Cómo afectará probablemente el fin del efectivo a sus clientes empresariales

En la economía actual hay pocas personas que usen efectivo. Según el Banco de la Reserva Federal de San Francisco, solo en el 20 % de las transacciones mensuales de los consumidores interviene dinero efectivo. Este porcentaje muestra una significativa tendencia a la baja. En 2019, el 26 % de los pagos se realizaron en efectivo y, en 2017, la cifra era del 30 %. 

Este rápido descenso coincide con el aumento del uso de débito y crédito, pero también con otras opciones que no implican efectivo, tales como las carteras móviles y las criptomonedas. 

¿Qué significa este cambio para las empresas y para las firman de contabilidad con las que trabajan? A corto plazo, las empresas deben adoptar medidas para facilitar los pagos electrónicos con terminales de punto de venta y servicios de procesamiento más nuevos. Aunque algunas firmas, sobre todo las más pequeñas, puedan ver estas actualizaciones tecnológicas como un reto costoso, la inversión puede traer ventajas significativas a operaciones de todos los tamaños.

La tecnología de cadena de bloques, que crea registros públicos para facilitar transacciones y hacer seguimiento de activos como las criptomonedas, fomentará que las economías se alejen aún más del efectivo. Aunque las criptomonedas sean en ocasiones volátiles, los sistemas de cadena de bloques también pueden usarse para procesar pagos y registrar transacciones, lo que puede resultar atractivo en términos de pagos, mantenimiento de registros y contabilidad. 

A continuación, analizamos las ventajas y desventajas de los pagos sin efectivo y cómo las empresas y los contables pueden prepararse para un futuro sin papel moneda.  

Reducción de costes operativos   

Los pagos de efectivo no implican ninguna comisión de transacción, pero hay costes asociados con la gestión del papel moneda. 

En primer lugar, una empresa necesita asegurar efectivo de manera física. En los Estados Unidos, cada año, las empresas minoristas pierden en torno a 40.000 millones de dólares en efectivo por robo. Tienen que luchar contra este peligro realizando viajes diarios al banco para depositar efectivo o contratar un coche blindado y servicio de mensajería armado para llevarlo. Otros gastos pueden incluir cajas registradoras y sistemas de seguridad mejorados.

El efectivo hay que contarlo y las cantidades deben verificarse manualmente, lo que lleva horas a los empleados y puede añadir costes a la contabilidad. Además, puede perder dinero por errores al manejar el efectivo o si un empleado comete fraude al, por ejemplo, hacer que la caja registradora refleje menos dinero y quedándose él ese extra. Estas son, después del robo, las dos áreas de pérdida más habituales para los minoristas. 

Por último, las empresas pequeñas pueden perder ingresos si confían demasiado en el efectivo. Una encuesta realizada por Finder y Pureprofile indicaba que 11,8 millones de consumidores dejaría de comprar en empresas que no ofreciesen opciones de pago sin efectivo. 

Más comodidad para los consumidores  

Las compras sin efectivo pueden acortar la distancia entre las tiendas físicas y el comercio electrónico. Los consumidores pueden buscar productos y realizar compras desde el teléfono y después usar los mismos métodos de pago cuando compran en una tienda. Esto también les permite comparar precios en línea y en la tienda física, y realizar sus decisiones de compra conforme a ello. 

Los datos respaldan este cambio. Actualmente, el comercio electrónico supone el 14,3 % de todas las ventas minoristas. Hace una década, la compra en línea solo representaba un 6 % de la cuota de mercado. Los minoristas pueden aprovechar esta tendencia para rediseñar sus sitios web, lanzar una versión de aplicación de la tienda en línea y aumentar las opciones de pago sin efectivo, tanto para las compras físicas como para las realizadas por Internet. 

La tendencia de comprar en línea también conviene a las empresas al permitir gestionar el marketing y la relación con los clientes de forma más sencilla. Las empresas pueden llevar un registro de las compras realizadas en línea, las comprobaciones de precios y las búsquedas que realizan los compradores para proporcionarles contenido de marketing muy personalizado.  

Comisiones de tarjetas de crédito y débito   

Uno de los mayores problemas con el que tienen que lidiar las empresas cuando pasan a la opción sin efectivo es la comisión de procesar transacciones de tarjetas de crédito y débito. Dichas comisiones pueden ser diferentes según distintas variables, como el tipo de tarjeta, la categoría de compra o el tipo de sector. 

Hay dos componentes en la comisión de una tarjeta de crédito. Las tasas de intercambio de las que se encarga el emisor de la tarjeta, que suele ser un banco o una empresa de servicios financieros; y también hay una tasa de evaluación más pequeña de la que se encarga la red de pago (como, por ejemplo, Visa, Mastercard, American Express o Discover). Asimismo, los minoristas deben alquilar o comprar equipo de procesamiento de pagos que, en ocasiones, pueden costear a través de una pequeña comisión adicional en cada transacción. 

La comisión puede ser de entre el 1,5 % y el 3,5 % y suele incluir un porcentaje del valor total de la transacción, además de una pequeña comisión fija. Por ejemplo, una transacción podría costar un 3,1 % más una comisión fija de 10 céntimos. Esta comisión fija asegura que los procesadores y redes perciban su comisión incluso por pequeñas compras. 

