitez conserver. Veuillez noter que l'historique et les étapes marquées comme à conserver lors du nettoyage sont conservés même si cette option n'est pas sélectionnée. Cliquez sur Suivant.
Un récapitulatif des éléments à supprimer s'affiche. Cliquez sur Terminer.
Une boîte de dialogue de confirmation s'affiche pour vous informer que les éléments supprimés sont irrécupérables et ne seront pas inclus lors de la mise à jour du fichier. Cliquez sur Oui pour lancer le nettoyage.

Les éléments qui n'ont pas été sélectionnés pour être conservés sont supprimés du fichier. Vous pouvez désormais procéder à la clôture de l'exercice.

Conserver lors du nettoyage

Vous pouvez définir les éléments que vous souhaitez conserver lors d'un nettoyage de mission depuis le volet Gestionnaire de documents ou Problèmes .

Pour conserver des documents ou des éléments lors du nettoyage :

Dans le Gestionnaire de documents ou le volet Problèmes, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'en-tête de colonne, puis cliquez sur Afficher | Conserver lors du nettoyage.
La colonne « Conserver lors du nettoyage » s'affiche. Sélectionnez les éléments que vous souhaitez conserver.

Les documents et les problèmes sélectionnés seront conservés lors du nettoyage de la mission.

Vous pouvez également marquer individuellement des documents et des dossiers pour conservation.

Pour conserver certains documents ou numéros lors du nettoyage :

Dans le Gestionnaire de documents ou dans le volet Problèmes, sélectionnez l'élément que vous souhaitez conserver.
Dans le ruban, cliquez sur Document | Propriétés.
Sélectionnez Conserver lors du nettoyage. Cliquez sur OK.

Le document ou le problème sera conservé lors du nettoyage de la mission.

Filtrer par état de nettoyage

Si vous souhaitez consulter tous les documents d'un dossier qui seront conservés ou supprimés à l'issue d'un nettoyage de mission, vous pouvez appliquer un filtre dans le Gestionnaire de documents.

Pour consulter les documents « Conserver lors du nettoyage » :

Dans le ruban, cliquez sur Affichage | Filtrer par | Conservé lors du nettoyage.

Les documents à conserver s'affichent.

Pour afficher les documents « Supprimer lors du nettoyage » :

Dans le ruban, cliquez sur Affichage | Filtrer par | Supprimés lors du nettoyage.

Les documents à supprimer s'affichent.