Voer een opschoning uit

Zorg ervoor dat gevoelige informatie wordt verwijderd en houd uw dossier overzichtelijk door een opruimactie uit te voeren.

Door een opschoning uit te voeren, kunt u de volgende gegevens uit het bestand verwijderen:

• Documenten en bijbehorende issues (die niet zijn ingesteld op bewaren bij opschoning)
• Geschiedenis en mijlpalen
• Alle kwesties die niet aan documenten zijn gekoppeld
• Alle tijdelijke (.tmp) of back-upbestanden (.bak)

U dient vóór de jaarafsluiting een opschoning uit te voeren om ervoor te zorgen dat het bestand voor het volgende jaar alleen de benodigde informatie bevat.

Vereisten:

• Als het bestand beveiligdis, moet u beschikken over het Opschonen groepsrecht.

Om een opdracht op te schonen:

1. Open in Working Papers het bestand dat u wilt opschonen.
2. Klik in het lint op Betrokkenheid | Opschonen. De wizard voor het opschonen van transacties wordt weergegeven.
3. Selecteer op het welkomstscherm de items die u wilt behouden. Houd er rekening mee dat geschiedenis en mijlpalen die zijn gemarkeerd met behouden bij opschoning behouden blijven, zelfs als deze optie niet is geselecteerd. Klik op Volgende.
4. Er verschijnt een overzicht van de items die moeten worden verwijderd. Klik op Voltooien.
5. Er verschijnt een bevestigingsvenster waarin wordt aangegeven dat verwijderde items niet meer kunnen worden hersteld en niet worden meegenomen wanneer u het bestand doorvoert. Klik op Ja om de opschoning uit te voeren.

De items die niet zijn geselecteerd om te behouden, worden uit het bestand verwijderd. U kunt nu de jaarafsluiting uitvoeren.

Behouden bij opschonen

U kunt in het deelvenster Documentbeheer of Problemen instellen welke items u wilt behouden tijdens het opschonen van een opdracht.

Om documenten of kwesties bij het opschonen te behouden:

1. Klik in het deelvenster Documentbeheer of Problemen met de rechtermuisknop op de kolomkop en klik op Weergeven | Bij opschonen behouden.
2. De kolom ‘Behouden bij opschonen’ wordt weergegeven. Selecteer de items die u wilt behouden.

De geselecteerde documenten en kwesties blijven behouden wanneer u een opdrachtopruiming uitvoert.

U kunt documenten en zaken ook afzonderlijk markeren voor bewaaring.

Om bepaalde documenten of uitgaven bij het opschonen te behouden:

1. Selecteer in het deelvenster Documentbeheer of Problemen het item dat u wilt behouden.
2. Klik in het lint op Document | Eigenschappen.
3. Selecteer Behouden bij opschonen. Klik op OK.

Het document of de kwestie blijft behouden wanneer er een opschoning van de opdracht wordt uitgevoerd.

Filter op opschoningsstatus

Als u alle documenten in een dossier wilt bekijken die na het opschonen van een opdracht worden bewaard of verwijderd, kunt u een filter toepassen in de Document Manager.

Om documenten met de instelling ‘Behouden bij opschoning’ te bekijken:

• Klik in het lint op Weergave | Filteren op | Bewaard bij opschoning.

De documenten die moeten worden bewaard, worden weergegeven.

Om de optie 'Verwijderen bij opschonen' in documenten te bekijken:

• Klik in het lint op Weergave | Filteren op | Verwijderd tijdens opschoning.

De te verwijderen documenten worden weergegeven.