Groepen beheren

Met groepen kunt u uw team op een logische manier indelen en de gebruikersinstellingen aanpassen aan die indeling. Voordat u uw groepen kunt beheren, moet u beveiliging inschakelen in een bestand.

Maak een groep aan

Maak groepen aan om uw gebruikers te ordenen en hun rechten en toegangsniveaus vast te stellen.

Om een groep aan te maken:

Klik in het lint op Extra | Beveiliging | Beveiligingsinstellingen.
Klik in het dialoogvenster Gebruikers en groepen , onder Beschikbare groepen, op Toevoegen | Nieuw....
Vul in het dialoogvenster Groepsinstellingen , op het tabblad Groep , alle velden in. Vul, indien van toepassing, de velden voor het tarief in.
- Standaardtarief: Het tarief dat aan de klant in rekening wordt gebracht.
- Tarief van het abonnement: Het tarief op basis van het auditrisico.
Wijs op de tabbladen Rechten en CaseView de rechten en toegangsniveaus toe die van toepassing zijn op de groep. Zie Groepseigenschappen voor de beschikbare instellingen.
Wijs op het tabblad Leden gebruikers toe aan de groep. Klik op OK.

Opmerking: U kunt gebruikers achteraf aan de nieuwe groep toewijzen via het dialoogvenster Gebruikers en groepen .

De groep wordt in het bestand aangemaakt. U kunt de groep wijzigen via het dialoogvenster Gebruikers en groepen door de groep te selecteren en op Eigenschappente klikken.

Een groep importeren

Groepen zijn specifiek voor het bestand waarin ze zijn aangemaakt. Als u in een eerder Working Papers-bestand een groep hebt aangemaakt en deze in uw huidige bestand wilt hergebruiken, kunt u de groep importeren.

Een groep importeren:

Klik in het lint op Extra | Beveiliging | Beveiligingsinstellingen.
Klik in het dialoogvenster Gebruikers en groepen , onder Beschikbare groepen, op Toevoegen | Uit clientbestand....
Voer in het dialoogvenster Groepen importeren het pad naar het bronbestandin, of klik op Bladeren om naar het bestand te zoeken.
Selecteer de groep(en) die u uit het bestand wilt importeren. Klik op OK.

De groep wordt in het bestand geïmporteerd. U kunt gebruikers aan de groep toewijzen via het dialoogvenster Gebruikers en groepen .

Groepseigenschappen

U kunt de eigenschappen van elke groep aanpassen, waaronder rechten en toegangsniveaus, om bewerkingen in een bestand toe te staan of te beperken. U kunt bijvoorbeeld beheeracties toestaan in een groep voor leidinggevenden en diezelfde acties vervolgens beperken in een groep voor medewerkers.

Om de eigenschappen van een groep te wijzigen, klikt u op Extra | Beveiliging | Beveiligingsinstellingen, selecteert u vervolgens een groep en klikt u op Eigenschappen.

Groep

Geef algemene informatie over de groep op.

Commando	Beschrijving
Groepsnaam	Voer een naam in voor de groep. Dit veld is alleen-lezen wanneer u een bestaande groep wijzigt.
Groepsbeschrijving	Voer een beschrijving voor de groep in.
Standaardtarief	Voer het tarief in dat aan de klant in rekening wordt gebracht.
Tarief van het abonnement	Voer het tarief in dat aan de klant in rekening wordt gebracht.

Rechten

Geef aan welke rechten beschikbaar zijn voor leden van de geselecteerde groep.

