SmartSync: Handleiding voor beginners

Inhoudsopgave

Overzicht
Geef het standaardgedrag voor synchronisatie op
Maak een synchronisatiekopie
Controleer de synchronisatiestatus
Offline werken
Het bovenliggende bestand beheren
Een bovenliggend bestand publiceren
Een bestand back-uppen
Synchronisatiekopieën verwijderen
Synchronisatiegegevens wissen

Overzicht

Het werken aan een opdracht met een team van accountants kan extra planning en voorbereiding vereisen. Bij het opstellen van een proefbalans of het genereren van klantrapporten in samenwerking met anderen kan het van cruciaal belang zijn dat het team op één lijn zit en elkaar direct op de hoogte houdt van eventuele wijzigingen. Dit is nodig om dubbel werk te voorkomen en wachttijden bij het delen van bestanden of documenten te elimineren. SmartSync kan de samenwerking vergemakkelijken door u in realtime op de hoogte te houden van wijzigingen in een projectdossier, terwijl conflicten tussen gebruikers automatisch worden opgelost.

Enkele voordelen van SmartSync zijn onder meer:

Realtime, automatische synchronisatie van wijzigingen in bestanden
Laag bandbreedteverbruik voor synchronisatie (alleen de wijzigingen die u in het bestand aanbrengt, worden gesynchroniseerd, en niet het volledige bestand)
Werk online of offline (wijzigingen worden doorgevoerd zodra u weer verbinding maakt met het netwerk)
Synchronisatie van gegevens in het veld tussen de medewerkers van de opdracht
Toegang tot het volledige dossier zonder dat u zich hoeft af te melden of documenten hoeft uit te checken

Geef het standaardgedrag voor synchronisatie op

U kunt het standaardgedrag voor synchronisatie per document of voor het gehele bestand instellen. Het standaardgedrag bij het synchroniseren is van toepassing op CaseView en externe documenten, zoals Microsoft Word-, Excel- en PDF-bestanden. Voor mappen met grote externe documenten of voor Working Papers-mappen die op een externe locatie staan, raden wij u aan de synchronisatiefrequentie dienovereenkomstig aan te passen om de prestaties te verbeteren.

Automatisch: Het bestand of document wordt automatisch gesynchroniseerd met het bovenliggende bestand en andere gesynchroniseerde kopieën zodra er wijzigingen beschikbaar zijn. Bij elke wijziging in het opgeslagen document wordt een bestandscache aangemaakt. Deze werkwijze wordt aanbevolen voor kleine tot middelgrote bestanden en documenten.
Op aanvraag: Wijzigingen worden lokaal opgeslagen en gezamenlijk gesynchroniseerd wanneer u op Alle documenten synchroniseren klikt in het pictogram Synchronisatiestatus, of wanneer u met de rechtermuisknop op een document klikt en vervolgens op Nu synchroniserenklikt. Dit wordt aanbevolen voor grote bestanden en externe documenten.
Nooit: Het bestand of document wordt niet gesynchroniseerd en wordt buiten beschouwing gelaten wanneer u op Alle documenten synchroniseren klikt via het pictogram Synchronisatiestatus.

Om het standaardgedrag voor de synchronisatie van het bestand in te stellen:

Open in Working Papers het synchronisatiedocument waarin u het standaardgedrag voor synchronisatie wilt instellen.
Klik in het lint op Extra | Opties | Geavanceerd.
Selecteer een optie onder ‘Standaardgedrag voor documentsynchronisatie’. Klik op OK.

Het standaardgedrag voor synchronisatie is voor het bestand ingesteld.

Om het standaard synchronisatiegedrag van een document in te stellen:

Klik in de Documentbeheerder met de rechtermuisknop op het document waarvoor u het standaardgedrag voor synchronisatie wilt instellen en klik op Eigenschappen.
Klik op het tabblad Synchronisatie .
Klik onder 'Synchronisatiegedrag' op het vervolgkeuzemenu Frequentie van documentsynchronisatie en selecteer een optie. Klik op OK.

Het standaardgedrag voor synchronisatie is voor het document vastgelegd.

