Voer de jaarafsluiting uit

Aan het einde van het boekjaar kunt u een jaarafsluiting uitvoeren in uw Working Papers-bestand om de eindsaldi over te dragen naar een nieuw bestand. De eindsaldi van het afgelopen jaar worden de beginsaldi van het nieuwe bestand.

Door de jaarafsluiting uit te voeren, kunt u de volgende gegevens uit het bestand overnemen:

• Documenten en bijbehorende issues (waarvoor de instelling roll forwardis ingesteld)
• Eindsaldi en aangepaste saldi
• Begrotingen en prognoses

Vereisten:

• Als het bestand beveiligdis, moet u beschikken over de Jaarafsluiting en doorrollen groepsrechten.

  Opmerking: Bij beveiligde bestanden worden de toewijzingen van gebruikers en groepen overgedragen naar het bestand voor het volgende jaar.
• U dient vóór de jaarafsluiting een opruiming uit te voeren om ervoor te zorgen dat het bestand voor het volgende jaar alleen de benodigde informatie bevat.
• U moet alle onderliggende kopieën van het bestand synchroniseren en verwijderen voordat u de jaarafsluiting uitvoert.
• Als u van plan bent om een nieuw bestand aan te maken met dezelfde naam als het bestand dat u sluit, zal het nieuwe bestand het gesloten bestand overschrijven. Wij raden u aan om een back-up van het bestand te maken voordat u het sluit.

Om de jaarafsluiting uit te voeren:

1. Open in Working Papers het bestand dat u wilt sluiten.
2. Klik in het lint op Engagement | Jaarafsluiting. Het dialoogvenster „Jaarafsluiting en doorrollen“ wordt weergegeven.
3. Selecteer in de groep Bestand voor volgend jaar de locatie waar u het bestand voor volgend jaar wilt aanmaken en geef het nieuwe bestand vervolgens een naam. Als u hetzelfde bestand of een bestaand bestand wilt openen, klikt u op Bladeren en selecteert u het bestand.
4. Selecteer de relevante overdrachtsopties en de gegevens die u wilt opnemen in het bestand voor het volgende jaar. Klik op OK.

Het bestand wordt gesloten en er wordt een nieuw bestand aangemaakt. In het nieuwe bestand dient u te controleren of de rapportagedata correct zijn bijgewerkt en of het beginsaldo overeenkomt met het eindsaldo van het voorgaande jaar.

Voer een afsluiting voor meerdere boekjaren uit

Als u aan het dossier van het volgende jaar wilt werken, maar het dossier van het voorgaande jaar nog niet volledig is, kunt u een afsluiting voor meerdere jaren uitvoeren. Als u na de eerste jaarafsluiting een afsluiting voor meerdere jaren uitvoert, wordt het saldo van het voorgaande jaar in het klantdossier bijgewerkt.

Om een meerjarige jaarafsluiting uit te voeren:

1. Voer een jaarafsluiting uit op het bestand van het voorgaande jaar om het bestand voor het volgende jaar aan te maken.
2. Zodra het dossier van het voorgaande jaar is afgerond, werkt u het dossier van het volgende jaar bij door opnieuw een jaarafsluiting uit te voeren op het dossier van het voorgaande jaar.
3. Ga in het dialoogvenster „Jaarafsluiting en doorrollen“ naar de groep Te gebruiken bestand voor volgend jaar en klik op Bladeren om het bestand voor het volgende jaar te selecteren.
4. Selecteer de relevante overdrachtsopties en de gegevens die u wilt opnemen in het bestand voor het volgende jaar. Klik op OK.

De wijzigingen die in het bestand van het voorgaande jaar zijn aangebracht, worden overgenomen in het bestand van het volgende jaar.

Voer een bulkjaarafsluiting uit in Tracker

Met Caseware Trackerkunt u voor meerdere Working Papers-bestanden tegelijk een jaarafsluiting uitvoeren. Aan elk bestand kunnen unieke naamgevingsregels, bestandspaden en opties voor de jaarafsluiting en het doorrollen worden toegewezen, zodat u er zeker van kunt zijn dat uw nieuwe bestanden goed zijn voorbereid op het volgende jaar.

Om in Tracker een geautomatiseerde jaarafsluiting uit te voeren:

1. Klik in Tracker op de betreffende weergave om een lijst met de Working Papers-bestanden van uw organisatie weer te geven.
2. Selecteer een bestand, of houd de CTRL -toets op uw toetsenbord ingedrukt en klik op elk van de bestanden waarvoor u de jaarafsluiting wilt uitvoeren.
3. Klik met de rechtermuisknop op een van de geselecteerde bestanden en klik vervolgens op Jaarafsluiting.
4. Het dialoogvenster „Jaarafsluiting“ verschijnt met een lijst van de bestanden die moeten worden afgesloten. Indien nodig kunt u de bestandsnaam en het pad voor elk bestand van het volgende jaar handmatig wijzigen in de kolom ‘Bestand van het volgende jaar’. Houd er rekening mee dat de bestandsnaam geen van de volgende tekens mag bevatten: \, /, :, *, ?, ", <, > of |.

5. Vul de eventuele aanvullende opties in.

   Optie	Beschrijving
   Nieuwe bestandsnaam	Gebruik het klantnummer uit de opdrachtgegevens: Selecteer deze optie om de bestandsnaam voor het volgende jaar automatisch te genereren op basis van het klantnummer in de Opdrachtgegevensvan het bestand. Gebruik de bedrijfsnaam uit de opdrachtgegevens: Selecteer deze optie om de bestandsnaam voor het volgende jaar automatisch te genereren op basis van de naam van de opdracht in de Opdrachtgegevensvan het bestand. De huidige bestandsnaam behouden: Selecteer deze optie om de bestaande bestandsnaam te gebruiken voor het bestand van het volgende jaar.
   Einddatum van het jaar in de bestandsnaam	Voeg het eindjaar toe aan het begin van de bestandsnaam: Selecteer deze optie om de datum van het einde van het jaar toe te voegen aan het begin van de bestandsnaam voor het volgende jaar. Er verschijnt een vervolgkeuzemenu waarin u de gewenste datumnotatie kunt selecteren. Vermeld de einddatum van het jaar niet: Vermeld het jaartal niet in de bestandsnaam van het volgende jaar. Voeg het jaartal toe aan de bestandsnaam: Selecteer deze optie om de datum van het einde van het boekjaar toe te voegen aan het einde van de bestandsnaam voor het volgende jaar. Er verschijnt een vervolgkeuzemenu waarin u de gewenste datumnotatie kunt selecteren.
   Publiceer het bestand voor volgend jaar	Selecteer deze optie om het bestand voor het volgende jaar naar een SmartSync-server te publiceren. Klik op het pictogram Publiceren om de server en de locatie indien nodig opnieuw te configureren.

6. Klik op Start om het proces voor de jaarafsluiting te starten. De status van elk bestand wordt weergegeven in de kolom ‘Resultaat’. Beweeg uw muisaanwijzer over de pictogrammen voor meer informatie.

Elk succesvol dossier wordt gesloten en er wordt een dossier voor het volgende jaar aangemaakt. In de jaarbestanden van het komende jaar dient u te controleren of de rapportagedata correct zijn bijgewerkt en of het beginsaldo overeenkomt met het eindsaldo van het voorgaande jaar.