Realice una limpieza

Asegúrese de eliminar la información confidencial y mantenga el orden de su archivo realizando una limpieza del encargo.

Al realizar una limpieza, puede eliminar la siguiente información del archivo:

• Documentos y incidencias adjuntas (que no tengan configurado conservar en la limpieza)
• Historia y hitos
• Todas las cuestiones que no vayan acompañadas de documentos
• Todos los archivos temporales (.tmp) o de copia de seguridad (.bak)

Debería realizar una limpieza antes del cierre del ejercicio para asegurarse de que el archivo del año siguiente solo contenga la información necesaria.

Requisitos previos:

• Si el archivo está protegido, debe disponer del derecho de grupo Limpiar.

Para realizar una limpieza de encargos:

1. En «Working Papers», abra el archivo que desee limpiar.
2. En la cinta, haga clic enEncargo | Limpiar. Aparecerá el Asistente de limpieza de encargos.
3. En la pantalla de bienvenida, seleccione los elementos que desee conservar. Tenga en cuenta que el historial y los hitos marcados con conservar en la limpieza se conservan incluso si no se selecciona esta opción. Haga clic en Siguiente.
4. Aparecerá un resumen de los elementos que se van a eliminar. Haga clic en Finalizar.
5. Aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación para informarle de que los elementos eliminados son irrecuperables y no se incluirán al actualizar el archivo. Haga clic en Sí para realizar la limpieza.

Los elementos que no se han seleccionado para conservar se eliminan del archivo. Ya puede realizar el cierre del ejercicio.

Conservar durante la limpieza

Puede configurar qué elementos desea conservar durante una limpieza de encargos desde el panelGestor de documentosoIncidencias.

Para conservar documentos o elementos durante la limpieza:

1. En el panel «Administrador de documentos» o «Incidencias», haga clic con el botón derecho del ratón en el encabezado de la columna y seleccione Mostrar | Conservar en la limpieza.
2. Aparece la columna «Conservar en la limpieza». Seleccione los elementos que desee conservar.

Los documentos y asuntos seleccionados se conservarán al realizar una limpieza del encargo.

También puede marcar documentos y asuntos para su conservación de forma individual.

Para conservar documentos o números concretos durante la limpieza:

1. En el panel «Administrador de documentos» o «Incidencias», seleccione el elemento que desee conservar.
2. En la cinta, haga clic en Documento | Propiedades.
3. Seleccione Conservar durante la limpieza. Haga clic en Aceptar.

El documento o el asunto se conservarán al realizar una limpieza del encargo.

Filtrar por estado de limpieza

Si desea ver todos los documentos de un expediente que se conservarán o se eliminarán tras una limpieza del encargo, puede aplicar un filtro en el Gestor de documentos.

Para ver los documentos de «Conservar en la limpieza»:

• En la cinta de opciones, haga clic en Ver | Filtrar por | Conservado en la limpieza.

Se muestran los documentos que deben conservarse.

Para ver los documentos de «Eliminar en la limpieza»:

• En la cinta, haga clic en Ver | Filtrar por | Eliminados durante la limpieza.

Se muestran los documentos que se van a eliminar.