Opmerking: U kunt in de Documentbeheerder een kolom inschakelen waarin het synchronisatiegedrag voor elk document wordt weergegeven. Klik met de rechtermuisknop op een kolomkop in de Documentbeheerder en klik op Weergeven | Synchronisatiegedrag.

Maak een synchronisatiekopie

Om SmartSync te kunnen gebruiken, moet u een lokale synchronisatiekopie van uw Working Papers-bestand maken. U kunt deze lokaal gesynchroniseerde kopie beschouwen als uw persoonlijke kopie van het bestand. Alle wijzigingen in de synchronisatiekopie worden gesynchroniseerd met het bovenliggende bestand en vervolgens ook met de lokale synchronisatiekopieën van andere gebruikers.

Voordat u een lokale synchronisatiekopie van uw Working Papers-bestand maakt, kunt u het standaardpad opgeven waar het bestand op uw werkstation moet worden opgeslagen.

Om het standaardpad op te geven:

Klik in het lint op Extra | Opties | Standaardpaden.
Klik onder 'SmartSync-pad' op Bladeren.
Ga naar de locatie waar u uw lokale synchronisatiekopieën wilt opslaan. Klik op Map selecteren. Klik op OK.

Het standaardpad voor lokale synchronisatiekopieën is opgegeven. U kunt nu een lokale synchronisatiekopie maken.

Om een lokale synchronisatiekopie te maken:

Klik in het lint op Bestand | Openen | Computer | Bladeren....
Ga naar de locatie van het bestand waarvan u een lokale synchronisatiekopie wilt maken en selecteer het.
Selecteer onder het veld Bestandsnaam de optie Een gesynchroniseerde kopie maken.
Klik op Openen.

De synchronisatiekopie wordt geopend in Working Papers. U vindt de synchronisatiekopie op uw werkstation in de standaardmap.

Opmerkingen:

Aan de naam van de map waarin uw lokale synchronisatiekopie is opgeslagen, wordt automatisch (Sync)toegevoegd. Het bestand ABC Limited maakt bijvoorbeeld een lokale synchronisatiekopie aan in de map ABC Limited (Sync).
U kunt een synchronisatiekopie openen op dezelfde manier als elk standaard Working Papers-bestand. Synchronisatiekopieën worden in het menu Bestand gemarkeerd met een synchronisatiepictogram.
Wanneer u een synchronisatiekopie sluit, moet u doorgaans de externe documenten (zoals Word- of Excel-bestanden) sluiten die in het bestand worden gebruikt.

Controleer de synchronisatiestatus

U kunt de huidige status van een synchronisatiekopie bekijken via het dialoogvenster 'Synchronisatie-eigenschappen' en via het pictogram 'Synchronisatiestatus' in de statusbalk. Elk pictogram staat voor een andere status.

Status	Beschrijving
n.v.t.	Het bestand is een bovenliggend bestand met synchronisatiegegevens.
Uitgeverij	Het bestand wordt gepubliceerd naar een SmartSync-server of de cloud.
Online	De synchronisatiekopie is gekoppeld aan het bovenliggende bestand en synchroniseert actief nieuwe wijzigingen.
Synchroniseren	De synchronisatiekopie is gekoppeld aan het bovenliggende bestand en is momenteel bezig met het synchroniseren van nieuwe wijzigingen van of naar andere synchronisatiekopieën.
Online	De synchronisatiekopie is gekoppeld aan een andere synchronisatiekopie (niet de bovenliggende kopie) en is bezig met het actief synchroniseren van nieuwe wijzigingen.
Synchroniseren	De synchronisatiekopie is gekoppeld aan een andere synchronisatiekopie (niet de bovenliggende kopie) en is momenteel bezig met het synchroniseren van nieuwe wijzigingen van of naar andere synchronisatiekopieën.
Offline	De synchronisatiekopie heeft geen toegang tot het bovenliggende bestand. Wijzigingen in het bestand worden lokaal in de cache opgeslagen totdat er verbinding is gemaakt.