La principal desventaja de las transacciones sin efectivo es que las empresas están atadas a estas comisiones. Tienen que aceptar el coste extra, buscar formas de reducirlas o ajustar sus precios para trasladar el coste a los consumidores. 

La tecnología de la cadena de bloques puede, en último término, cambiar esta estructura de comisiones porque permite a las personas y negocios interactuar directamente con los pagos anotados en un registro público, en lugar de hacerlo a través de un procesador de pagos, red o emisor de tarjetas. 

Auditoría más precisa 

El cambio a los pagos basados en cadenas de bloques también cambiará la metodología de las auditorías, tanto internas como externas. 

Cada transacción que tiene lugar en la cadena de bloques se registra de forma permanente y, gracias al cifrado, no puede modificarse. La cadena de bloques se está convirtiendo en algo esencial para los auditores internos porque genera un rastro de auditoría instantáneo que nadie puede manipular. Las empresas pueden resolver que sus auditores internos tengan acceso a los datos de la cadena de bloques, de tal forma que obtengan un historial completo de todas las transacciones; de hecho, para algunos, los auditores no pueden permitirse ignorar la cadena de bloques por lo beneficioso que puede llegar a ser.

Por ejemplo, una organización podría dar a la empresa una lista completa de transacciones de cadena de bloques o podría proporcionar a los auditores una herramienta de API para extraer los datos necesarios y plasmarlos en hojas de cálculo o en otros documentos de trabajo que puedan usar durante su proceso de revisión.

Aunque es cierto que la naturaleza permanente y accesible de los datos de cadenas de bloques pueden agilizar las auditorías, los auditores deberán tener en cuenta nuevas consideraciones, por ejemplo, el modo en el que se conecta la cadena de bloques con otras tecnologías que la empresa utilice.  

La transparencia que aporta la cadena de bloques también ayuda a los auditores externos. Con la información al alcance de la mano pueden verificar las transacciones sin tener que pedir a la empresa auditada información adicional, libros contables ni recibos. 

Cómo preparar a una empresa para una economía sin efectivo  

Hay ventajas e inconvenientes a la hora de adoptar opciones de pago sin efectivo o elegir renunciar completamente al papel moneda. Teniendo en cuenta que las tendencias muestran un fuerte crecimiento de los métodos de pago sin efectivo y empresas como IBM, Microsoft o JP Morgan han lanzado soluciones de pago de cadena de bloques, las empresas tendrán finalmente que aceptar una economía sin efectivo. 

Las organizaciones pueden dar pasos específicos para comenzar a prepararse para un futuro sin efectivo.

Priorizar la ciberseguridad 

El auge del comercio electrónico, los pagos sin efectivo y los análisis de datos han coincidido con un aumento de los delitos informáticos. Los hackers han provocado en daños 6 billones de dólares a nivel internacional en 2021 y, entre sus víctimas, se encuentran algunas de las empresas de más alto perfil del mundo. 

Las empresas no solo tienen que asegurarse de que sus sitios web y sistemas de pagos sean seguros, sino que también deben proteger sus datos financieros. La contabilidad corporativa ha cambiado en los últimos 40 años; dado que la información de los clientes y los registros contables se almacenan de forma digital, las empresas deben mejorar sus firewalls, gestionar a los usuarios y garantizar acceso seguro a las bases de datos. 

Una estrategia integral de ciberseguridad puede ayudar a mantener la seguridad necesaria para los datos financieros y los sistemas de pago. Esto incluye formar a los empleados para que sigan las mejores prácticas en términos de ciberseguridad y usen nueva tecnología para limitar y controlar el acceso. 

Permitir diferentes opciones de pago   

Existe un gran número de opciones de pago sin efectivo. Los terminales de punto de venta y los procesadores de pago en línea permiten a las empresas aceptar tarjetas de crédito y débito de algunas o todas las redes principales. No obstante, los clientes también pueden esperar tener disponibles otras opciones. 

La popularidad de las carteras móviles no hace más que crecer. Para 2025, el 43,7 % de los estadounidenses realizará al menos una compra mediante apps como Apple Pay o Google Pay. Estos métodos exigen procesamiento de pagos con capacidades de comunicación de campo cercano (NFC). Los pagos de criptomonedas, por su parte, pueden necesitar un lector de códigos QR o una dirección de cartera de criptomonedas. 

Lo último que una empresa quiere es perder clientes por no tener un método de pago disponible que les preste servicio. 

Implementar control remoto de flujo de efectivo

Las transacciones que no implican efectivo son más fáciles de rastrear. Con el sistema de contabilidad y software adecuados, las empresas pueden controlar el flujo de efectivo y rellenar informes financieros de forma automática. Este proceso digitalizado de contabilidad de documentos de trabajo resulta útil porque permite hacer un seguimiento del flujo de caja y otra información financiera con regularidad, en lugar de esperar a los informes trimestrales o anuales. 

Los contables y auditores también pueden sacar ventaja a este conveniente flujo de trabajo al usar un software de documentos de trabajo. Por ejemplo, los auditores internos pueden usar datos digitales de pago para rellenar los documentos de trabajo que usarán para realizar sus auditorías.
El software basado en la nube hace posible esta configuración remota. Los contables, ejecutivos y auditores pueden acceder a los datos financieros de forma remota sin tener que estar en las mismas áreas.