Overzicht van sjabloonbeheer voor auteurs binnen de onderneming

Auteurs van bedrijfsoplossingen gebruiken de productsjabloon als uitgangspunt voor een bedrijfssjabloon. De bedrijfssjabloon helpt aangesloten bedrijven om een consistente methodiek te hanteren, terwijl er tegelijkertijd ruimte is voor aanpassingen op bedrijfsniveau.

Enterprise-auteurs beheren sjablonen via de pagina Sjablonen beheren. Op deze pagina worden de live-versie, actieve concepten, voorbeeldversies, versies die nog moeten worden goedgekeurd en beschikbare updates van Caseware weergegeven.

Raadpleeg ‘De bedrijfssjabloon beheren’ voor informatie over het maken, bijwerken en publiceren van sjablonen.

Soorten sjablonen

Het productsjabloon bevat de standaardinhoud voor de app. Caseware stelt de productsjabloon op en werkt deze bij.

De bedrijfssjabloon is gebaseerd op de productsjabloon. De auteurs van Enterprise passen het systeem aan en beheren het voor de aangesloten bedrijven in het netwerk.

Een sjabloon voor eenenterprise-bedrijf is gebaseerd op het enterprise-sjabloon. Auteurs bij Enterprise-bedrijven kunnen het aanpassen aan hun bedrijf.

In de onderstaande tabel worden de relaties tussen deze sjablonen samengevat:

#	Type sjabloon	Beheerd door	Gemaakt op basis van	Wordt gebruikt om te maken
1	productsjabloon	Caseware	de meest recente release van een hoofdversie	sjablonen voor ondernemingen of bedrijven
2	bedrijfssjabloon	bedrijfsauteurs	sjabloon voor producten	sjablonen voor bedrijfsorganisaties
2,1	sjabloon voor een bedrijfsadviesbureau	auteurs van bedrijfsadviesbureaus	bedrijfssjabloon	verplichtingen

Verantwoordelijkheden van auteurs binnen de onderneming

Auteurs van Enterprise:

Pas de bedrijfssjabloon voor het netwerk aan
Beheer sjabloonversies via voorbeeldweergave, goedkeuring en publicatie
Bekijk en installeer updates van Caseware
Zorg ervoor dat de opmaak overeenkomt met de productsjabloon

Workflow voor sjabloonbeheer

De pagina Sjabloon beheren begeleidt een bedrijfssjabloon via vier fasen, van concept tot publicatie: Aanmaken, bewerken, goedkeuren en publiceren.

Aanmaken: Hiermee wordt een nieuw concept aangemaakt op basis van de meest recente live-sjabloonversie.
Bewerking: Hiermee kunt u het concept aanpassen en versies opslaan om een voorbeeld te bekijken. Met een previewversie kunt u testopdrachten aanmaken zonder de live-sjabloon te wijzigen. Als u opslaat in het voorbeeld, wordt er ook een nieuw actief concept aangemaakt, zodat u verder kunt gaan met bewerken.
Afsluiting: Dit begint zodra u op Verzendenklikt om de goedkeuring te bevestigen. De meest recent opgeslagen voorbeeldversie wordt ter beoordeling ingediend en het actieve bewerkingsconcept wordt verwijderd. Indien er nog wijzigingen nodig zijn, zet u de versie dan weer in de bewerkingsmodus en voltooit u de goedkeuring opnieuw.
Publiceren: Hiermee wordt de goedgekeurde versie als nieuwe actieve sjabloon beschikbaar gesteld aan de aangesloten kantoren.

De live-sjabloon blijft ongewijzigd totdat u een goedgekeurde versie publiceert.

Raadpleeg het artikel ‘De bedrijfssjabloon beheren’ voor meer informatie over de procedures voor de workflow van het sjabloonbeheer.

Woordenlijst

De volgende termen worden in de gehele workflow voor sjabloonbeheer gebruikt:

Term	Definities
Liveversie	De meest recente gepubliceerde versie van het bedrijfssjabloon. Dit is de versie die momenteel in gebruik is.
Actief ontwerp	De versie van de bedrijfssjabloon die momenteel wordt bewerkt. Wijzigingen in het actieve concept hebben geen invloed op de liveversie.
Opgeslagen versie	Een versie die is gemaakt op basis van het actieve concept op een bepaald moment in het sjabloonbeheerproces.
Voorbeeldversie	Een opgeslagen versie waarvan u een voorbeeld kunt bekijken voordat deze ter goedkeuring wordt ingediend.
Versie in afwachting van goedkeuring	Een versie die ter beoordeling en goedkeuring is ingediend.
Goedgekeurde versie	Een versie die de goedkeuringsprocedure heeft doorlopen en gereed is voor publicatie.
Gepubliceerde versie	Een versie die is gepubliceerd. De meest recent gepubliceerde versie wordt de liveversie.
Caseware-update	Een update van de door Caseware ter beschikking gestelde bedrijfssjabloon.
Terugzetten	Terugkeren naar een eerder opgeslagen versie, zodat deze als uitgangspunt kan dienen voor verdere wijzigingen aan het sjabloon.