Offline werken

U kunt gewoon doorwerken in uw lokale synchronisatiekopie wanneer u offline bent of geen verbinding kunt maken met de locatie van het bovenliggende bestand. Wanneer u offline werkt, worden uw wijzigingen in de synchronisatiekopie lokaal op uw werkstation opgeslagen en worden deze pas gesynchroniseerd zodra het bestand weer online is of er opnieuw verbinding is gemaakt met het bovenliggende bestand.

Om offline te werken:

Open in Working Papers de synchronisatiekopie waaraan u offline wilt werken.
Klik in het lint op SmartSync | Offline werken.

De synchronisatiekopie gaat over naar de offline-status. Als u geen actieve internetverbinding hebt, schakelt het bestand automatisch over naar de offline-modus.

Wanneer u het bestand weer online zet, worden uw wijzigingen gesynchroniseerd met het hoofdbestand en andere gesynchroniseerde kopieën.

Om online te werken:

Open in Working Papers de offline synchronisatiekopie.
Klik in het lint op SmartSync | Online werken.

De synchronisatiekopie krijgt de status ‘online’. Als u wijzigingen hebt aangebracht in een document dat is gewijzigd terwijl u offline was, moet u mogelijk synchronisatieconflicten oplossen.

Het bovenliggende bestand beheren

Elk bestand in een synchronisatiehiërarchie heeft een map met de naam _Sync waarin wijzigingen tijdelijk worden opgeslagen. Wanneer u het bestand opent, worden deze wijzigingen automatisch toegepast om ervoor te zorgen dat het bestand up-to-date is.

Hoewel u het bovenliggende bestand doorgaans niet hoeft te openen om de laatste wijzigingen toe te passen, zorgt het openen ervan er wel voor dat de wijzigingen worden doorgevoerd in het gedeelde opdrachtbestand, waardoor de totale omvang van de map _Sync kan worden verkleind. Door de map _Sync kleiner te houden, kunt u de prestaties verbeteren doordat er minder netwerkbandbreedte wordt gebruikt.

Zolang u over de benodigde toegangsrechten beschikt om het bovenliggende bestand te openen, kunt u dit net als elk ander Working Papers-bestand openen. Wanneer er een synchronisatiehiërarchie is ingesteld, raden wij u aan om wijzigingen niet rechtstreeks in het bovenliggende bestand zelf aan te brengen, maar in uw lokale synchronisatiekopie.

Een bovenliggend bestand publiceren

U kunt Working Papers-bestanden publiceren naar een SmartSync-server of Caseware Cloud, zodat ze als hoofdbestand in een synchronisatiehiërarchie kunnen worden gebruikt.

Vereisten:

Het bestand met werkdocumenten moet zich in een niet-gesynchroniseerde toestand bevinden voordat het wordt gepubliceerd.
U moet Working Papers integreren met SmartSync Server of Caseware Cloud voordat u publiceert.

Om een bovenliggend bestand te publiceren:

Open in Working Papers het bestand dat u wilt publiceren.
Klik in het lint op SmartSync | Publiceren of Cloud | Publiceren. Het dialoogvenster ‘Publiceren naar server’ wordt weergegeven.
Selecteer de gewenste SmartSync-server of cloudserver in het vervolgkeuzemenu. Selecteer, indien van toepassing, de SmartSync Server-map waarin u het bestand wilt publiceren. Selecteer voor publiceren in de cloud de entiteit waarin u het bestand wilt publiceren. Klik op OK.

Het bovenliggende bestand wordt naar de server geüpload. Als het proces wordt onderbroken, wordt het uploaden automatisch hervat zodra de verbinding weer tot stand is gebracht.

Een bestand back-uppen

U kunt een back-up van uw Working Papers-bestanden maken in de vorm van een gecomprimeerde kopie.

Vereisten:

Als het bestand beveiligdis, moet u beschikken over het recht om het clientbestand rechtstreeks te openen groepsrecht.

Een Working Papers-bestand back-uppen:

Open in Working Papers het bestand waarvan u een back-up wilt maken.
Klik in het lint op Bestand | Back-up maken. Het dialoogvenster Back-up wordt weergegeven.
Voer de locatie in of klik op Bladeren om de locatie te selecteren waar u de back-up wilt opslaan. Het volledige pad, inclusief de bestandsnaam, mag maximaal 260 tekens lang zijn.
Geef aan of u submappen uit de map van het bestand wilt opnemen en, indien van toepassing, of u de map ‘Sync’ wilt opnemen. Door de map ‘Sync’ mee te nemen, blijven de koppelingen tussen het back-upbestand en het oorspronkelijke bestand behouden.

