Gestionar grupos

Los grupos le permiten organizar su equipo de forma lógica y aplicar la configuración de los usuarios de acuerdo con esa organización. Antes de poder gestionar sus grupos, debe activar la protección en un archivo.

Crear un grupo

Cree grupos para organizar a sus usuarios y asignarles derechos y niveles de acceso.

Para crear un grupo:

En la cinta, haga clic en Herramientas | Protección | Configuración de protección.
En el cuadro de diálogo Usuarios y grupos , debajo de Grupos disponibles, haga clic en Añadir | Nuevo....
En el cuadro de diálogo Configuración del grupo , en la pestaña Grupo , rellene todos los campos. Si procede, rellene los campos correspondientes a las tarifas.
- Tarifa estándar: La tarifa que se cobra al cliente.
- Tarifa del plan: La tarifa basada en el riesgo de auditoría.
En las pestañas Derechos y Vista de casos , asigne los derechos y los niveles de acceso que correspondan al grupo. Consulte Propiedades del grupo para ver los ajustes disponibles.
En la pestaña Miembros , asigne usuarios al grupo. Haga clic en Aceptar.

Nota: Posteriormente, puede asignar usuarios al nuevo grupo desde el cuadro de diálogo Usuarios y grupos .

El grupo se crea en el archivo. Puede modificar el grupo desde el cuadro de diálogo Usuarios y grupos seleccionando el grupo y haciendo clic en Propiedades.

Importar un grupo

Los grupos son específicos del archivo en el que se crearon. Si ha creado un grupo en un archivo anterior de Working Papers y desea reutilizarlo en su archivo actual, puede importarlo.

Para importar un grupo:

En la cinta, haga clic en Herramientas | Protección | Configuración de protección.
En el cuadro de diálogo Usuarios y grupos , debajo de Grupos disponibles, haga clic en Añadir | Desde un archivo del cliente....
En el cuadro de diálogo Importar grupos , introduzca la ruta del archivo de origeno haga clic en Examinar para buscar el archivo.
Seleccione el grupo o grupos que desee importar desde el archivo. Haga clic en Aceptar.

El grupo se importa al archivo. Puede asignar usuarios al grupo desde el cuadro de diálogo Usuarios y grupos .

Propiedades del grupo

Puede personalizar las propiedades de cada grupo, incluidos los derechos y los niveles de acceso, para permitir o restringir determinadas acciones en un archivo. Por ejemplo, puede permitir determinadas acciones de gestión en un grupo de directivos y, a continuación, restringir esas mismas acciones en un grupo de empleados.

Para modificar las propiedades de un grupo, haga clic en Herramientas | Protección | Configuración de protección, seleccione un grupo y haga clic en Propiedades.

Grupo

Indique la información general del grupo.

Comando	Descripción
Nombre del grupo	Introduzca un nombre para el grupo. Este cuadro será de solo lectura si se modifica un grupo existente.
Descripción del grupo	Introduzca una descripción para el grupo.
Tarifa estándar	Introduzca la tarifa que se cobra al cliente.
Tarifa del plan	Introduzca la tarifa que se cobra al cliente.

Derechos

Especifique qué derechos tienen los miembros del grupo seleccionado.