Bescherming

Commando	Beschrijving
Gebruikersinstellingen instellen	Groepsleden kunnen de gebruikerseigenschappen wijzigen of de gebruikerslijst, inclusief de gebruikersgegevens, verwijderen.
Groepseigenschappen instellen	Groepsleden kunnen gebruikersgroepen aanmaken, wijzigen of verwijderen. Met deze toestemming kunnen leden ook algemene groepen toevoegen aan of verwijderen uit het opdrachtdossier.
Maak het mogelijk om gebruikers aan elke willekeurige groep toe te wijzen	Groepsleden hebben toestemming om medewerkers toe te wijzen aan een specifieke gebruikersgroep binnen het klantendossier.
Maak het mogelijk om gebruikers aan eigen groepen toe te wijzen	Groepsleden kunnen alleen gebruikers aan de groep toevoegen als de persoon die de toevoeging uitvoert lid is van die groep. Bijvoorbeeld in een bedrijf waar de beschikbare groepen MGR en STAF zijn: John Smith behoort uitsluitend tot de groep STAF en is momenteel onder die groep ingelogd. Jane Doe behoort tot geen enkele groep. John Smith kan Jane Doe toewijzen aan de STAF-groep, maar hij kan haar niet toewijzen aan de MGR-groep. Opmerkingen: Wanneer een aangemelde gebruiker met deze bevoegdheid het dialoogvenster ‘Gebruikers en groepen’ opent, worden de pijlknoppen pas actief wanneer de aangemelde gebruiker een groep selecteert waarvan hij of zij lid is. Wanneer een aangemelde gebruiker met deze geselecteerde bevoegdheid een groep aanmaakt, kan die gebruiker nooit medewerkers aan de nieuwe groep toewijzen. Als de groep ook het recht 'Gebruikerseigenschappen instellen' heeft, heeft dat recht voorrang op dit recht.
Schakel beveiliging in	Groepsleden kunnen de bescherming handhaven.
Beveiliging uitschakelen	Groepsleden kunnen de beveiliging uitschakelen.
Het kopiëren van beveiligingsinstellingen toestaan	Groepsleden die ook over de rechten voor het kopiëren van componenten beschikken, kunnen bij het kopiëren van componenten de beveiligingsinstellingen meenemen. Als deze optie niet is ingesteld in het bestemmingsbestand, kunnen leden van deze groep de beveiligingsinstellingen niet kopiëren wanneer ze een sjabloon kopiëren.
Gebruikerswachtwoord instellen	Groepsleden kunnen het wachtwoord van elke gebruiker wijzigen.
Nieuwe gebruiker aanmaken	Groepsleden kunnen gebruikers toevoegen.

Bestand

Commando	Beschrijving
Componenten kopiëren	Groepsleden kunnen een nieuw bestand aanmaken of een bestaand bestand aanpassen met behulp van onderdelen van een sjabloon of een ander Working Papers-bestand.
Importeren	Groepsleden kunnen gegevens importeren via het menu Bestand \| Importeren .
Exporteren	Groepsleden kunnen gegevens exporteren via het menu Bestand \| Exporteren .
Batch afdrukken	Groepsleden kunnen meerdere Working Papers en CaseView-documenten in één keer afdrukken via het menu Bestand \| Batch afdrukken .
Klantendossier vergrendelen	Groepsleden kunnen een klantdossier vergrendelen.
Klantendossier ontgrendelen	Groepsleden kunnen een vergrendeld klantendossier ontgrendelen.
Toegang tot vergrendeld klantendossier	Groepsleden kunnen een vergrendeld klantendossier openen en wijzigen.
Door andere gebruikers aangemaakte tickets bewerken	Groepsleden kunnen issues bewerken die zijn goedgekeurd door andere gebruikers dan degene die ze heeft aangemaakt.
Het probleem oplossen zonder dat het aan iemand is toegewezen	Groepsleden kunnen issues afhandelen, zelfs als ze niet aan het issue zijn toegewezen.
Probleemtypen aanpassen	Groepsleden kunnen de soorten issues aanpassen. Als deze optie is uitgeschakeld, hebben de leden geen rechten om issue-typen toe te voegen of te verwijderen in Issue-typen aanpassen.
Open het klantendossier direct	Groepsleden kunnen een klantdossier openen zonder dat ze zich bij het dossier hoeven af te melden of een synchronisatiekopie hoeven aan te maken.
Pas wijzigingen uit de sjabloon toe	Groepsleden kunnen de inhoud van klantdossiers bijwerken op basis van wijzigingen in de basissjablonen. Zie Sjabloonversiesvoor meer informatie. Opmerking: Working Papers controleert niet op updates in gecomprimeerde of niet-geconverteerde sjablonen.
Klantbestand publiceren / Serverkopie vervangen	Groepsleden kunnen bovenliggende bestanden publiceren of vervangen in een SmartSync Server- of Cloud-omgeving. U moet Protection hebben geactiveerd om te kunnen bepalen wie het recht heeft om bovenliggende bestanden via SmartSync Server bij te werken.
Bestand hernoemen	Groepsleden kunnen Working Papers-bestanden hernoemen .

