Risicobibliotheek beheren

Let op: Inhoud in dit onderwerp is bedoeld voor netwerkauteurs.

Introductie

Een risicobibliotheek is een gecentraliseerde verzameling van risico’s en procedures waaruit gebruikers relevante onderdelen kunnen selecteren om in hun opdrachten op te nemen.

In Caseware helpen risicobibliotheken uw organisatie om:

Zorg voor een consistente en doeltreffende risicobeoordeling.
Beperk het dubbele werk tussen teams.
Zorg voor kwaliteit en consistentie binnen uw bedrijven of netwerken.
Zorg ervoor dat de beroepsnormen en het interne beleid worden nageleefd.

Soorten risicobibliotheken

De bibliotheken met wanbetalingsrisico’s worden door Caseware aangemaakt en bijgehouden. Deze worden geleverd via het standaard productsjabloon en vormen de basis voor risico’s en procedures die aan de branchenormen voldoen.

Risicobibliotheken op bedrijfsniveau worden door auteurs binnen de onderneming aangepast en bovenop de standaardrisicobibliotheken geplaatst. Deze zijn in overeenstemming met de normen en werkwijzen die binnen het gehele netwerk gelden.

Wie maakt er gebruik van risicobibliotheken in Caseware?

Risicobibliotheken worden gebruikt door verschillende soorten Caseware-gebruikers, die elk hun eigen rollen en verantwoordelijkheden hebben:

Caseware

Wie zij zijn: Product- en inhoudsspecialisten van Caseware.
Wat zij doen: Stel de standaardrisicobibliotheken op en onderhoud deze; deze vormen de basis voor alle gebruikers.

Sjabloonauteurs organisatie

Wie zij zijn: Gebruikers met bevoegdheden om inhoud op netwerkniveau te beheren (vaak onderdeel van een centraal team of een team op het hoofdkantoor).
Wat zij doen: Risicobibliotheken aanpassen voor alle bedrijven in hun netwerk, waarbij de volgende mogelijkheden zijn inbegrepen:
- Voeg netwerkspecifieke risico’s en procedures toe.
- Wijzig de naam, de beschrijving of de bijbehorende procedures van standaardrisico’s.
- Beperk risico’s die niet relevant zijn voor het netwerk.
- Exporteer de huidige gepubliceerde risicobibliotheek ter beoordeling.
Voor meer informatie over de rol van de bedrijfsauteur kunt u het volgende raadplegen: Aan de slag – auteurs binnen de organisatie.

Projectteams

Wie zij zijn: Medewerkers, leidinggevenden en partners die aan opdrachten voor klanten werken.
Wat zij doen: Gebruik de inhoud van de risicobibliotheek die door Caseware wordt aangeboden en/of door auteurs binnen het netwerk is aangepast, om risicobeoordelingen uit te voeren als onderdeel van hun opdrachtworkflow.

Overzicht van de risicobibliotheek

De risicobibliotheek bestaat uit verschillende onderdelen, die elk bepalen hoe risico’s en procedures binnen opdrachten worden georganiseerd, gecategoriseerd en toegepast.

Bibliotheek voor wanbetalingsrisico’s (Caseware)

De belangrijkste onderdelen van de standaardrisicobibliotheek van Caseware:

Risicogroepen: Groepen van vergelijkbare risico’s, elk met een unieke ID en een beschrijvende naam.
Cycli: Bedrijfsprocessen (bijvoorbeeld Omzet, Voorraad) waaraan risicogroepen zijn gekoppeld.
Gebieden: Onderdelen van de jaarrekening (bijv. kasmiddelen, vorderingen) die aan risico’s en risicogroepen zijn gekoppeld.
Onderdelen: Tags op basis van sector of type opdracht om risico’s af te stemmen op specifieke contexten.
Financiële categorieën: Groeperingen op basis van categorieën in de jaarrekening (activa, passiva, enz.).
Controledoelstellingen: Gestandaardiseerde doelstellingen voor interne controles, gekoppeld aan risico’s en procedures.
Procedures: Audit- of controlemaatregelen die zijn gekoppeld aan risico’s of risicogroepen en die als leidraad dienen voor de risicorespons.
Risico’s: De kernlijst van belangrijke risico’s, elk met gedetailleerde kenmerken.
Beweringen: De controlebevestigingen zijn gekoppeld aan risico’s, gebieden en cycli om te waarborgen dat alle belangrijke doelstellingen op het gebied van financiële verslaglegging worden gedekt.

