Évaluer l'exhaustivité du grand livre général

La fonctionnalité Intégralité dugrand livre assure une validation automatique qui vous aide à identifier rapidement les écarts dans votre balance de vérification ou dans les données du grand livre.

Dans une mission, vous pouvez accéder à l'onglet Exhaustivité dugrand livre depuis la page Données en suivant le chemin suivant :

• Cliquez sur le lien ci-dessous Affecter des comptes dans le volet de navigation.

• Lien dans le groupe Grand livre de l'onglet Ensembles de données

• Lien sur la page « Documents » (qui peut ne pas être disponible dans votre produit)

Cet onglet est toujours disponible, qu'il s'agisse d'une mission portant sur une seule entité ou d'une mission de consolidation. Dans le cadre d'une consolidation, vous pouvez consulter l'état d'achèvement du grand livre pour la société mère et pour les entités consolidées en interne. Si vous travaillez dans le cadre d'une mission de consolidation externe, les liens mentionnés ci-dessus ne sont pas disponibles.

Pour en savoir plus sur les missions consolidées en externe, veuillez vous reporter à la section « Créer une mission consolidée en externe».

Pour en savoir plus sur les missions de consolidation interne, veuillez vous reporter à la section « Créer une mission de consolidation».

Lors de la création initiale d'une mission, la page ne contiendra aucune donnée et l'indiquera clairement.

Une fois les données importées et les comptes affectés, celles-ci s'afficheront dans l'onglet Exhaustivité dugrand livre .

Pour évaluer l'exhaustivité du grand livre :

1. Ajoutez votre balance de vérification dans l'onglet Ensembles de données . Cliquez sur le bouton Configurer pour définir les champs obligatoires. Veillez à additionner les soldes de la période précédente et ceux de la période en cours, et à inclure les soldes nuls. Pour en savoir plus, veuillez vous reporter à la section Comptes introuvables dans la balance de vérification dans la rubrique Exceptions ci-dessous.

• Si vous n'attribuez pas les soldes de la période précédente et de la période en cours, un message d'erreur lié à l'importation des données s'affichera sur la page Intégralité dugrand livre .

• Si vous n'indiquez que l'un ou l'autre des soldes de période, la page vous signalera qu'il manque des données.

2. Sélectionnez l'onglet Affecter des comptes dans le volet de navigation pour affecter des comptes à des groupes financiers s'ils n'ont pas déjà été importés avec la balance de vérification.

   Pour en savoir plus sur l'affectation des comptes, veuillez consulter la section « Affecter des comptes à des groupes».

3. Ajoutez votre grand livre dans l'onglet Ensembles de données . Cliquez sur le bouton Configurer pour définir les champs suivants :

   1. Numéro de compte

   2. Montant

   3. Date de publication

• Si vous n'attribuez pas de colonnes aux trois champs ci-dessus et qu'il s'agit du seul ensemble de données importé, le même message d'erreur lié à l'importation des données s'affiche sur la page Exhaustivité du grand livre général , comme mentionné ci-dessus.

• Si une balance de vérification et un grand livre ont tous deux été importés, mais que le grand livre ne comporte pas l'un des trois champs obligatoires, la colonne Montant total du grand livreaffiche un message indiquant Données manquantes .

Pour en savoir plus sur l'importation de données, consultez la section « Importer et gérer des données».

4. Cliquez sur le lien Exhaustivité du grand livre général dans l'onglet Ensembles de données du volet de navigation pour afficher le tableau, qui présente les informations suivantes :

   • Les comptes sont classés dans les groupes qui leur sont attribués, conformément à la structure de groupe financier par défaut.

   • Solde de chaque compte à la fin dela période précédente . Passez la souris sur la date pour comprendre comment l'écriture de clôture de la période précédente relative aux bénéfices non distribués est prise en compte. Pour plus d'informations, veuillez consulter la section « Incidence de l'écriture de clôture sur les bénéfices non distribués ».

   • Montant total de chaque compte dansle grand livre . Il s'agit du total cumulé de tous les montants relatifs à ce compte figurant dans le grand livre.

   • Solde calculé pourla période en cours de chaque compte. Cette opération additionne les valeurs des deux colonnes précédentes, selon le type de groupe auquel elle est affectée. Veuillez vous reporter à la section Calculs en fonction du type de groupe ci-dessous.

   • Solde de chaque comptepour la période en cours .

   • Différence entre les valeurs des deux colonnes précédentes. Les différences différentes de zéro sont mises en évidence.

