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Importer des données depuis SAP® à l'aide de SmartExporter

Vous pouvez exporter les données de la balance de vérification et du grand livre à partir de SAP® à l'aide de SmartExporter, puis les importer dans votre application Caseware Cloud. Vous devez disposer d'une licence pour SmartExporter. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Distributeurs.

Remarque : Caseware Cloud prend actuellement en charge l'importation de la balance de vérification (fichier « Financial Statements.csv ») et du grand livre (fichier « GL Postings All Items.csv »). Les livres auxiliaires seront pris en charge dans les prochaines versions.

Exportez vos données depuis SmartExporter

Si vous souhaitez importer des données de balance de vérification ou du grand livre dans votre mission depuis SAP® à l'aide de SmartExporter, vous devez d'abord exporter ces données depuis SAP® à l'aide de SmartExporter.

Pour exporter les données de la balance de vérification à partir de SmartExporter :

  1. Sur la page d'accueil de SmartExporter, repérez le menu « Favoris » et sélectionnez Exécuter ou gérer les favoris.

Sélectionnez « Exécuter » ou « Gérer les favoris » dans SmartExplorer.

  1. Double-cliquez sur un modèle pour le sélectionner dans la liste des favoris « Demande de données » préchargés.

Remarque : Si aucune demande de données n'est préchargée, utilisez le bouton Importer

() dans le menu « Favoris » pour importer un modèle de demande de données. Ces modèles vous sont fournis à cette fin.

  1. Dans l'onglet Connexion , cliquez sur le bouton Se connecter maintenant situé en bas de la page pour tester la connexion.

Connectez-vous à SAP via SmartExplorer.

  1. Ignorez l'onglet Sélectionner les tables . Les tableaux suivants sont ajoutés par défaut sur la base du modèle préchargé :

    1. /AUDIC/FAGL_ACCOUNT_ITEMS_ALV

    2. /AUDIC/RFBILA_ALV

    3. AUDIC/RFITEMGL_ALV

  2. Sélectionnez l'onglet Filtres rapides , puis modifiez les données en fonction de vos besoins. Veuillez remplir tous les champs marqués d'un astérisque (*).

    • Code de la société

    • Année de référence

    • Périodes de référence

    • Version des états financiers

    • Statut des postes individuels

    Définissez les limites de téléchargement des tables dans SmartExplorer.

  3. Ignorez l'onglet Champs et filtres . Les zones concernées qui seront extraites de SAP® sont ajoutées par défaut.

  4. Dans l'onglet Joins , pour chacune des tables, indiquez les jointures à inclure dans la demande de données. Les expressions de jointure, les champs et les filtres sont présélectionnés dans le modèle, mais vous pouvez les modifier si nécessaire. Les jointures sélectionnées sont extraites du système SAP lors de la demande de données :

Pour exporter les données de la balance de vérification, vous devez inclure :

  • accountNumber = « RACCT » (numéro de compte),

  • Texte du numéro de compte = « TEXT » (Texte pour le poste du bilan P&L),

  • comparisonPeriodBalance = « COMPVAL » (total de la période de comparaison), et

  • soldeDeLaPériodeDeRapport = « REPVAL » (Total de la période de rapport)

Pour exporter les données du grand livre, vous devez inclure :

  • accountNumber = 'KONTO' (numéro de compte)

  • montant = « WRSHB » (montant dans la devise du document - devise étrangère)

  • itemtext = 'SGTXT' (Texte de l'article)

  • documentNumber = 'BELNR' (numéro d'une pièce comptable)

  • documentType = 'BLART' (Type de document)

  • postingDate = 'BUDAT' (Date de comptabilisation indiquée dans le document)

  • lineNumber = « BUZEI » (numéro de ligne dans la pièce comptable)

  1. Dans l'onglet Options , sélectionnez l'emplacement sur votre ordinateur où vous souhaitez enregistrer vos fichiers. Pour modifier l'emplacement d'enregistrement des fichiers téléchargés, sélectionnez Parcourir.

  2. Dans la section Enregistrer mes tableaux au format suivant, sélectionnez CSV avec en-tête.

Définition du format de données des tableaux exportés au format CSV.

  1. Dans l'onglet Terminer , sélectionnez « Planifier une exécution en mode silencieux ».

Configurez une heure d'exportation des données depuis SAP à l'aide de SmartExplorer.

  1. Sous Lancer la tâche dans le système SAP®, sélectionnez la planification de votre choix pour cette tâche. Si vous souhaitez exécuter la tâche immédiatement, sélectionnez Immédiatement. Sinon, sélectionnez à et indiquez la date et l'heure.

Planifiez l'exportation des données SAP dans SmartExplorer.

  1. Cliquez sur le bouton Placer la demande de données dans la file d'attente .

Une fois la tâche placée dans la file d'attente, la liste des tâches en attente s'affiche en vert.

  1. Fermez la fenêtre en sélectionnant Fermer dans le coin inférieur droit.

Afficher les tâches d'exportation de données en file d'attente dans SmartExplorer.

  1. Sélectionnez Terminer pour enregistrer votre travail.

  2. Pour consulter et télécharger les fichiers enregistrés, rendez-vous dans la vue Accueil et, sous Demandes de données, sélectionnez Gérer l'activité des demandes de données.

Consultez et téléchargez les fichiers d'exportation enregistrés dans SmartExplorer.

  1. Dans la vue « Gérer l'activité de demande de données », sélectionnez Détails pour le fichier que vous souhaitez télécharger.

Sélection des fichiers d'exportation de données à télécharger dans SmartExplorer.