Risicobibliotheek op bedrijfsniveau (op maat)

Risicobibliotheken op bedrijfsniveau maken gebruik van dezelfde structurele componenten als de standaardbibliotheek, maar bieden auteurs binnen de onderneming de mogelijkheid om deze aan te passen aan de behoeften van hun netwerk:

Nieuwe risico’s: Risico’s die door de bedrijfsauteur zijn gedefinieerd om rekening te houden met netwerkspecifieke kwesties die niet in de standaardbibliotheek zijn opgenomen.
Risico’s op maat: Wijzigingen in bestaande risico’s, zoals bijgewerkte titels, beschrijvingen of kenmerken (bijvoorbeeld relevantie, frauderisico, gerelateerde procedures)
Verzwegen risico’s: Kredietrisico’s worden voor de projectteams verborgen gehouden indien deze niet relevant zijn voor de onderneming.
Nieuwe procedures: Aanvullende controleprocedures die op ondernemingsniveau zijn opgesteld ter ondersteuning van nieuwe of bestaande risico’s.
Procedures op maat: Wijzigingen in de titels of beschrijvingen van procedures die zijn overgenomen uit de standaardbibliotheek.

Deze aangepaste componenten worden geüpload met behulp van het importsjabloon voor ondernemingen en worden bovenop de standaardrisicobibliotheek geplaatst. Raadpleeg het onderstaande gedeelte voor meer informatie over het aanmaken van een aangepaste risicobibliotheek: Stel een op maat gemaakte risicobibliotheek samen.

Hoe aanpassingen worden toegepast

Wanneer een geldig aanpassingsbestand wordt geüpload:

De wijzigingen zijn van toepassing op de onderneming die als auteur optreedt en op alle bedrijven binnen dezelfde onderneming.
Aanpassingen hebben gevolgen voor zowel bestaande als nieuwe opdrachten.
Bedrijven die deze wijzigingen ontvangen, kunnen zich hier niet van afmelden of de risicobibliotheek verder aanpassen.

Tijdens de uploadcontrole controleert het systeem het volgende:

Dubbele verwijzingen naar risico’s/procedures
Conflicterende vermeldingen (bijvoorbeeld: hetzelfde object is gewijzigd en onderdrukt)
Ongeldige verwijzingen (bijvoorbeeld het wijzigen van een risico dat niet bestaat)

Indien alle controles succesvol zijn:

De aanpassing vervangt de bestaande, door EA gedefinieerde versie voor die risicobibliotheek.
Er wordt geen versiegeschiedenis bijgehouden van eerdere uploads.
Ongeldige verwijzingen of conflicterende wijzigingen worden bij het uploaden gemeld via foutmeldingen.

Toegang tot de risicobibliotheken

Als bedrijfsauteur kunt u de risicobibliotheek openen via de instellingen voor sjabloonbeheer:

Uw gebruikers zullen vanuit hun opdrachten toegang krijgen tot de risicobibliotheek via deze twee onderdelen:

De pagina Risico’s en beheersmaatregelen.
Het pictogram Toevoegen ] rechtsboven in het scherm.

De risicobibliotheek openen vanuit een opdracht:

Voor meer informatie over hoe uw gebruikers risico’s uit de bibliotheek aan de gebruikersinterface kunnen toevoegen, raadpleegt u: Voeg een risico toe uit de risicobibliotheek.

Workflows voor auteurs op bedrijfsniveau voor het beheer van risicobibliotheken

Werk de standaardrisicobibliotheek bij

Caseware stelt de risicobibliotheken op die in uw productsjabloon op ondernemingsniveau worden gebruikt, en zorgt voor het onderhoud daarvan. Wanneer er een nieuwe of bijgewerkte risicobibliotheek beschikbaar is, dient u de wijzigingen te accepteren om ervoor te zorgen dat uw product de meest actuele, volgens de branche-standaard vastgestelde risico’s en procedures weerspiegelt.