Betrokkenheid

Commando	Beschrijving
Eigenschappen van de interactie wijzigen	Groepsleden kunnen de Engagement-eigenschappenaanpassen.
Samenvoegen	Groepsleden kunnen twee of meer klantdossiers samenvoegen tot het actieve klantdossier.
Jaarafsluiting en doorrollen	Groepsleden kunnen in het klantendossier een jaarafsluiting uitvoeren.
Aankruisjes	Groepsleden kunnen markeringen aanmaken of wijzigen.
Opruimen	Groepsleden kunnen de functie Opschonen uitvoeren.
Instellingen voor geschiedenis wijzigen	Groepsleden kunnen de instellingen voor de geschiedenis wijzigen onder het tabblad Betrokkenheid \| Geschiedenis \| Instellingen .
Het toestaan van het ondertekenen van bestanden die door anderen zijn uitgecheckt	Groepsleden kunnen bestanden inchecken die door andere gebruikers zijn uitgecheckt.
Lockdown	Groepsleden kunnen het bestand vergrendelen via Betrokkenheid \| Vergrendelen.
Ontgrendelen	Groepsleden kunnen een vergrendeld bestand ontgrendelen via Betrokkenheid \| Ontgrendelen.

Account

Commando	Beschrijving
Correctieboekingen	Groepsleden kunnen correctieboekingen invoeren.
Het verwijderen van correctieboekingen toestaan	Groepsleden kunnen correctieboekingen verwijderen.
Overige journaalboekingen	Groepsleden kunnen boekhoudkundige boekingen invoeren.
Voorlopige balans	Groepsleden hebben toegang tot de voorlopige balans. Als deze optie is uitgeschakeld, kunnen leden van deze groep niet: Groeperingen toewijzen aan rekeningnummers Voer wisselkoersen en belastingcodes in
Toegang verlenen tot het dialoogvenster ‘Toewijzing instellen’	Groepsleden kunnen het dialoogvenster ‘Toewijzingsnummers toewijzen’ openen. Om groepsleden in staat te stellen de eigenschappen van een kaartnummer te wijzigen of accounts aan het kaartnummer toe te wijzen, moet u de rechten voor toewijzingen toekennen.
Kaartweergave	Groepsleden kunnen de Mapping Browse bekijken onder Betrokkenheid \| Mapping.
Groepen instellen	Groepsleden kunnen vanuit de werkbalans het scherm Groeperingen instellen openen.

Accountvenster/Bladeren

Commando	Beschrijving
Het toevoegen van rekeningnummers toestaan	Groepsleden kunnen nieuwe rekeningnummers aanmaken.
Het verwijderen van rekeningnummers toestaan	Groepsleden kunnen rekeningnummers verwijderen Opmerking: Alleen rekeningnummers met een saldo van nul kunnen worden verwijderd.
Wijziging van rekeningnummers toestaan	Groepsleden kunnen bestaande rekeningnummers wijzigen in het gedeelte Werkbalans \| Rekening .
Maak het mogelijk om de eigenschappen van rekeningnummers te bekijken	Groepsleden kunnen de eigenschappen die aan rekeningen zijn toegewezen, bekijken in het gedeelte Werkbalans \| Rekening .
Het vergrendelen en ontgrendelen van accounts toestaan	Groepsleden kunnen accounts vergrendelen of ontgrendelen.

Proefbalans

Commando	Beschrijving
Account	Groepsleden kunnen het rekeningstelsel opzetten en de beginsaldi, eerdere saldi en begrotingssaldi invoeren.
Verslag	Groepsleden kunnen de conceptjaarrekeningen en andere rapporten in Working Papers opmaken voor elke rekening in het rekeningstelsel.
Kasstroom	Groepsleden kunnen de saldi van het kasstroomoverzicht publiceren.
Groeperingen	Groepsleden kunnen groeperingen toewijzen aan het rekeningstelsel.
Belasting	Groepsleden kunnen belastingcodes toewijzen aan het rekeningstelsel voor export naar een belastingpakket.
Valuta	Groepsleden kunnen voor elke rekening in het rekeningstelsel wisselkoersen opgeven.
Prestatie-indicatoren	Groepsleden kunnen accounts voor prestatie-indicatoren aanmaken en bewerken.
Gesplitste rekeningen	Groepsleden kunnen nieuwe accounts aanmaken door een bestaand account op te splitsen en de afgesplitste accounts bewerken. Tip: Bij gesplitste rekeningen nemen deze automatisch de eigenschappen van de bovenliggende rekening over. Een onderrekening neemt bijvoorbeeld de wisselkoersen van de bovenliggende rekening over voor berekeningen en saldi in vreemde valuta. Deze eigenschappen kunnen echter worden gewijzigd zodra de splitsing is aangemaakt. Het is zelfs zo dat gesplitste accounts hun eigen subaccounts kunnen krijgen en zich anders kunnen gedragen dan hun hoofdaccount.
Rapportinstellingen	Groepsleden kunnen de rekeningen selecteren die worden gebruikt bij het genereren van de financiële overzichten in Working Papers via Rekeningen \| Voorlopige balans \| Instellingen. Leden kunnen ook aanvullende bedrijven of afdelingen opgeven.