  1. Sélectionnez Télécharger.

Téléchargement des fichiers de données exportés dans SmartExplorer.

  1. Vérifiez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer vos fichiers, puis sélectionnez Lancer le téléchargement. Une fois le téléchargement terminé, sélectionnez Fermer.

Fermez la session dans SmartExplorer.

Importez vos données

Une fois vos données exportées, vous pouvez ensuite les importer dans votre dossier de mission.

Pour importer les données dans votre campagne :

  1. Accédez à la page Données . La page Données s'ouvre sur l'onglet Ensembles de données .

Rechercher le connecteur de données SAP SmartExporter dans l'onglet « Ensembles de données ».

  • Si vous avez déjà importé des données, sélectionnez Ajouter des données.

  • Si votre mission est consolidée et comporte des filiales internes, sélectionnez dans la liste l'entité pour laquelle vous souhaitez importer des données.

  1. Dans la section « IMPORTATION À PARTIR D'UN CONNECTEUR DE DONNÉES », sélectionnez SmartExporter (Exportation depuis SAP®) dans la liste des sources de données.

    Si cette option n'apparaît pas, vous pouvez utiliser le champ de recherche pour la trouver.

  2. À l'étape « Téléchargement » de l'assistant d'importation, sélectionnez ou glissez-déposez les fichiers de données du grand livre et de la balance de vérification que vous avez exportés, puis cliquez sur Suivant.

  3. À l'étape « Configurer les données » de l'assistant d'importation :

  • Période de référence est automatiquement renseignée avec la période de référence des données.

  • Date de début de l'année est automatiquement renseignée avec la date de début des données.

  • Date de fin d'exercice est automatiquement renseignée avec la date de fin des données.

  1. Dans Sélectionner le type de jeu de données, choisissez les types de jeux de données que vous importez.

Remarque : Seuls les ensembles de données relatifs à la balance de vérification et au grand livre sont actuellement disponibles pour l'importation depuis SmartExporter (Exportation depuis SAP®).

  1. Si vous avez sélectionné « Balance de vérification », choisissez Importer les 5 dernières années de balance de vérification pour importer jusqu'à cinq années de données de balance de vérification, si celles-ci sont disponibles dans le fichier que vous avez exporté.

  2. Sélectionnez Suivant.

  3. À l'étape « Confirmation » de l'assistant d'importation, vérifiez les informations, puis sélectionnez « Importer ».
    Pour consulter les données importées, cliquez sur Afficher les données à côté de l'ensemble de données que vous avez importé.

    Une nouvelle page s'affiche, présentant les données.

    Par défaut, toutes les colonnes de votre ensemble de données s'affichent. Cliquez sur Colonnes pour désélectionner celles que vous souhaitez masquer.

    Cliquez sur Filtres pour filtrer les données affichées dans l'ensemble de données.

    Pour plus d'informations, veuillez consulter Consulter les données générales et les données du grand livre auxiliaire du client.

Réimportez la balance de vérification

Une fois l'importation terminée, vous pouvez réimporter les données de la balance de vérification à tout moment ou importer une nouvelle balance de vérification:

Lorsque vous réimportez des données,

  • Les noms et les soldes des comptes seront remplacés par les données réimportées pour les comptes qui existent déjà dans la mission

  • Tous les nouveaux comptes figurant dans les données réimportées et qui n'existent pas encore dans la mission seront ajoutés à celle-ci.

  • Les comptes existant dans la mission qui ne figurent pas dans les données réimportées seront supprimés, sauf si :

    • Le compte existant présente un solde correspondant à une période, un type de solde ou une autre entité qui n'est pas inclus dans les données réimportées. Par exemple, si le compte existant présente un solde de l'année précédente, mais que les données réimportées ne comprennent que les soldes de l'année en cours, le compte existant ne sera pas supprimé.

    • Le compte existant comporte une régularisation, une opération ou une annotation correspondante.

  • Toutes les régularisations, toutes les tâches et toutes les annotations effectuées avant la réimportation seront conservées après la réimportation des données.

Remarque : Si vous réimportez les données à partir d'une autre source (à partir d'un fichier portant un nom différent, par exemple) et que les données existantes contiennent des comptes qui ne figurent pas dans les nouvelles données, le solde de ces comptes existants est remis à 0.
Remarque : Dans les fichiers de la mission créés à partir d'un report, les soldes des comptes des exercices précédents ne sont ni écrasés ni supprimés par les nouvelles données issues de la réimportation.

Pour réimporter la balance de vérification :

  1. Réaffectez les postes de la balance de vérification. Sélectionnez Options () | Réaffecter les champs dans l'onglet Ensembles de données de la page Données.

Sélectionner l'option « Réaffecter les champs » afin de réimporter la balance de vérification.

  1. Dans les menus déroulants, effectuez les modifications nécessaires concernant l'affectation des champs du fichier de données aux champs de Caseware. Sélectionnez Réimporter.

Importer une nouvelle balance de vérification

Dans un dossier pour lequel vous avez déjà importé une balance de vérification, vous pouvez en importer une nouvelle. Supprimez la balance de vérification existante, puis procédez à l'importation de la nouvelle balance de vérification.

Pour importer une nouvelle balance de vérification :

  1. Supprimez la balance de vérification existante. Sélectionnez Options () | Supprimer les données sur la page Ensembles de données .

Suppression d'un ensemble de données de balance de vérification sur la page « Ensembles de données ».

  1. Passez à l'importation de la nouvelle balance de vérification. Dans la section « TÉLÉCHARGEMENT DE FICHIERS DE DONNÉES », sélectionnez ou faites glisser le fichier CSV ou Excel vers la zone de téléchargement de fichiers.