   • SOLDE NET pour chaque colonne. Il s'agit du total des soldes des comptes qui ont été affectés à des groupes. Dans une vue non filtrée, si le total n'est pas égal à zéro, cela signifie que le bilan est déséquilibré. Le SOLDE NET sera recalculé si le tableau est filtré pour n'afficher que les différences différentes de zéro.

• Vous pouvez réduire l'ensemble du tableau au niveau du groupe ou l'étendre au niveau du compte.

• Vous pouvez effectuer une recherche à partir du numéro de compte, du nom du compte, du numéro du groupe financier et de son nom.

• Vous pouvez filtrer le tableau afin de n'afficher que les lignes dont la colonne Différence contient des valeurs différentes de zéro. Les totaux par groupe sont également affichés et seront recalculés si vous appliquez un filtre aux différences différentes de zéro. Pour afficher toutes les lignes, décochez la case Afficher uniquement les différences différentes de zéro.

• Le format d'affichage des nombres dans le tableau dépend de vos paramètres de la mission. Si vous décidez de ne pas afficher de décimales et que la différence est inférieure à 0,5, le chiffre sera arrondi à zéro et ne sera pas signalé comme une différence. Si vous souhaitez voir toutes vos différences, augmentez le nombre de décimales affichées.

• Les données non valides ou les exceptions s'affichent sous les données dans la structure de groupe. Veuillez consulter la section Exceptions ci-dessous.

• Si les données changent pendant que vous consultez la page, par exemple si un compte est attribué ou si de nouvelles données ont été importées, un bouton Nouvelles données disponibles s'affiche pour vous permettre de mettre à jour le tableau avec ces nouvelles informations.

Vous pouvez utiliser l'icône Exporter [] pour exporter le tableau au format CSV. Le fichier CSV affichera les valeurs sous forme de tableau plat, de sorte que le numéro et le nom du groupe de niveau le plus bas figurent chacun dans leur propre colonne.

Incidence de l'écriture de clôture sur les bénéfices non distribués

L'incidence du transfert du résultat net de la période précédente vers les bénéfices non distribués apparaîtra dès que vous aurez affecté un compte à un groupe « Bénéfices non distribués » et un autre compte à un groupe « Compte de résultat ». Il en résulte que les soldes des comptes du compte de résultat seront ramenés à zéro, et que le solde du compte « Résultats non distribués » reflétera le solde d'ouverture de la période.

Calcul en fonction du type de groupe

Le calcul sera effectué en fonction du type de groupe auquel le compte est affecté :

Si bilan :

Solde calculé pour la période en cours = Solde de la période précédente + Montant total du grand livre

S'il s'agit du compte de résultat, du résultat net ou du résultat global :

Solde calculé pour la période en cours = Montant total du grand livre

Exceptions

• Comptes non attribués

Les comptes qui n'ont pas été affectés apparaissent dans ce groupe, accompagnés d'un message d'avertissement indiquant que les calculs ne peuvent pas être effectués, car ceux-ci dépendent du type de groupe auquel ils sont affectés. Une fois les comptes affectés, ils quitteront ce groupe pour rejoindre un groupe financier de niveau supérieur.

• Comptes introuvables dans la balance de vérification

Les comptes qui figurent dans le grand livre mais pas dans la balance de vérification apparaîtront dans ce groupe, accompagnés d'un message d'avertissement indiquant que les calculs ne peuvent pas être effectués.

Si le grand livre a été importé mais qu'aucune balance de vérification n'a encore été créée, les comptes apparaîtront dans ce groupe.

Si le total général du compte dans le grand livre est égal à zéro et que vous n'avez pas importé de soldes nuls lors de l'importation de la balance de vérification, les comptes apparaîtront dans ce groupe. Cochez la case « Inclure les comptes à solde nul » lors de la configuration du fichier de balance de vérification au cours du processus d'importation afin d'éviter que ces comptes n'apparaissent dans ce groupe.

• Écritures hors de la période de référence

Si les opérations du grand livre n'ont pas été comptabilisées au cours de la période de reporting de la mission, elles apparaîtront dans ce groupe, accompagnées d'un message d'avertissement indiquant que les calculs ne peuvent pas être effectués. La colonne du fichier du grand livre général associée au champ « Date de comptabilisation » ne comporte pas de date ou contient des dates qui ne relèvent pas de la période de reporting de la mission.

Fiançailles officielles

Lorsque vous verrouillez votre mission, le lien figurant dans le volet de navigation ainsi que dans l'onglet Ensembles de données ne s'affichera plus. Si vous débloquez votre mission, ces liens réapparaîtront. Si vous disposez d'un lien sur la page Documents , celui-ci restera accessible même si la mission est verrouillée.