Kaartweergave

Opmerking: Voor het uitvoeren van toewijzingstaken zijn ook accountrechten vereist.

Commando	Beschrijving
Wijzigingen in toewijzingen toestaan	Groepsleden kunnen accounts toewijzen aan kaart- en groepsnummers. Opmerking: Met deze optie kunnen leden geen eigenschappen van het kaartnummer wijzigen. Zie de opdracht „Wijziging van kaartnummers toestaan“.
Het toevoegen van kaartnummers toestaan	Groepsleden kunnen nieuwe kaartnummers aanmaken.
Het verwijderen van rekeningnummers toestaan	Groepsleden kunnen kaartnummers verwijderen.
Wijziging van kaartnummers toestaan	Groepsleden kunnen bestaande kaartnummers wijzigen. Opmerking: Deze leden kunnen de eigenschappen van kaartnummers ook bekijken in het dialoogvenster ‘Kaartnummers toewijzen’, maar niet in het overzicht ‘Kaarttoewijzing’. Zie de opdracht „Weergave van eigenschappen van kaartnummers toestaan”.
Maak het mogelijk om de eigenschappen van kaartnummers te bekijken	Groepsleden kunnen de eigenschappen van kaartnummers bekijken en wijzigen in het overzicht ‘Mapping’, maar niet in het dialoogvenster ‘Mappingnummers toewijzen’. Zie „Wijziging van kaartnummers toestaan” hierboven.

Documenten

Commando	Beschrijving
Documenttoewijzing instellen	Groepsleden kunnen documenten in de Document Manager toewijzen aan leden binnen deze groep.
Nieuw document toevoegen	Groepsleden kunnen documenten aanmaken in de Document Manager.
Document openen zonder dat u aan het document bent toegewezen	Groepsleden kunnen documenten openen zonder dat ze aan het document zijn toegewezen. Om een analytische beoordeling uit te voeren, moeten gebruikers aan het document zijn toegewezen of deel uitmaken van een groep waaraan dit recht is toegekend.
Document verwijderen zonder dat u aan het document bent toegewezen	Groepsleden kunnen documenten naar de Prullenbak verplaatsen zonder dat ze aan die documenten zijn toegewezen, maar ze kunnen documenten niet definitief uit de Prullenbak verwijderen. Opmerking: Om documenten definitief te verwijderen, is het recht Documenten uit de prullenbak verwijderen / Documenten definitief verwijderen vereist.
De eigenschappen van een document wijzigen zonder aan dat document te zijn toegewezen	Groepsleden kunnen de eigenschappen van een document (opmaak, instellingen of eigenschappen zoals een datumbereik of filters) wijzigen zonder dat ze aan het document zijn toegewezen.
Een document goedkeuren zonder dat u aan het document bent toegewezen	Groepsleden kunnen documenten goedkeuren zonder dat ze aan het document zijn toegewezen. Gebruikers kunnen rollen goedkeuren op basis van de betreffende beveiligingsinstelling (bijvoorbeeld: rol 1 goedkeuren), ongeacht of zij aan het document zijn toegewezen.
Kan de taak aftekenen (x)	Groepsleden kunnen alle werkdocumenten als voltooid aftekenen op basis van de geselecteerde rol. Let op de beperking van dit recht in combinatie met het recht Document aftekenen zonder dat u aan het document bent toegewezen .
De aftekeningsdatum kan worden gewijzigd	Groepsleden kunnen de mogelijkheid om aftekeningsdata te wijzigen beperken. Om het wijzigen van aftekeningsdata te beperken, moet de functie ‘Beveiliging’ zijn ingeschakeld.
Iedereen moet kunnen goedkeuren	Groepsleden kunnen een rol voor een andere gebruiker goedkeuren door de initialen van die gebruiker in te voeren in Documenteigenschappen \| Rollen.
Mijlpalen verwijderen	Groepsleden kunnen een mijlpaal verwijderen via Document \| Eigenschappen \| Geschiedenis. Om een mijlpaal te verwijderen, moet de groep zowel de rechten Documenteigenschappen wijzigen zonder aan het document te zijn toegewezen als Mijlpalen verwijderen hebben geselecteerd.
Sta goedkeuringen toe die in strijd zijn met de rolvereisten	Groepsleden kunnen documenten goedkeuren, zelfs als de vereiste rollen nog niet zijn ingevuld. You can change role dependency under Tools \| Options \| Roles.
Kan filters voor gedeelde documenten aanpassen	Groepsleden kunnen wijzigingen aanbrengen in documentfilters op het tabblad Gedeeld van de Filterbeheerder.
Documenten uit de Prullenbak verwijderen / Documenten definitief verwijderen	Groepsleden kunnen documenten waaraan zij zijn toegewezen definitief verwijderen uit de prullenbak.