Klik op OK.

Het bestand wordt gecomprimeerd en gekopieerd naar de opgegeven locatie in een map met de naam Back-up van [bestandsnaam] (mm-dd-jjjj hh-mm-ss AM/PM).

Opmerkingen:

De back-up van de map „Sync“ wordt hernoemd naar _Sync_ om ervoor te zorgen dat deze bij het terugzetten niet wordt opgenomen in de bestaande SmartSync-hiërarchie. Om het bestand volledig te herstellen en weer in de synchronisatiehiërarchie op te nemen, wijzigt u de naam van de map in _Sync.
Als u een bovenliggend bestand uit een back-up herstelt, zorg er dan voor dat zowel het bovenliggende als het onderliggende bestand online zijn, zodat eventuele nieuwe gebeurtenissen kunnen worden gesynchroniseerd. Indien mogelijk raden wij u aan om nieuwe kopieën te maken op basis van het herstelde oorspronkelijke bestand.
Wanneer u bestanden opent via Bestand | Openen, zorg er dan voor dat u Een gesynchroniseerde kopie maken uitschakelt om te voorkomen dat er nog een gesynchroniseerde kopie wordt aangemaakt.

Synchronisatiekopieën verwijderen

Wanneer u wijzigingen moet aanbrengen in een SmartSync-bronbestand, moet u vaak eerst alle synchronisatiekopieën synchroniseren en verwijderen. In bepaalde situaties, bijvoorbeeld wanneer gebruikers offline zijn of werkstations buiten gebruik worden gesteld, kunnen synchronisatiekopieën verloren gaan of ontoegankelijk worden, waardoor u het oorspronkelijke bestand niet meer kunt wijzigen. Om dit probleem te omzeilen, kunt u deze ontoegankelijke synchronisatiekopieën verwijderen. Verlaten synchronisatiekopieën kunnen niet langer met het bovenliggende bestand worden gesynchroniseerd.

Om synchronisatiekopieën te verwijderen:

Open een synchronisatiekopie die aan het bovenliggende bestand is gekoppeld.
Voer een vergrendeling (Engagement | Lock Down), opschoning (Engagement | Clean Up) of onderhoud (Tools | Maintenance) uit op het bestand.
Selecteer in de wizard Openstaande gesynchroniseerde kopieën verwijderen.
Volg de stappen van de wizard zoals aangegeven.

De ontoegankelijke synchronisatiekopieën worden verwijderd. U kunt het bovenliggende bestand nu aanpassen.

Opmerkingen:

Wij raden u aan om synchronisatiekopieën te verwijderen voordat u een Working Papers-bestand definitief opslaat.
Als uw organisatie gebruikmaakt van Caseware Tracker, kunt u synchronisatiekopieën verwijderen vanuit de Tracker-interface.

Synchronisatiegegevens wissen

Nadat u alle resterende synchronisatiekopieën hebt verwijderd en opgeheven, kunt u de synchronisatiegegevens uit het bovenliggende bestand wissen. Door de synchronisatiegegevens te wissen, worden de map _Sync en de volledige inhoud daarvan uit de map Working Papers verwijderd, waardoor het bovenliggende bestand weer in een niet-gesynchroniseerde status komt.

Het terugzetten van een SmartSync-bestand naar een niet-gesynchroniseerde status is vooral handig wanneer u wijzigingen aanbrengt in het bovenliggende bestand of wanneer u het bestand beschikbaar stelt aan gebruikers die geen gebruik maken van SmartSync.

Om synchronisatiegegevens te wissen:

Open het bovenliggende bestand in Working Papers.
Klik in het lint op SmartSync | Informatie wissen.
Klik in het bevestigingsvenster op Ja.

De synchronisatiegegevens worden uit het bovenliggende bestand gewist. Het bestand is geen SmartSync-bestand meer.