Documenten toevoegen na het afsluiten

U kunt documenten toevoegen aan een dossier dat al is vergrendeld, of aan een dossier dat na de voltooiingsdatum van het document wordt vergrendeld.

• Wanneer u een nieuw document toevoegt aan een vergrendeld bestand, wordt u gevraagd om de reden voor deze toevoeging op te geven. Nadat u het document hebt toegevoegd, kunt u door Vergrendelen te selecteren in de eigenschappen van het document het document onmiddellijk en definitief vergrendelen.
• Wanneer u een nieuw document toevoegt aan een dossier dat is ingesteld om te worden vergrendeld na de voltooiingsdatum van het document, wordt het document automatisch gemarkeerd voor vergrendeling. Als u toegang tot het document nodig hebt nadat het is vergrendeld, kunt u de optie Vergrendelen in de eigenschappen van het document uitschakelen.

Documenten toevoegen zonder toelichting

Als u documenten wilt toevoegen zonder daarbij een toelichting te geven (bijvoorbeeld documenten die geen verband houden met de audit), kunt u vóór de vergrendeling een niet-vergrendelde map aanmaken.

Om documenten zonder toelichting toe te voegen aan een vergrendeld bestand:

1. Open het bestand dat u wilt vergrendelen.
2. Klik in het lint op Start | Map. Het dialoogvenster „Nieuwe map“ wordt weergegeven.
3. Voer een naam in voor de map.
4. Selecteer Geen toelichting vereist bij het toevoegen van documenten na vergrendeling.
5. Zorg ervoor dat Vergrendelen niet is geselecteerd.
6. Pas de overige map-eigenschappen naar wens aan en klik vervolgens op OK.

De aangepaste map wordt aan het bestand toegevoegd. Nadat u het bestand hebt vergrendeld, kunt u documenten aan de map toevoegen zonder dat u daarvoor een toelichting hoeft te geven.