Procéder à la réception et à la poursuite des travaux

La plupart des tâches liées à la mission chez PEG ReviewComp sont réalisées à l'aide de listes de contrôle. Pour effectuer les procédures d'acceptation ou de prolongation, remplissez la liste de contrôle Planning Optimiser .

L' Optimiseur de planification se compose d'une série de questions destinées à déterminer la portée et la nature de votre mission. Il comprend également un onglet Instructions qui décrit l'objet et le champ d'application du document au regard des normes réglementaires.

Au fur et à mesure que vous fournissez vos réponses, de nouveaux documents sont ajoutés au dossier. Une fois que vous aurez répondu à la dernière question, la section Étape suivante s'affichera, accompagnée d'un lien vers le document que vous devrez remplir ensuite.

Par exemple, si vous avez indiqué que :

• Le type de mission est une révision,
• Ce n'est pas leur première année d'activité et
• Vous avez bel et bien réalisé leur mission l'année dernière,

Les documents suivants sont alors disponibles sur la page Documents pour validation ou prolongation par le client :

• 1-20 Mission en cours - Prolongation, une liste de contrôle permettant de vérifier que votre cabinet est prêt et apte à mener à bien les travaux liés à cette mission.

• 1-50 Lettre de mission de révision, une lettre à remplir et à remettre à votre client pour qu'il la signe.

• 1-55 Demandes des clients - Lettre de mission, où votre client téléchargera sa copie signée de la lettre de mission.

Veuillez noter que :

• Si vous travaillez sur une mission de compilation et que vous souhaitez appliquer les normes 4200 relatives à la compilation, veillez à répondre Oui à la question Souhaitez-vous inclure les nouvelles normes 4200 du CSRS ? Pour en savoir plus, consultez Mettre en œuvre les normes de compilation 4200.

• La question « Sélectionnez les groupes de mise en correspondance ci-dessous qui s'appliquent à votre mission » vous invite à sélectionner les groupes de mise en correspondance applicables à votre mission. Par exemple, si vous sélectionnez Agriculture, seuls les regroupements de comptes en rapport avec l'agriculture seront disponibles dans la mission, tandis que les autres regroupements seront masqués. Pour en savoir plus, consultez Attribuer des comptes à des groupes dans la page « Données ».

Vous pouvez consulter la liste des documents actuellement associés à cette mission en cliquant sur l'icône du dossier (). Un volet s'ouvre à droite, affichant les documents disponibles regroupés par phase. Vous pouvez également sélectionner un document pour l'ouvrir. Une fois que vous avez ouvert un document, vous pouvez l'épingler pour y accéder rapidement à l'aide de l'icône en forme d'épingle ().

Pour approuver le document Configuration de la mission , sélectionnez Approuver dans le coin supérieur droit du document, puis choisissez le rôle correspondant à votre approbation. Pour en savoir plus, consultez Gérer les documents relatifs à la mission.

Veuillez noter que vous pouvez modifier le processus d'approbation du document et créer des rôles d'approbation personnalisés si nécessaire. Pour en savoir plus, consultez Définir les rôles d'approbation et Configurer les schémas d'approbation.

Pour en savoir plus sur les documents de liste de contrôle, consultez Ajouter une liste de contrôle.

Informer la personne chargée de la révision du document

Pour informer le collaborateur chargé de la révision que le document d'acceptation de la mission est prêt à être examiné, créez une tâche et attribuez-la-lui.

Pour signaler une tâche :

1. Une fois le document ouvert, sélectionnez l'icône Tâches ().

2. Veuillez saisir un message à l'attention du membre du personnel.

   Conseil : Vous pouvez également mentionner un membre en saisissant (@) suivi du nom du membre. S'ils ont accès au document, leur nom apparaît dans la boîte de dialogue Liste rapide .

3. Sélectionnez leur nom pour les mentionner dans la description de la tâche.

4. Choisissez le type de tâche, puis sélectionnez Créer la tâche.

5. La tâche apparaît dans le document. Elle s'affiche également sur la page « Tâches » ou sur la page Documents .

Une fois que tous les intervenants ont approuvé un document, une coche verte s'affiche à côté de celui-ci () sur la page Documents . L'indicateur de progression de la phase de planification est également mis à jour.

Veuillez examiner et modifier la lettre de mission

Le projet de votre lettre de mission est généré automatiquement à partir de vos réponses dans l'outil « Planning Optimiser », ainsi que du profil Cloud de votre cabinet.

Des notes et des informations d'orientation sont disponibles dans la lettre, dans la section signalée par une icône en forme d'ampoule (). Cette section est visible par défaut, mais elle n'apparaît pas lorsque vous imprimez la lettre. Vous pouvez masquer cette section en sélectionnant Plus d'actions () | Conseils | Désactivé ou Plus d'actions () | Conseils | Réduit.

Pour modifier le contenu de la lettre, sélectionnez Modifier (). Pour plus de détails, veuillez consulter la rubrique Modifier la lettre de mission .

Une fois que vous êtes satisfait du contenu de la lettre de mission, sélectionnez Approuver pour procéder à l'approbation correspondante. Une fois le contenu relu, vous pouvez en envoyer une copie à votre client.

Veuillez envoyer la lettre de mission aux clients afin qu'ils puissent l'examiner et la signer

Pour obtenir la signature du client, vous pouvez envoyer votre projet directement aux clients à l'aide des documents de demande disponibles dans PEG ReviewComp. Les documents de requête sont destinés à la collaboration avec les clients, notamment :

• Demander des informations aux clients (envoyer des demandes de renseignements).

• Demande de documents (demandez au client de télécharger un ou plusieurs fichiers).

• Envoi des documents au client pour qu'il les signe et les renvoie.

  Remarque : La signature électronique simple est disponible pour certaines requêtes. Les clients peuvent accepter par voie électronique la lettre de mission et les autres documents. Pour en savoir plus, consultez le type de réponse « Signature électronique simple » dans les requêtes.

Une fois que les interlocuteurs des clients se sont connectés à Cloud, ils peuvent répondre directement aux demandes.

Pour envoyer la lettre de mission à vos clients :

1. Veuillez ouvrir le document 1-55 Demandes des clients - Lettre de mission .

2. Dans le coin supérieur droit du document, sélectionnez ENVOYER.

   La boîte de dialogue « Ouvrir une requête » s'ouvre.

3. Veuillez sélectionner une date d'échéance de la requête.

4. Veuillez indiquer les contacts affectés à cette mission (ou attribuez-la simplement à tous les contacts associés à l'entité)

5. Veuillez saisir un message électronique approprié.

6. Sélectionnez OK.

   Les contacts reçoivent un e-mail contenant votre message ainsi qu'un lien vers la page dédiée, où ils peuvent télécharger une version PDF de la lettre, la signer et envoyer la copie signée.

Pour en savoir plus sur le processus de collaboration entre le personnel et les interlocuteurs, consultez Collaboration entre le personnel et les interlocuteurs (demandes de renseignements) dans PEG ReviewComp.