Indien u de standaardrisicobibliotheek hebt aangepast, dient u deze aanpassingen na het bijwerken van het sjabloon opnieuw toe te passen.

U wordt op de hoogte gesteld van eventuele beschikbare updates via een bericht op de pagina Sjabloon beheren in uw sjablooninstellingen, waarin u wordt gevraagd het sjabloon bij te werken:

Om de standaardrisicobibliotheek bij te werken:

U kunt concepten op uw pagina Sjablonen beheren publiceren of verwijderen.
Klik op Bijwerken om de wijzigingen in de Caseware-sjabloon, inclusief de risicobibliotheken, te accepteren.
Klik op Concept openen’.
Klik op het informatie pictogram [], en klik vervolgens op Instellingen.
Klik op Algemeen, onder Risico’s, en scrol omlaag naar Bibliotheekbeheer.
Klik op het pictogram Kopiëren [] om de ID van de huidige risicobibliotheek te kopiëren:

Ga terug naar de pagina Sjabloon beheren en kies Opslaan als en vervolgens Publiceren als.
Klik op Risicobibliotheek beheren in het gedeelte ‘Risicobibliotheek’ van het menu aan de linkerkant.
Klik op het pictogram Toevoegen [ ] en plak de ID van de risicobibliotheek in het lege veld.
Klik op de knop Toevoegen om te bevestigen:

Stel een op maat gemaakte risicobibliotheek samen

Als bedrijfsauteur kunt u de standaardrisicobibliotheek aanpassen voor uw netwerk van bedrijven.

Importsjabloon voor het aanpassen van de risicobibliotheek:

Caseware biedt u een sjabloon waarmee u nieuwe risico’s en procedures kunt toevoegen, bestaande kunt aanpassen en irrelevante risico’s kunt verbergen op basis van de standaardrisicobibliotheek. Het sjabloon bevat aanwijzingen in de vorm van rode markeringen in de cellen, die u tips geven om u te helpen bij het invullen van elk onderdeel.

Om een aangepaste risicobibliotheek aan te maken:

Open de risicobibliotheek vanuit uw sjablooninstellingen en selecteer de bibliotheek die momenteel in uw huidige sjabloon wordt gebruikt. Raadpleeg het artikel ‘De standaardrisicobibliotheek bijwerken’ om deze bibliotheek te vinden.
Klik op ‘AANPASSINGSSJABLOON DOWNLOADEN’ en vul het sjabloon in overeenkomstig de behoeften van uw onderneming.
- Voor een gedetailleerd overzicht van het importsjabloon voor het aanpassen van de risicobibliotheekverwijzen wij u naar: Overzicht van het aanpasbare sjabloon voor de risicobibliotheek.
- U kunt ook afzonderlijke risico’s via de gebruikersinterface aanpassen. Voor meer informatie over individuele risico’s verwijzen wij u naar: Risico’s aanpassen.

Om gebieden, cycli en componenten in uw aangepaste bibliotheek op te nemen:

Ga naar de pagina voor sjabloonbeheer via het menu Cloud [] .
Klik opInstellingen | <uw productnaam> | Sjabloon beheren.
Klik op Concept openen.
Klik op het informatie pictogram [].
Klik op Instellingen om het dialoogvenster Productinstellingen te openen.
Klik op het betreffende onderdeel (Gebieden, Cycli of Componenten) onder Functies.
Kopieer het ID-nummer van het betreffende item dat u aan uw risicobibliotheek wilt toevoegen
- Voor gebieden en cyclistaat het ID-nummer in de kolom Nummer (voor intern gebruik).
- Bij Componenten wordt het ID-nummer weergegeven wanneer u op de component klikt die u wilt toevoegen.
Plak de ID in de betreffende cel van uw aangepaste sjabloon voor de risicobibliotheek.

Upload de aangepaste risicobibliotheek

Zodra u een aangepaste risicobibliotheek hebt aangemaakt, dient u deze te uploaden naar uw standaardrisicobibliotheek.

