Realizar el cierre del ejercicio

Al final del ejercicio fiscal, puede realizar el cierre de fin de año en su archivo de «Working Papers» para trasladar los saldos de cierre a un nuevo archivo. Los saldos de cierre del año se convierten en los saldos del año anterior en el nuevo archivo.

Al realizar el cierre del ejercicio, podrá transferir la siguiente información del archivo:

• Documentos y incidencias adjuntas (que tienen configurada la opción transferir)
• Saldos de cierre y saldos personalizados
• Presupuestos y previsiones

Requisitos previos:

• Si el archivo está protegido, debe disponer del derecho de grupo Modificar incidencias creadas por otros usuarios.

  Nota: Los archivos protegidos transferirán las asignaciones de usuarios y grupos al archivo del año siguiente.
• Debería realizar una limpieza antes del cierre del ejercicio para asegurarse de que el archivo del año siguiente solo contenga la información necesaria.
• Debe sincronizar y eliminar todas las copias secundarias del archivo antes de realizar el cierre del ejercicio.
• Si tiene intención de crear un archivo con el mismo nombre que el archivo que está cerrando, el nuevo archivo sobrescribirá el archivo cerrado. Le recomendamos que haga una copia de seguridad del archivo antes de cerrarlo.

Para realizar el cierre del ejercicio:

1. En «Working Papers», abra el archivo que desee cerrar.
2. En la cinta, haga clic en Encargo | Cierre de fin de año. Aparece el cuadro de diálogo «Cierre de fin de año y traspaso».
3. En el grupo Archivo que se utilizará el próximo año , seleccione la ubicación en la que desea crear el archivo del próximo año y, a continuación, asigne un nombre al nuevo archivo. Si va a abrir el mismo archivo o uno ya existente, haga clic en Examinar y seleccione el archivo.
4. Seleccione las opciones de traspaso pertinentes y el contenido que desee incluir en el archivo del año siguiente. Haga clic en Aceptar.

El archivo se cierra y se crea uno nuevo. En el nuevo archivo, debe comprobar que las fechas de los informes se hayan incrementado correctamente y que el saldo inicial coincida con el saldo final del ejercicio anterior.

Realizar un cierre contable de varios ejercicios

Si desea trabajar con el archivo del próximo año, pero el del año anterior aún no está completo, puede realizar un cierre de ejercicio de varios años. Si se realiza un cierre de ejercicio múltiple tras el cierre de ejercicio inicial, se actualizará el saldo del año anterior en el expediente del cliente.

Para realizar un cierre de ejercicio de varios años:

1. Realice el cierre del ejercicio en el archivo del año anterior para crear el archivo del año siguiente.
2. Una vez completado el archivo del año anterior, actualice el archivo del año siguiente realizando de nuevo el cierre del ejercicio en el archivo del año anterior.
3. En el cuadro de diálogo «Cierre de ejercicio y traspaso», en el grupo Archivo que se utilizará para el próximo año , haga clic en Examinar para seleccionar el archivo del próximo año.
4. Seleccione las opciones de traspaso pertinentes y el contenido que desee incluir en el archivo del año siguiente. Haga clic en Aceptar.

Los cambios realizados en el archivo del año anterior se transfieren al archivo del año siguiente.

Realizar un cierre de ejercicio masivo en Tracker

Puede realizar un cierre de ejercicio masivo en varios archivos de documentos de trabajo utilizandoCaseware Tracker. A cada archivo se le pueden asignar convenciones de nomenclatura únicas, rutas de archivo y opciones de cierre de ejercicio y traspaso, de modo que pueda asegurarse de que sus nuevos archivos estén debidamente preparados para el próximo año.

Para realizar un cierre de ejercicio masivo en Tracker:

1. En Tracker, haga clic en la vistacorrespondientepara mostrar una lista de los archivos de Working Papers de su organización.
2. Seleccione un archivo, o mantenga pulsada la tecla CTRL del teclado y haga clic en cada uno de los archivos en los que desee realizar el cierre del ejercicio.
3. Haga clic con el botón derecho del ratón en uno de los archivos seleccionados y, a continuación, haga clic en Cierre de fin de año.
4. Aparece el cuadro de diálogo «Cierre de fin de año» con una lista de los archivos que se van a cerrar. Si es necesario, puede modificar manualmente el nombre y la ruta del archivo para cada archivo del año siguiente en la columna «Archivo del año siguiente». Tenga en cuenta que el nombre del archivo no puede contener los caracteres \, /, :, *, ?, ", <, > ni |.

5. Rellene las opciones adicionales según sea necesario.

   Opción	Descripción
   Nuevo nombre de archivo	Utilice el número de cliente que figura en las propiedades del encargo: Seleccione esta opción para generar automáticamente el nombre del archivo del año siguiente basándose en el número de cliente que figura en la secciónPropiedades del encargodel archivo. Utilice el nombre operativo que figura en las propiedades del encargo: Seleccione esta opción para generar automáticamente el nombre del archivo del año siguiente basándose en el nombre operativo que figura en lasPropiedades del encargodel archivo. Mantenga el nombre actual del archivo: Seleccione esta opción para utilizar el nombre del archivo actual para el archivo del próximo año.
   Fecha de fin de año en el nombre del archivo	Añada la fecha de cierre del ejercicio al principio del nombre del archivo: Seleccione esta opción para añadir la fecha de cierre del ejercicio al principio del nombre del archivo del año siguiente. Aparecerá un menú desplegable en el que podrá especificar el formato de fecha que desea utilizar. No incluya la fecha de cierre del ejercicio: No incluya la fecha de cierre del ejercicio en el nombre del archivo del año siguiente. Añada la fecha de cierre del ejercicio al nombre del archivo: Seleccione esta opción para añadir la fecha de cierre del ejercicio al final del nombre del archivo del año siguiente. Aparecerá un menú desplegable en el que podrá especificar el formato de fecha que desea utilizar.
   Publique el archivo del año que viene	Seleccione esta opción para publicar el archivo del año siguiente en un servidor SmartSync. Haga clic en el icono Publicar para volver a configurar el servidor y la ubicación, si es necesario.

6. Haga clic en Inicio para iniciar el proceso de cierre del ejercicio. El estado de cada archivo aparecerá en la columna «Resultado». Pase el cursor por encima de los iconos para ver más información.

Cada expediente resuelto se cierra y se crea uno para el año siguiente. En los archivos del próximo ejercicio, debe comprobar que las fechas de cierre se han incrementado correctamente y que el saldo inicial coincide con el saldo final del ejercicio anterior.