Procéder à la clôture de fin d'exercice

À la fin de l'exercice, vous pouvez procéder à la clôture de l'exercice dans votre fichier « Working Papers » afin de reporter les soldes de clôture dans un nouveau fichier. Les soldes de fin d'exercice deviennent les soldes de l'exercice précédent dans le nouveau fichier.

En effectuant la clôture de fin d'exercice, vous pouvez reporter les informations suivantes issues du fichier :

• Documents et tickets associés (pour lesquels l'option roll forwardest activée)
• Soldes de clôture et soldes personnalisés
• Budgets et prévisions

Conditions préalables :

• Si le fichier est protégé, vous devez disposer du droit de groupe « Clôture de fin d'année et report des données » .

  Remarque : Protected files will roll forward user and group assignments into the next year file.
• Il est recommandé d'effectuer un nettoyage avant la clôture de l'exercice afin de s'assurer que le fichier de l'année suivante ne contienne que les informations indispensables.
• Vous devez synchroniser et supprimer toutes les copies secondaires du fichier avant de procéder à la clôture de l'exercice.
• Si vous comptez créer un nouveau fichier portant le même nom que celui que vous êtes en train de fermer, le nouveau fichier écrasera le fichier fermé. Nous vous recommandons de sauvegarder le fichier avant de le fermer.

Pour procéder à la clôture de l'exercice :

1. Dans Working Papers, ouvrez le fichier que vous souhaitez fermer.
2. Dans le ruban, cliquez sur Engagement | Clôture d'exercice. La boîte de dialogue « Clôture de l'exercice et report » s'affiche.
3. Dans le groupe Fichier à utiliser pour l'année prochaine , sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez créer le fichier pour l'année prochaine, puis attribuez un nom à ce nouveau fichier. Si vous ouvrez le même fichier ou un fichier existant, cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier.
4. Sélectionnez les options de report appropriées ainsi que le contenu à inclure dans le fichier de l'année suivante. Cliquez sur OK.

Le fichier est fermé et un nouveau fichier est créé. Dans le nouveau fichier, vous devez vérifier que les dates de reporting ont été correctement mises à jour et que le solde d'ouverture correspond au solde de clôture de l'exercice précédent.

Effectuer une clôture comptable pluriannuelle

Si vous souhaitez travailler sur le dossier de l'année suivante alors que celui de l'année précédente n'est pas encore finalisé, vous pouvez procéder à une clôture pluriannuelle. La réalisation d'une clôture de fin d'exercice pluriannuelle après la clôture initiale de fin d'exercice mettra à jour le solde de l'exercice précédent dans le dossier client.

Pour effectuer une clôture comptable pluriannuelle :

1. Effectuez la clôture de l'exercice sur le fichier de l'année précédente afin de créer le fichier de l'année suivante.
2. Une fois le dossier de l'année précédente clôturé, mettez à jour le dossier de l'année suivante en effectuant à nouveau une clôture d'exercice sur le dossier de l'année précédente.
3. Dans la boîte de dialogue « Clôture de l'exercice et report des données », dans le groupe Fichier à utiliser pour l'année suivante , cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier de l'année suivante.
4. Sélectionnez les options de report appropriées ainsi que le contenu à inclure dans le fichier de l'année suivante. Cliquez sur OK.

Les modifications apportées au fichier de l'année précédente sont reportées dans le fichier de l'année suivante.

Effectuer une clôture de fin d'exercice groupée dans Tracker

Vous pouvez effectuer une clôture de fin d'exercice groupée sur plusieurs fichiers Working Papers à l'aide de Caseware Tracker. Vous pouvez attribuer à chaque fichier des conventions de nommage, des chemins d'accès ainsi que des options de clôture de fin d'exercice et de report spécifiques, ce qui vous permet de vous assurer que vos nouveaux fichiers sont correctement préparés pour l'année suivante.

Pour effectuer une clôture de fin d'exercice groupée dans Tracker :

1. Dans Tracker, cliquez sur la vue correspondante pour afficher la liste des fichiers « Working Papers » de votre organisation.
2. Sélectionnez un fichier, ou maintenez la touche CTRL de votre clavier enfoncée et cliquez sur chacun des fichiers pour lesquels vous souhaitez effectuer la clôture de fin d'exercice.
3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'un des fichiers sélectionnés, puis cliquez sur Clôture de fin d'année.
4. La boîte de dialogue « Clôture de fin d'année » s'affiche avec la liste des fichiers à clôturer. Si nécessaire, vous pouvez modifier manuellement le nom et le chemin d'accès de chaque fichier de l'année suivante dans la colonne « Fichier de l'année suivante ». Veuillez noter que le nom du fichier ne peut pas contenir les caractères \, /, :, *, ?, ", <, > ou |.

5. Remplissez les options supplémentaires si nécessaire.

   Option	Description
   Nouveau nom de fichier	Utilisez le numéro de client figurant dans les propriétés de la mission : Cochez cette case pour générer automatiquement le nom du fichier de l'année suivante en fonction du numéro de client indiqué dans la section Propriétés de la missiondu fichier. Utilisez le nom d'exploitation figurant dans les propriétés de la mission : Cochez cette case pour générer automatiquement le nom du fichier de l'année suivante en fonction du nom de l'opération indiqué dans les Propriétés de la missiondu fichier. Conserver le nom actuel du fichier : Cochez cette case pour utiliser le nom de fichier actuel pour le fichier de l'année suivante.
   Date de fin d'année dans le nom du fichier	Ajoutez la date de fin d'exercice au début du nom du fichier : Cochez cette case pour ajouter la date de fin d'exercice au début du nom du fichier de l'année suivante. Un menu déroulant s'affiche, dans lequel vous pouvez définir le format de date à utiliser. N'indiquez pas la date de clôture de l'exercice : N'ajoutez pas la date de fin d'exercice au nom du fichier de l'année suivante. Ajoutez la date de fin d'exercice au nom du fichier : Cochez cette case pour ajouter la date de fin d'exercice à la fin du nom du fichier de l'année suivante. Un menu déroulant s'affiche, dans lequel vous pouvez définir le format de date à utiliser.
   Publier le fichier de l'année prochaine	Sélectionnez cette option pour publier le fichier de l'année suivante sur un serveur SmartSync. Cliquez sur l'icône Publier pour reconfigurer le serveur et l'emplacement si nécessaire.

6. Cliquez sur Démarrer pour lancer le processus de clôture de fin d'année. Le statut de chaque fichier s'affichera dans la colonne « Résultat ». Passez votre souris sur les icônes pour obtenir plus d'informations.

Chaque dossier clôturé est fermé et un dossier pour l'année suivante est créé. Dans les fichiers de l'exercice suivant, vous devez vérifier que les dates de clôture ont été mises à jour correctement et que le solde d'ouverture correspond au solde de clôture de l'exercice précédent.