Verrouiller un fichier

Une fois les états financiers publiés, vous pouvez verrouiller un fichier de documents de travail. Vous pouvez choisir de verrouiller le fichier immédiatement ou de préciser le nombre de jours après la date de publication du rapport à partir duquel le fichier sera verrouillé. Dans les deux cas, un jalon est créé au moment du verrouillage.

Conditions préalables :

• Si le fichier est protégé, vous devez disposer du droit de groupe « Verrouillage » .
• Si vous verrouillez un fichier parent SmartSync, vous devez d'abord le ramener à un état non synchronisé.
• Si vous verrouillez un fichier SmartSync Server, vous devez le faire via une copie de synchronisation. Au cours de cette procédure, vous serez invité à supprimer les copies de synchronisation , après quoi le verrouillage se poursuivra comme d'habitude.
• Si vous souhaitez ajouter des documents au dossier après son verrouillage sans fournir d'explication, vous devez d'abord configurer un dossier personnalisé. Pour plus d'informations, consultez Ajouter des documents après le verrouillage.

Pour sélectionner les documents à verrouiller :

1. Dans Working Papers, ouvrez le fichier que vous souhaitez verrouiller.
2. Dans le Gestionnaire de documents, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'en-tête de colonne, puis cliquez sur Afficher | Verrouiller.
3. Dans la colonne « Verrouillage », sélectionnez les documents que vous souhaitez inclure dans le verrouillage et désélectionnez ceux que vous souhaitez exclure.

Vos documents sont prêts pour le verrouillage des fichiers. Les documents que vous n'avez pas sélectionnés resteront déverrouillés et accessibles après le verrouillage.

Pour verrouiller un fichier Working Papers :

1. Dans Working Papers, ouvrez le fichier que vous souhaitez verrouiller.
2. Dans le ruban, cliquez sur Engagement | Verrouillage.
3. Dans le ruban Engagement , cliquez sur Verrouiller. L'assistant de verrouillage s'affiche.
4. Sur l'écran d'accueil, indiquez si vous souhaitez verrouiller le fichier immédiatement ou définir une date de verrouillage en fonction de la juridictionde l'entreprise. Vous pouvez également choisir l'option permettant de rendre le fichier en lecture seule une fois le verrouillage terminé. Cliquez sur Suivant.
5. Dans l'écran « Considérations relatives au verrouillage », vous pouvez effectuer toutes les tâches supplémentaires suggérées avant le verrouillage des fichiers, telles que le nettoyage des fichiers et la clôture de fin d'exercice. Sélectionnez les tâches à effectuer, puis cliquez sur Suivant.
6. Si vous verrouillez un fichier consolidé, l'écran « Contexte de verrouillage » s'affiche. Sélectionnez l'entité et la période pour lesquelles vous souhaitez verrouiller le fichier. Cliquez sur Suivant.
7. Si le fichier est protégé, l'écran « Mot de passe de verrouillage » s'affiche. Saisissez un mot de passe de verrouillage si nécessaire. Ce mot de passe empêche les utilisateurs non autorisés d'ouvrir le fichier. Cliquez sur Suivant.
8. Un récapitulatif des tâches à effectuer s'affiche. Pour continuer, cliquez sur Terminer.
9. Si vous avez sélectionné des tâches supplémentaires à effectuer avant la mise en verrouillage, les boîtes de dialogue correspondantes s'afficheront. Suivez ces étapes pour procéder au verrouillage.

Le fichier et les documents sélectionnés sont verrouillés. Si vous avez choisi de verrouiller le fichier après une date donnée, vous pouvez continuer à modifier le fichier et les documents jusqu'à cette date. Une fois la date d'achèvement passée, vous devez procéder au verrouillage des fichiers.

Si vous avez configuré le verrouillage du fichier à une date ultérieure, vous pouvez modifier les paramètres de verrouillage avant que celui-ci ne soit effectif, via Engagement | Verrouillage. If a lock down password was set, you'll need to enter it to make modifications.

Compétence en matière de confinement

Si vous choisissez de verrouiller le fichier après une date précise, la date finale de verrouillage est calculée automatiquement en fonction de la juridiction de l'entreprise.