Een bestand vergrendelen

Nadat u de jaarrekening hebt gepubliceerd, kunt u een Working Papers-bestand vergrendelen. U kunt ervoor kiezen om het bestand onmiddellijk te vergrendelen, of aangeven hoeveel dagen na de publicatiedatum van het rapport het bestand moet worden vergrendeld. In beide gevallen wordt er op het moment van de vergrendeling een mijlpaal aangemaakt.

Vereisten:

• Als het bestand beveiligdis, moet u beschikken over het Lock Down groepsrecht.
• Als u een SmartSync-hoofdbestand vergrendelt, moet u het eerst terugzetten naar een niet-gesynchroniseerde status.
• Als u een SmartSync Server-bestand vergrendelt, moet dit via een synchronisatiekopie gebeuren. U wordt gevraagd om de synchronisatiekopieën te verwijderen als onderdeel van het proces, waarna de vergrendeling zoals gewoonlijk wordt uitgevoerd.
• Als u na het vergrendelen documenten aan het dossier wilt toevoegen zonder een toelichting te geven, moet u eerst een aangepaste map instellen. Zie voor meer informatie Documenten toevoegen na vergrendeling.

Om documenten te selecteren die u wilt vergrendelen:

1. Open in Working Papers het bestand dat u wilt vergrendelen.
2. Klik in de Documentbeheerder met de rechtermuisknop op de kolomkop en klik vervolgens op Weergeven | Vergrendelen.
3. Selecteer in de kolom ‘Vergrendelen’ de documenten die u wilt vergrendelen en deselecteer de documenten die u wilt uitsluiten.

Uw documenten zijn klaar om te worden vergrendeld. Documenten die u niet hebt geselecteerd, blijven na de vergrendeling ontgrendeld en toegankelijk.

Een Working Papers-bestand vergrendelen:

1. Open in Working Papers het bestand dat u wilt vergrendelen.
2. Klik in het lint op Betrokkenheid | Vergrendelen.
3. Klik in het lint Betrokkenheid op Vergrendelen. De Lockdown Wizard wordt weergegeven.
4. Kies op het welkomstscherm of u het bestand onmiddellijk wilt vergrendelen, of stel een datum in waarop het bestand moet worden vergrendeld op basis van de jurisdictievan het bedrijf. U kunt ook de optie selecteren om het bestand na voltooiing van de vergrendeling op alleen-lezen te zetten. Klik op Volgende.
5. Op het scherm ‘Overwegingen bij het vergrendelen’ kunt u eventuele aanvullende taken uitvoeren die worden aanbevolen voordat het bestand wordt vergrendeld, zoals het opschonen van het bestand en de jaarafsluiting. Selecteer de taken die u wilt uitvoeren en klik vervolgens op Volgende.
6. Als u een geconsolideerd bestand vergrendelt, verschijnt het scherm ‘Vergrendelingscontext’. Selecteer de entiteit en de periode waarvoor u het bestand wilt vergrendelen. Klik op Volgende.
7. Als het bestand beveiligdis, verschijnt het scherm ‘Beveiligingswachtwoord’. Voer indien nodig een vergrendelingswachtwoord in. Dit wachtwoord voorkomt dat onbevoegde gebruikers het bestand kunnen ontgrendelen. Klik op Volgende.
8. Er wordt een overzicht van de uit te voeren taken weergegeven. Klik op Voltooienom door te gaan.
9. Als u vóór het vergrendelen extra taken hebt geselecteerd, worden de bijbehorende dialoogvensters weergegeven. Voer deze stappen uit om de vergrendeling in te stellen.

Het bestand en de geselecteerde documenten worden vergrendeld. Als u ervoor hebt gekozen om het bestand na een bepaalde datum te vergrendelen, kunt u het bestand en de documenten tot die datum blijven bewerken. Na de opleveringsdatum dient u de bestanden definitief te vergrendelen.

Als u het bestand zo hebt ingesteld dat het op een latere datum wordt vergrendeld, kunt u de vergrendelingsparameters vóór de vergrendeling aanpassen via Engagement | Vergrendelen. Als er een vergrendelingswachtwoord is ingesteld, moet u dit invoeren om wijzigingen aan te brengen.

Toepasselijk rechtsgebied

Als u ervoor kiest om het bestand na een bepaalde datum te vergrendelen, wordt de definitieve vergrendelingsdatum automatisch berekend op basis van de rechtsgebied van het bedrijf.