Gestionar copias sincronizadas

En un entorno SmartSync, la colaboración es constante y se producen numerosas actualizaciones de archivos al mismo tiempo. Cada copia sincronizada envía y recibe continuamente cambios del archivo principal.

Para gestionar y mantener su jerarquía de sincronización, debe tener en cuenta lo siguiente:

• Asigne el archivo «Working Papers» y sus documentos únicamente a una lista predeterminada de usuarios para reducir el número de copias de sincronización necesarias.
• Asegúrese de que los usuarios nunca copien archivos de SmartSync mediante el Explorador de Windows (copiar y pegar), ya que esto puede atribuir eventos de sincronización al usuario equivocado y provocar una serie de conflictos de sincronización.
• Asigne al personal adecuado para resolver los conflictos con prontitud, a fin de evitar que se prolonguen o se estanquen.
• Elimine las copias de sincronización que ya no utilice cuando haya terminado de usarlas.

Eliminar una copia sincronizada

Una vez que haya terminado de trabajar en una copia de sincronización local del archivo, le recomendamos que lo elimine mediante Working Papers. Al eliminar una copia de sincronización desde la interfaz de Working Papers, todos sus cambios se sincronizan con el archivo principal antes de que la copia de sincronización se elimine correctamente de la jerarquía.

Para eliminar una copia sincronizada:

1. En «Working Papers», abra la copia sincronizada que desee eliminar.
2. En la cinta de opciones, haga clic en SmartSync | Eliminar copia.
3. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Sí.

Se ha eliminado la copia sincronizada. Si desea eliminar automáticamente las copias sincronizadas cada vez que cierre Working Papers, puede hacerlo desdeHerramientas | Opciones | Generalmodificando la opciónEliminar automáticamente la copia local.

Mover una copia sincronizada

Si está organizando sus archivos y necesita trasladar una copia sincronizada de su ubicación original, le conviene tener en cuenta lo siguiente:

• Debe trasladar toda la carpeta de copia de sincronización (la carpeta denominada nombre_del_archivo_del_cliente (Sync)), incluida la carpeta _Sync .
• No copie y pegue la carpeta en una nueva ubicación; muévala para evitar problemas de duplicación durante la sincronización.
• No mueva los archivos originales a menos que se hayan eliminado primero todas las copias sincronizadas.
• No puede mover la copia de sincronización si utiliza una configuración punto a punto.

Una vez que haya trasladado la copia de sincronización, la próxima vez que la abra mientras esté conectado a Internet, se actualizará la jerarquía de sincronización para reflejar la nueva ubicación.

Eliminar copias de sincronización

Cuando sea necesario realizar cambios en un archivo principal de SmartSync, a menudo es necesario sincronizar y eliminar primero todas las copias sincronizadas. En algunas situaciones, como cuando los usuarios están desconectados o se retiran del servicio algunas estaciones de trabajo, las copias sincronizadas pueden perderse o quedar inaccesibles, lo que impide modificar el archivo original. Para evitar este problema, puede descartar estas copias de sincronización inaccesibles. Las copias de sincronización abandonadas ya no podrán sincronizarse con el archivo principal.

Para eliminar las copias sincronizadas:

1. Abra una copia sincronizada que esté vinculada al archivo principal.
2. Realice un bloqueo (Encargo | Bloqueo), una limpieza (Encargo | Limpieza) o un mantenimiento (Herramientas | Mantenimiento) en el archivo.
3. En el asistente, seleccione Abandonar copias sincronizadas pendientes.
4. Siga las instrucciones del asistente.

Las copias de sincronización inaccesibles se descartan. Ahora puede modificar el archivo principal.

Borrar la información de sincronización

Una vez que haya eliminado y descartado todas las copias de sincronización restantes, podrá borrar la información de sincronización del archivo principal. Al borrar la información de sincronización, se elimina la carpeta _Sync y todo su contenido del directorio de documentos de trabajo, con lo que el archivo principal vuelve a un estado no sincronizado.

Devolver un archivo de SmartSync a un estado sin sincronización resulta útil principalmente cuando se realizan cambios en el archivo principal o cuando se facilita el archivo a usuarios que no utilizan SmartSync.

Para borrar la información de sincronización:

1. Abra elarchivo principalen documentos de trabajo.
2. En la cinta de opciones, haga clic en SmartSync | Borrar información.
3. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Sí.

La información de sincronización se borra del archivo principal. El archivo ya no es un archivo SmartSync.