Hulpmiddelen

Commando	Beschrijving
Bestand herstellen	Groepsleden kunnen gegevens in het klantendossier opnieuw berekenen, indexeren, nummeren en publiceren via Extra \| Dossier herstellen.
Diagnostiek	Groepsleden kunnen in Tools \| Diagnosticstests uitvoeren op het klantdossier om onvolledige programmaonderdelen of gevallen van tegenstrijdige informatie in klantdossiers op te sporen.
Hulptoepassingen	Groepsleden kunnen een externe toepassing registreren in Working Papers of de eigenschappen van een bestaande hulptoepassing aanpassen om extern aangemaakte documenten toe te voegen aan het Working Papers-bestand.
Lettertype-instellingen	Groepsleden kunnen de lettertype-instellingen voor specifieke programmaonderdelen en voor automatisch gegenereerde documenten aanpassen.
Analytisch overzicht	Groepsleden kunnen criteria invoeren voor het uitvoeren van een analytische beoordeling.
Aanpassen	Groepsleden kunnen de gebruikersinterface (menu’s, tabbladen, werkbalken en de statusbalk) aanpassen.
Onderhoud - Ongedaan maken van aanmelding/uitchecken	Groepsleden kunnen het uitloggen of uitchecken van een document ongedaan maken.
Onderhoud - Mijlpalen verwijderen	Groepsleden kunnen mijlpalen in het klantendossier verwijderen.
Onderhoud - Gesynchroniseerde kopieën verwijderen	Groepsleden kunnen gesynchroniseerde kopieën van het clientbestand verwijderen.

Hulpmiddelen: Opties

Commando	Beschrijving
Functies	Groepsleden kunnen standaardinstellingen vastleggen voor de rollen die gebruikers van een klantendossier vervullen.
Document	Groepsleden kunnen standaardvoorkeuren instellen voor afdrukken van alle automatische documenten die door Working Papers worden aangemaakt.
Lijsten: Tijdschriften	Groepsleden kunnen voorkeuren instellen en bewerken voor de boekingsjournaals die in het hele klantdossier worden gebruikt.
Lijsten: Belastingcodes	Groepsleden kunnen voorkeuren instellen en wijzigen voor de belastingcodes die in het hele klantendossier worden gebruikt.
Lijsten: Eenheden	Groepslid kunnen de instellingen voor de maateenheden die in het hele klantendossier worden gebruikt, aanpassen.
Lijsten: Aangepaste saldi	Groepsleden kunnen aangepaste posten in de proefbalans aanmaken.
Talen / Valuta	Groepsleden kunnen de talen en valuta’s voor account-, kaart-, groeps- en documentbeschrijvingen instellen en hier tussen schakelen.
Geavanceerd	Groepsleden kunnen voorkeuren instellen voor geavanceerde functies.
Indeling	Groepsleden kunnen de opmaaksjabloon voor het klantdossier instellen.

Toegangsniveaus voor CaseView

Geef het toegangsniveau voor CaseView voor de huidige groep op. Uw toegangsniveau bepaalt welke wijzigingen u in CaseView-documenten kunt aanbrengen.

Opmerking: In CaseView kunt u de toegangsniveaus voor verschillende functies instellen door te klikken op Documentinstellingen | Documentbeveiliging.

Optie	Beschrijving
CaseView-toegangsniveau 1-10	Als u de bewerkingsmodus gebruikt, biedt toegangsniveau 10 de meeste rechten, terwijl toegangsniveau 1 de minste rechten biedt. Als u niet in de bewerkingsmodus werkt, bieden de toegangsniveaus 1 tot en met 10 dezelfde rechten. Het standaardtoegangsniveau is 3.
Geen toegangsrechten	Als een groep geen toegangsrechten heeft, kunnen gebruikers geen wijzigingen aanbrengen in CaseView-documenten.
Standaardtekst	Stelt de namen van de toegangsniveaus terug naar de standaardnamen (CaseView-toegangsniveau 1-10).
Definitie van de formulering	Klik hier om de tekst voor de toegangsniveaus van CaseView in te stellen.
Standaard	Klik hier om terug te keren naar het standaardtoegangsniveau van 3 in CaseView.

Leden

Geef aan welke gebruikers u in de groep wilt opnemen. Gebruik Alles selecteren om alle gebruikers toe te voegen, of Alles deselecteren om alle gebruikers uit de groep te verwijderen.