Om de aangepaste risicobibliotheek te uploaden:

Klik op Risicobibliotheek beheren in het gedeelte Risicobibliotheek van uw sjablooninstellingen en selecteer de bibliotheek die momenteel in uw sjabloon wordt gebruikt. Raadpleeg het gedeelte „Toegangtot de risicobibliotheken” om deze bibliotheek te vinden.
Klik op AANPASSING UPLOADEN.
Klik op het venster Hier slepen en neerzetten.
Zoek en selecteer de aangepaste risicobibliotheek die u met behulp van het Caseware-sjabloonhebt aangemaakt.

Klik op CREATE om het uploaden te bevestigen.

Uw aanpassingen worden weergegeven onder de standaardrisicobibliotheek. Op deze pagina vindt u tevens de volgende opties:

Download de standaardrisicobibliotheek als een compacte export. Een 'slimme' export is een gegevensexport die uitsluitend de essentiële of minimale benodigde informatie bevat, in plaats van de volledige set gedetailleerde gegevens. Dit omvat doorgaans uitsluitend de belangrijkste identificatiegegevens en kernkenmerken.
U kunt verdere aanpassingenuploaden .
Verwijder alle aanpassingen uit de standaardrisicobibliotheek.

De 'slim'-export:

Nog meer wijzigingen uploaden:

Aanpassingen wissen:

Meertalige mogelijkheden voor de risicobibliotheek

Als bedrijfsauteur kunt u inhoud voor de risicobibliotheek in meerdere talen aanmaken en importeren. U beheert de extra talen via het Excel-bestand voor het importeren van de risicobibliotheek, zodat één enkele bibliotheek kan worden gebruikt door bedrijven die in meer dan één officiële taal actief zijn en door netwerken die inhoud beschikbaar stellen aan aangesloten bedrijven in verschillende landen. Uw gebruikers werken vervolgens met de inhoud van de Risk Library in de taal die zij in hun opdracht hebben geselecteerd.

U kunt inhoud in andere talen opgeven voor de velden van de risicobibliotheek die in het importbestand zijn gedefinieerd.

Talen toevoegen aan een risicobibliotheek

U voegt elke taal toe als extra kolommen in het Excel-bestand voor het importeren van de risicobibliotheek, waarna u de bibliotheek importeert en implementeert. U voegt geen afzonderlijke bladen toe. De kolommen met de extra talen staan naast de bestaande kolommen in dezelfde werkbladen.

Vereisten

Voordat u talen toevoegt, dient u na te gaan hoe u een aangepaste risicobibliotheekkunt aanmaken.

Om talen toe te voegen aan een risicobibliotheek:

Open het Excel-bestand voor het importeren van de risicobibliotheek.
Voeg voor elk veld dat meerdere talen ondersteunt één kolom per taal toe, rechts van de bestaande kolommen.
Voer in elke kolomkop de veldnaam in, gevolgd door de ISO-code van de taal, in de indeling Veldnaam|taalcode – bijvoorbeeld Titel|en voor Engels en Titel|de voor Duits.
1. Voeg dezelfde ISO-code toe aan de koptekst van elke bestaande kolom voor de standaardtaal, zodat elke kolom de bijbehorende taal aangeeft.
2. Controleer of de standaardtaal in het bestand aanwezig is.
Voer de vertaalde tekst in elke kolom voor een extra taal in.
Sla het bestand op.
Importeer het bijgewerkte Excel-bestand in de risicobibliotheek. Het systeem verwerkt alle talen in het bestand.
Implementeer de nieuwe versie van de bibliotheek waarin de extra talen zijn toegevoegd.

Er is nog een taal toegevoegd aan het sjabloon van de Risk Library:

Hoe risico’s zich voordoen tijdens een opdracht

Wanneer een eindgebruiker risico’s uit de risicobibliotheek importeert, komt de inhoud overeen met de taal die voor de opdracht is geselecteerd. Raadpleeg het artikel ‘Inhoud in een andere taal selecteren’ voor meer informatie over het selecteren van de taal van de inhoud.

Indien er geen vertaling beschikbaar is in de Risicobibliotheek, wordt de inhoud weergegeven in de standaardtaal.

De taal van de inhoud selecteren binnen een opdracht:

Risicobibliotheek geïmporteerd met behulp van het Spaans: