Metadata en dashboards opstellen in Caseware Cloud

Metadata is inmiddels een must! Maakt u hier nog geen gebruik van? In deze blog leg ik u uit hoe metadata van toegevoegde waarde is voor uw praktijk.

Wat is metadata?

Metadata betekent informatie over data. De metadata van deze blog is niet de inhoud zelf, maar wel dat de blog uit 602 woorden bestaat, er 10 alinea’s in zitten, het onderwerp ‘metadata’ is, dat de schrijver Bas Sperling is en dat het geschreven is op 11 oktober 2019.

In uw Caseware dossiers wordt op de achtergrond ook metadata verzameld, zoals het aantal vjp’s wat gemaakt is, het aantal aantekeningen, de dossierstatus, of er documenten ontbreken en nog zo’n 300 andere velden. Deze metadata wordt automatisch verzameld en gesynchroniseerd met Caseware Cloud. De centrale plek van uw praktijk en de plek waar u er fraaie overzichten kunt maken over al uw data.

Standaard dashboards

Een van de dashboards die we binnenkort standaard in Caseware Cloud gaan aanbieden is een overzicht over de status van al uw samensteldossiers.

Vier voordelen van overzichten over uw Caseware opdrachtdossiers:

1. U ziet in het dashboard in één oogopslag bij welke dossiers er nog geen opdrachtbevestiging binnen is of waarvan de publicatiestukken nog niet zijn verstuurd.
2. Vestigingsmanagers kunnen de efficiency van opdrachten bewaken door te monitoren hoeveel werkprogramma’s er zijn aangepast bij niet-materiële posten, dossiers met een lange doorlooptijd of samensteldossiers waarbij meer dan 10 aandachtspunten of vjp’s zijn aangemaakt. Waarschijnlijk is in dit laatste geval de assistent te overijverig bezig, is de uitvoeringsmaterialiteit te laag vastgesteld of was de administratieve dienstverlening niet afgerond voordat met het daadwerkelijke samenstellen was begonnen.
3. Daarnaast kan ook op effectiviteit bewaakt worden door bij controledossiers het aantal gesignaleerde risico’s te volgen en het aantal werkprogramma’s dat niet is aangepast bij materiële posten. Immers als er geen risico’s zijn gesignaleerd of werkprogramma’s zijn aangepast is het dossier niet klant specifiek gemaakt.
4. Ook voor de compliance officer is een dashboard relevant. Bijvoorbeeld een totaaloverzicht op klanten met een hoog risicoprofiel, waarbij ongebruikelijke transacties zijn opgetreden of waar continuïteitsproblemen gesignaleerd zijn in combinatie met de afgegeven controleverklaring.

Meer inzicht in uw financiële data

Naast metadata kan er ook financiële data getoond worden in Caseware Cloud. Denk hierbij aan eigen vermogen, langlopende schulden, bedrijfsresultaat, materialiteitsgegevens, kengetallen etc. Zo kunt u direct alle klanten met een negatief eigen vermogen eruit filteren of alle klanten die een bancaire lening hebben.

Altman Z-score

Een mooi voorbeeld waarop ook gefilterd kan worden is de Altman Z-score. De Altman Z-score is een niet zo bekend kengetal, vooral gebruikt door banken, dat een indicatie aangeeft of een onderneming kans heeft om op korte termijn failliet te gaan. De daadwerkelijke formule zal ik u hier besparen, maar een score van 1,1 of lager wijst erop dat een faillissement waarschijnlijk is, terwijl een score van 2,6 of hoger een indicator kan zijn dat een faillissement niet waarschijnlijk is. Een score tussen deze twee is het grijze gebied. De waarschijnlijkheid van een faillissement is 95% binnen één jaar en 70% binnen twee jaar. Hiermee heeft u direct inzicht in welke ondernemingen bijgestuurd moeten worden of wellicht afgestoten moeten worden.

Metadata en Caseware Cloud

Kortom met de (meta)data binnen Caseware heeft u een krachtig instrument in handen waarmee u overzicht heeft over de voortgang, de kwaliteit en efficiency van uw opdrachten, inzicht heeft in uw risicoklanten en betere adviesmogelijkheden heeft. Bent u nieuwsgierig geworden over de toegevoegde waarde van metadata in Caseware Cloud? Neem dan contact met ons op.