Intégrer des Working Papers à l'aide de requêtes

Queries est un outil de collaboration qui vous permet de communiquer et de partager des documents avec vos clients au sein d'un environnement unique et sécurisé. Grâce à l'intégration de Queries, vous pouvez facilement gérer le déroulement d'une mission grâce au suivi automatique du statut, glisser-déposer des documents entre Queries et Working Papers, et faire correspondre les demandes des clients au statut de la mission. Veuillez noter que les « Requêtes » peuvent porter un nom différent dans votre région (par exemple, Demandes PBC).

Conditions préalables :

• Votre organisation doit utiliser la version 2019 de Working Papers ou une version ultérieure.

• Votre organisation doit disposer d'une licence pour l'application Queries. Si vous ne disposez pas d'une licence, veuillez contacter votre distributeur local pour plus d'informations.

• Working Papers doit être intégré à un site Cloud.

Recommandations :

• Enregistrez vos fichiers de mission sur le Cloud en les publiant dans une entité du Cloud. Les fichiers publiés sont accessibles depuis n'importe quel endroit où vous pouvez vous connecter à votre compte Cloud et peuvent être immédiatement associés à un fichier « Queries ».

Intégrer un dossier de mission à une entité Cloud

Dans le Cloud, les informations relatives à chaque client — telles que les caractéristiques de la mission, l'adresse et les coordonnées — sont stockées dans une entité qui lui est propre. Lorsque vous intégrez un dossier de mission « Working Papers » à une entité, celui-ci est automatiquement renseigné avec les informations provenant de Cloud.

Pour associer un dossier de mission à une entité Cloud :

1. Dans « Working Papers », ouvrez le dossier de mission que vous souhaitez intégrer à une entité Cloud.

2. Dans le ruban, cliquez sur Mission | Propriétés de mission.

3. Dans l'onglet « Nom/Adresse », cliquez sur le champ Entité cloud . Saisissez le nom de l'entité ou cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Nouveau pour créer une nouvelle entité.

4. Les informations client provenant de l'entité Cloud sont automatiquement renseignées dans les propriétés de la mission. Cliquez sur OK.

Le dossier de mission est intégré à l'entité « Cloud ». Si vous devez modifier les propriétés de la mission, sélectionnez Synchroniser automatiquement les propriétés de la mission avec l'entité Cloud et effectuez vos modifications soit dans la boîte de dialogue, soit dans l'entité Cloud.

Associez la mission à un fichier « Queries »

Une fois votre dossier de mission intégré, vous devrez l'associer à un dossier « Requêtes » (nouveau ou existant) avant d'envoyer des requêtes à vos clients. Vous pouvez créer le lien à partir de la boîte de dialogue « Configuration des requêtes » qui s'affiche automatiquement après l'intégration d'un engagement à une entité. Si vous fermez cette boîte de dialogue, vous pourrez y accéder à nouveau depuis le ruban.

Pour créer un lien vers un fichier « Queries » :

1. Dans le ruban, cliquez sur Cloud. Dans le groupe « Requêtes », cliquez sur Ouvrir.

2. La boîte de dialogue « Configuration des requêtes » s'affiche. Le cas échéant, sélectionnez le produit « Queries » que vous souhaitez utiliser.

3. Sélectionnez Créer un nouveau fichier pour créer un nouveau fichier de requêtes, ou Sélectionner un fichier existant pour choisir un fichier de requêtes existant dans le menu déroulant. Cliquez sur OK.

La mission est associée au fichier « Requêtes » et le volet « Cloud » s'affiche. Veuillez noter que les nouveaux fichiers « Queries » contiennent du contenu par défaut. Nous vous recommandons de remplir le document « Optimizer » afin d'ajouter ou de supprimer du contenu en fonction de la nature de votre mission.

Créer une requête

Une requête est un document intelligent interactif composé des éléments suivants :

• Questions : Les requêtes auxquelles le client doit répondre.

• Séries de questions : Groupes de questions apparentées.

• Types de réponses : La méthode utilisée par le client pour envoyer sa réponse.

• Instructions : Conseils sur la manière dont le client peut répondre à cette demande.

Créez une requête dans votre fichier « Requêtes » afin de demander des informations à votre client.

Pour créer une requête :

1. Dans le fichier « Queries », accédez à la page Documents . Cliquez sur Ajouter | Requête.

2. Sélectionnez un type de requête parmi les modèles disponibles et saisissez un nom pour cette requête.

3. Cliquez sur Créer une requête.

Une nouvelle requête est créée dans le fichier « Requêtes ». Vous pouvez également partager des documents avec votre client en les ajoutant à la requête. Veuillez noter que si vous ajoutez un document automatique à une requête, celui-ci est automatiquement converti au format PDF.

Pour ajouter un document à une requête :

1. Dans « Working Papers », ouvrez le fichier « Queries » et accédez à la requête à laquelle vous souhaitez ajouter le document.

2. Dans le Gestionnaire de documents, sélectionnez le document que vous souhaitez ajouter.

3. Faites glisser le document depuis le Gestionnaire de documents vers la requête.

Le document est ajouté à la requête. Lorsque vous êtes prêt à envoyer la demande à votre client, cliquez sur Envoyer. Une notification est envoyée au client par e-mail, accompagnée d'un lien vers les détails de la requête. Le client peut télécharger ses propres documents et ajouter des commentaires à la demande, si nécessaire.

Effectuer une recherche

Au fur et à mesure que le client répond à vos questions, vous pouvez Accepter ou Refuser ses réponses. Les documents acceptés peuvent être glissés depuis une requête directement dans le gestionnaire de documents de Working Papers. Si vous êtes auteur de contenu, vous pouvez utiliser un identifiant d'auteur pour automatiser ce processus en associant directement le document de requête à un espace réservé dans le Gestionnaire de documents.

Pour associer un document de requête au Gestionnaire de documents :

1. Dans l'application « Queries », ajoutez un identifiant d'auteur au document concerné.

2. Dans Working Papers, créez un document temporaire dans le Gestionnaire de documents.

3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'espace réservé et sélectionnez Propriétés.

4. Dans la boîte de dialogue « Propriétés du document », cliquez sur l'onglet Modèle .

5. Dans le champ « ID de l'auteur des requêtes », saisissez l'ID de l'auteur correspondant figurant dans le fichier des requêtes. Cliquez sur OK.

Le document de requête est associé à l'espace réservé. Lorsque vous recevez une mise à jour du document faisant l'objet de la requête, vous pouvez transférer cette mise à jour vers l'espace réservé en cliquant sur Cloud | Recevoir dans le ruban de Working Papers.

Si le document comporte une signature électronique (signature numérique) (indiquée par une icône d'information bleue ), cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document dans le Gestionnaire de documents et sélectionnez Exporter le journal des signatures pour le télécharger.

Une fois que vous avez accepté toutes les réponses à la requête, vous pouvez terminer la requête en cliquant sur Terminer en haut du volet « Cloud ». Une fois les requêtes traitées, le statut du suivi de la mission dans le Cloud évoluera automatiquement.