Protección

Comando	Descripción
Establecer propiedades de usuario	Los miembros del grupo pueden modificar las propiedades de los usuarios o eliminar la lista de usuarios, incluida la información de los mismos.
Establecer propiedades del grupo	Los miembros del grupo pueden crear, modificar o eliminar grupos de usuarios. Este permiso también permite a los miembros añadir y eliminargrupos globalesdel expediente del encargo.
Permitir la asignación de usuarios a cualquier grupo	Los miembros del grupo tienen permiso para asignar personal a un grupo de usuarios específico del expediente del cliente.
Permitir la asignación de usuarios a sus propios grupos	Los miembros del grupo solo pueden añadir usuarios al grupo si la persona que realiza la asignación es miembro de dicho grupo. Por ejemplo, en una empresa en la que los grupos disponibles son MGR y STAF: John Smith pertenece únicamente al grupo STAF y actualmente ha iniciado sesión con ese grupo. Jane Doe no pertenece a ningún grupo. John Smith puede asignar a Jane Doe al grupo STAF, pero no puede asignarla al grupo MGR. Notas: Cuando un usuario que ha iniciado sesión y dispone de este derecho accede al cuadro de diálogo «Usuarios y grupos», los botones de flecha solo se activan si el usuario que ha iniciado sesión selecciona un grupo del que sea miembro. Cuando un usuario que ha iniciado sesión y cuenta con este derecho seleccionado crea un grupo, dicho usuario nunca podrá asignar personal al nuevo grupo. Si el grupo también tiene el derecho «Establecer propiedades de usuario», dicho derecho tiene prioridad sobre este.
Activar la protección	Los miembros del grupo pueden hacer cumplir las medidas de protección.
Desactivar la protección	Los miembros del grupo pueden desactivar la protección.
Permitir la copia de la configuración de seguridad	Los miembros del grupo que también dispongan de derechos para copiar componentes pueden copiar la configuración de seguridad al copiar componentes. Si esta opción no está activada en el archivo de destino, los miembros de este grupo no podrán copiar la configuración de seguridad al copiar una plantilla.
Establecer contraseña de usuario	Los miembros del grupo pueden cambiar la contraseña de cualquier usuario.
Crear nuevo usuario	Los miembros del grupo pueden añadir usuarios.

Archivo

Comando	Descripción
Copiar componentes	Los miembros del grupo pueden crear un nuevo archivo o modificar uno ya existente utilizando elementos de una plantilla o de cualquier otro archivo de Working Papers.
Importar	Los miembros del grupo pueden importar datos desde el menú Archivo \| Importar .
Exportar	Los miembros del grupo pueden exportar datos desde el menú Archivo \| Exportar .
Imprimir por lotes	Los miembros del grupo pueden imprimir varios documentos de trabajo y «CaseView» de una sola vez desde el menúArchivo \| Imprimir por lotes.
Bloquear archivo de cliente	Los miembros del grupo pueden bloquear un expediente de cliente.
Desbloquear el archivo del cliente	Los miembros del grupo pueden desbloquear un archivo de cliente bloqueado.
Acceder al archivo de cliente bloqueado	Los miembros del grupo pueden abrir y modificar un archivo de cliente bloqueado.
Modificar incidencias creadas por otros usuarios	Los miembros del grupo pueden editar incidencias que hayan sido aprobadas por usuarios distintos al que las creó.
Cerrar el caso sin que se le haya asignado a nadie	Los miembros del grupo pueden cerrar incidencias aunque no se les haya asignado ninguna.
Modificar tipos de incidencias	Los miembros del grupo pueden modificar los tipos de incidencias. Si se desactiva esta opción, los miembros no tendrán permisos para añadir o eliminar tipos de incidencias en Personalizar tipos de incidencias.
Abrir el archivo del cliente directamente	Los miembros del grupo pueden abrir un expediente de cliente sin necesidad de cerrar la sesión del expediente ni de crear una copia sincronizada.
Aplicar las actualizaciones de la plantilla	Los miembros del grupo pueden actualizar el contenido de los expedientes de los clientes en función de las modificaciones realizadas en las plantillas base. Para obtener más información, consulte Versiones de la plantilla. Nota: Los documentos de trabajo no comprobarán si hay actualizaciones en plantillas comprimidas o sin convertir.
Publicar archivo del cliente / Reemplazar copia del servidor	Los miembros del grupo pueden publicar o sustituir archivos principales en un entorno SmartSync Server o en la nube. Debe tener activada la función «Protección» para controlar quién tiene derechos para actualizar los archivos principales a través de SmartSync Server.
Cambiar el nombre del archivo	Los miembros del grupo puedencambiar el nombrede los archivos de Working Papers.

Compromiso

Comando	Descripción
Modificar las propiedades de la interacción	Los miembros del grupo pueden modificar lasPropiedades del encargo.
Consolidar	Los miembros del grupo pueden fusionar dos o más expedientes de clientes en el expediente de cliente activo.
Cierre de ejercicio y traspaso	Los miembros del grupo pueden realizar el cierre del ejercicio en el expediente del cliente.
Marcas de verificación	Los miembros del grupo pueden crear o modificar marcas de referencia.
Limpieza	Los miembros del grupo pueden ejecutar la función Limpiar .
Modificar la configuración del historial	Los miembros del grupo pueden modificar la configuración del historial en la pestañaEncargo \| Historial \| Configuración.
Permitir la firma de archivos firmados por otras personas	Los miembros del grupo pueden registrar archivos que hayan sido retirados por otros usuarios.
Confinamiento	Los miembros del grupo pueden bloquear el archivo enEncargo \| Bloquear.
Desbloquear	Los miembros del grupo pueden desbloquear un archivo bloqueado enEncargo \| Desbloquear.

Cuenta

Comando	Descripción
Asientos de ajuste	Los miembros del grupo pueden introducir asientos de corrección.
Permitir la eliminación de asientos de corrección	Los miembros del grupo pueden eliminar los asientos de corrección.
Otras entradas del diario	Los miembros del grupo pueden introducir asientos contables.
Balance de comprobación provisional	Los miembros del grupo pueden acceder al balance de comprobación provisional. Si se desactiva esta opción, los miembros de este grupo no podrán: Asignar agrupaciones a los números de cuenta Introduzca los tipos de cambio y los códigos fiscales
Permitir el acceso al cuadro de diálogo «Asignar asignación»	Los miembros del grupo pueden acceder al cuadro de diálogo «Asignar números de asignación». Para permitir que los miembros del grupo modifiquen cualquiera de las propiedades del número de mapa o asignen cuentas a dicho número, concédales derechos de asignación.
Cartografía	Los miembros del grupo pueden consultar la sección «Exploración de mapas» enEncargo \| Mapas.
Configurar grupos	Los miembros del grupo pueden acceder a la pantalla Configuración de agrupaciones desde el balance de comprobación de trabajo.

Cuadro de diálogo de la cuenta/Examinar

Comando	Descripción
Permitir la introducción de números de cuenta	Los miembros del grupo pueden crear nuevos números de cuenta.
Permitir la eliminación de números de cuenta	Los miembros del grupo pueden eliminar números de cuenta Nota: Solo se pueden eliminar los números de cuenta con saldo cero.
Permitir el cambio de números de cuenta	Los miembros del grupo pueden modificar los números de cuenta existentes en el área Balance de comprobación provisional \| Cuenta .
Permitir la visualización de las propiedades del número de cuenta	Los miembros del grupo pueden consultar las propiedades asignadas a las cuentas en el área Balance de comprobación provisional \| Cuenta .
Permitir el bloqueo y desbloqueo de cuentas	Los miembros del grupo pueden bloquear o desbloquear cuentas.

Balance de comprobación

Comando	Descripción
Cuenta	Los miembros del grupo pueden configurar el plan de cuentas e introducir los saldos iniciales, los saldos anteriores y los saldos presupuestarios.
Informe	Los miembros del grupo pueden dar formato a los borradores de los estados financieros y otros informes de Working Papers para cualquier cuenta del plan contable.
Flujo de caja	Los miembros del grupo pueden publicar los saldos del estado de flujo de efectivo.
Agrupaciones	Los miembros del grupo pueden asignar agrupaciones al plan de cuentas.
Impuestos	Los miembros del grupo pueden asignar códigos fiscales al plan de cuentas para exportarlos a un programa de gestión fiscal.
Mercado de divisas	Los miembros del grupo pueden especificar los tipos de cambio para cada cuenta en el plan de cuentas.
Indicadores de rendimiento	Los miembros del grupo pueden crear y editar cuentas para los indicadores de rendimiento.
Cuentas separadas	Los miembros del grupo pueden crear nuevas cuentas dividiendo una cuenta existente y editar las cuentas resultantes de la división. Consejo: En el caso de las cuentas divididas, estas heredan automáticamente las propiedades de la cuenta principal. Por ejemplo, una cuenta derivada hereda los tipos de cambio de su cuenta principal para los cálculos y saldos en moneda extranjera. No obstante, estas propiedades pueden modificarse una vez creada la división. De hecho, las subcuentas pueden incluso tener asignadas sus propias cuentas secundarias y pueden configurarse para que funcionen de forma diferente a su cuenta principal.
Configuración del informe	Los miembros del grupo pueden seleccionar las cuentas que se utilizarán al generar los estados financieros de Working Papers enCuenta \| Balance de comprobación provisional \| Configuración. Los miembros también pueden indicar otras empresas o divisiones.

Cartografía

Nota: Para realizar tareas de asignación también se requieren derechos de cuenta.

Comando	Descripción
Permitir la modificación de las asignaciones	Los miembros del grupo pueden asignar cuentas a números de mapa y de grupo. Nota: Esta opción no permite a los miembros modificar ninguna de las propiedades del número de mapa. Consulte el comando «Permitir cambio de números de mapa».
Permitir la introducción de números de mapa	Los miembros del grupo pueden crear nuevos números de mapa.
Permitir la eliminación de números de mapa	Los miembros del grupo pueden eliminar números de mapa.
Permitir el cambio de los números de mapa	Los miembros del grupo pueden modificar los números de mapa existentes. Nota: Estos miembros también pueden ver las propiedades de los números de asignación en el cuadro de diálogo «Asignar números de asignación», pero no en el explorador de asignaciones. Consulte el comando «Permitir ver las propiedades de los números de mapa».
Permitir la visualización de las propiedades de los números de mapa	Los miembros del grupo pueden ver y modificar las propiedades de los números de asignación en el explorador de asignaciones, pero no en el cuadro de diálogo «Asignar números de asignación». Véase «Permitir el cambio de números de mapa» más arriba.

Documentos

Comando	Descripción
Establecer la asignación de documentos	Los miembros del grupo pueden asignar documentos del Gestor de documentos a otros miembros del grupo.
Añadir un nuevo documento	Los miembros del grupo pueden crear documentos en el Gestor de documentos.
Abrir el documento sin que se le haya asignado a nadie	Los miembros del grupo pueden abrir documentos sin que se les haya asignado dicho documento. Para realizar una revisión analítica, los usuarios deben estar asignados al documento o pertenecer a un grupo al que se le haya asignado este derecho.
Eliminar el documento sin estar asignado a él	Los miembros del grupo pueden mover documentos a la Papelera de reciclaje sin que se les haya asignado ningún documento, pero no pueden eliminar definitivamente los documentos de la Papelera de reciclaje. Nota: Para eliminar documentos de forma definitiva, se requiere el derecho Eliminar documentos de la Papelera de reciclaje / Eliminar documentos de forma definitiva .
Modificar las propiedades de un documento sin estar asignado a él	Los miembros del grupo pueden modificar las propiedades de los documentos (formatos, ajustes o características como el intervalo de fechas o los filtros) sin estar asignados al documento.
Firmar un documento sin estar asignado a él	Los miembros del grupo pueden aprobar documentos sin que se les haya asignado dicho documento. Los usuarios pueden dar el visto bueno a funciones en función de la configuración de seguridad específica (por ejemplo, pueden dar el visto bueno a la función 1), independientemente de si están asignados al documento o no.
Puede dar por concluida la tarea (x)	Los miembros del grupo pueden dar por finalizados todos los documentos de trabajo en función del rol seleccionado. Tenga en cuenta la limitación de este derecho en relación con el derecho Firmar un documento sin estar asignado a él .
Se puede modificar la fecha de aprobación	Los miembros del grupo pueden restringir la posibilidad de modificar las fechas de aprobación. Para restringir la posibilidad de modificar las fechas de aprobación, debe tener activada la función «Protección».
Permitir que cualquiera dé el visto bueno	Los miembros del grupo pueden asignar una función a otro usuario utilizando las iniciales de este en Propiedades del documento \| Funciones.
Eliminar hitos	Los miembros del grupo pueden eliminar un hito en Documento \| Propiedades \| Historial. Para eliminar un hito, el grupo debe tener seleccionados los derechos Modificar propiedades del documento sin estar asignado al documento y Eliminar hitos .
Permitir la aprobación de roles que incumplan los requisitos de dichos roles	Los miembros del grupo pueden aprobar documentos aunque aún no se hayan completado las funciones requeridas. Puede modificar la dependencia de los roles en Herramientas \| Opciones \| Roles.
Puede modificar los filtros de los documentos compartidos	Los miembros del grupo pueden modificar los filtros de documentos en la pestaña Compartido del Administrador de filtros.
Eliminar documentos de la Papelera de reciclaje / Eliminar documentos de forma definitiva	Los miembros del grupo pueden eliminar definitivamente de la Papelera de reciclaje los documentos que tengan asignados.

Herramientas

Comando	Descripción
Reparar archivo	Los miembros del grupo pueden volver a calcular, reindexar, renumerar y volver a publicar los datos del archivo del cliente en Herramientas \| Reparar archivo.
Diagnóstico	Los miembros del grupo pueden realizar pruebas en el expediente del cliente para identificar áreas del programa que estén incompletas o casos de información contradictoria en los expedientes de los clientes en Herramientas \| Diagnóstico.
Aplicaciones auxiliares	Los miembros del grupo pueden registrar una aplicación externa en Working Papers o modificar las propiedades de una aplicación auxiliar existente para añadir documentos creados externamente al archivo de documentos de trabajo.
Configuración de fuentes	Los miembros del grupo pueden modificar la configuración de las fuentes para áreas específicas del programa y para los documentos automáticos.
Revisión analítica del conjunto	Los miembros del grupo pueden introducir criterios para realizar una revisión analítica.
Personalizar	Los miembros del grupo pueden personalizar la interfaz de usuario (menús, pestañas, barras de herramientas y barra de estado).
Mantenimiento - Deshacer registro/Salir	Los miembros del grupo pueden anular el cierre de sesión o la salida de un documento.
Mantenimiento - Eliminar hitos	Los miembros del grupo pueden eliminar hitos en el expediente del cliente.
Mantenimiento: descartar copias sincronizadas	Los miembros del grupo pueden eliminar las copias sincronizadas del archivo del cliente.

Herramientas: Opciones

Comando	Descripción
Funciones	Los miembros del grupo pueden establecer valores predeterminados para las funciones que desempeñan los usuarios de un archivo de cliente.
Documento	Los miembros del grupo pueden establecer preferencias predeterminadas para la impresión de todos los documentos automáticos creados por Working Papers.
Listas: Revistas	Los miembros del grupo pueden configurar y modificar las preferencias de los diarios de entrada que se utilizan en todo el expediente del cliente.
Listas: Códigos fiscales	Los miembros del grupo pueden configurar y modificar las preferencias relativas a los códigos fiscales que se utilizan en todo el expediente del cliente.
Listas: Unidades	Los miembros del grupo pueden editar las preferencias relativas a las unidades de medida utilizadas en todo el expediente del cliente.
Listas: Balanzas personalizadas	Los miembros del grupo pueden crear saldos personalizados en el balance de comprobación.
Idiomas / Moneda	Los miembros del grupo pueden especificar los idiomas y las divisas para las descripciones de cuentas, mapas, grupos y documentos, y cambiar entre ellos.
Avanzado	Los miembros del grupo pueden configurar sus preferencias para las funciones avanzadas.
Diseño	Los miembros del grupo pueden configurar la plantilla de diseño del archivo del cliente.

Niveles de acceso a CaseView

Especifique el nivel de acceso a CaseView para el grupo actual. Su nivel de acceso determina qué modificaciones puede realizar en los documentos de CaseView.

Nota: En CaseView, puede asignar los niveles de acceso para diversas funciones haciendo clic en Configuración del documento | Seguridad del documento.

Opción	Descripción
Nivel de acceso a CaseView: 1-10	Si está utilizando el modo de edición, el nivel de acceso 10 ofrece el mayor número de permisos, mientras que el nivel de acceso 1 ofrece el menor número de permisos. Si no está utilizando el modo de edición, al seleccionar los niveles de acceso del 1 al 10 se otorgan los mismos permisos. El nivel de acceso predeterminado es 3.
Sin derechos de acceso	Si un grupo no tiene derechos de acceso, los usuarios no podrán realizar modificaciones en los documentos de CaseView.
Texto predeterminado	Restablece los nombres de los niveles de acceso a los nombres predeterminados (Niveles de acceso de CaseView 1-10).
Definir la redacción	Haga clic aquí para definir los textos de los niveles de acceso a CaseView.
Por defecto	Haga clic aquí para volver al nivel de acceso predeterminado de CaseView, que es 3.

Miembros

Especifique qué usuarios desea incluir en el grupo. Utilice Seleccionar todo para incluir a todos los usuarios, o Deseleccionar todo para eliminar a todos los usuarios del grupo.