Live- en conceptversies

De live-versie is de meest recente gepubliceerde bedrijfssjabloon die beschikbaar is voor aangesloten bedrijven.

Een nieuw concept gaat uit van de meest recent gepubliceerde versie. Er kan slechts één concept tegelijk actief zijn, en het actieve concept heeft een eigen versienummer.

Terwijl u aan het actieve concept werkt, houdt de pagina Sjabloon beheren een overzicht bij van de opgeslagen versies. Met deze versies kunt u eerder werk bekijken en worden er punten weergegeven die u kunt herstellen als uitgangspunt voor een nieuw concept.

Versienummers worden niet hergebruikt. Wanneer een concept wordt verwijderd, hersteld of bijgewerkt, krijgt het volgende concept het eerstvolgende beschikbare versienummer.

Voor informatie over het aanmaken, opslaan, herstellen, goedkeuren en publiceren van versies raadpleegt u „De bedrijfssjabloon beheren”.

Goedkeuring en toegang

Any user who can access the Settings | Manage Template page can sign off on a draft version.

De toegang wordt beheerd door de rol Beheerder of Beheerder bedrijfsinstellingen op de pagina ‘Entiteitsgegevens’. Er is geen afzonderlijke goedkeuringsmachtiging.

Nieuws van Caseware

Caseware brengt zowel kleine als grote versies van de productsjabloon uit.

Updates van de subversie

Wanneer er een update van de subversie beschikbaar is, wordt op de pagina Sjabloon beheren een updatebericht weergegeven.

Auteurs met een Enterprise-account kunnen:

Voeg de wijzigingen in Caseware samen met het actieve concept.
Vervang het huidige concept door het bijgewerkte productsjabloon.

Door het samenvoegen blijven de wijzigingen van de onderneming behouden en worden de meest recente wijzigingen van Caseware toegevoegd. Als u ‘Vervangen’ kiest, worden de actieve conceptwijzigingen verwijderd en wordt er een nieuw concept gestart op basis van de bijgewerkte productsjabloon.

De live-bedrijfssjabloon wordt pas gewijzigd nadat het bijgewerkte concept de fasen van voorbeeld, goedkeuring en publicatie heeft doorlopen.

Updates van de hoofdversie

Wanneer er een update naar een nieuwe hoofdversie beschikbaar is, kunnen auteurs binnen de organisatie bestaande aanpassingen migreren of een nieuw concept starten zonder eerdere aanpassingen.

Raadpleeg het gedeelte ‘De bedrijfssjabloon beheren’ om een van beide updateworkflows te voltooien.

Interacties na een update van de sjabloonversie

Het publiceren van een nieuwe sjabloonversie heeft geen invloed op bestaande opdrachten.

Lopende opdrachten blijven gebruikmaken van de sjabloonversie op basis waarvan ze zijn aangemaakt, en vergrendelde opdrachten blijven ongewijzigd.

Voor nieuwe opdrachten wordt de meest recente gepubliceerde sjabloonversie gebruikt.

Sjabloonvarianten voor producten op basis van DocuFlex

Sjabloonvarianten zijn beschikbaar voor auteurs binnen de organisatie in ondersteunde apps, nadat deze door de hoofdauteur zijn ingesteld. Er zijn momenteel geen plannen om deze mogelijkheid uit te breiden naar hoofdauteurs of auteurs die namens een bedrijf schrijven.

Neem contact op met uw Caseware-vertegenwoordiger om de beschikbaarheid te controleren of toegang aan te vragen.

Met sjabloonvarianten kunnen auteurs binnen de onderneming afzonderlijke sjablonen maken voor verschillende soorten interacties.

Gebruik varianten wanneer het bedrijfssjabloon slechts weinig gemeenschappelijke inhoud bevat en elke variant aanzienlijk andere inhoud vereist.

Elke variant:

Is gebaseerd op de meest recent gepubliceerde bedrijfssjabloon.
Het heeft een eigen naam en beschrijving, en elke variant kan een andere naam krijgen.
Beschikt over een eigen versiegeschiedenis en publicatieworkflow.
Ontvangt zelfstandig updates van bedrijfssjablonen.
Kan worden ingeschakeld of uitgeschakeld.
Kan niet worden verwijderd.

U kunt maximaal 20 varianten voor een bedrijfssjabloon aanmaken.

Updates van varianten

Elke variant ontvangt een update wanneer de bedrijfssjabloon waarop deze is gebaseerd, wordt bijgewerkt of wanneer er een nieuwe versie van de bedrijfssjabloon wordt gepubliceerd.

Auteurs op bedrijfsniveau kunnen de update samenvoegen met een actief concept van een variant of het actieve concept vervangen door het bijgewerkte bedrijfssjabloon.

Er is geen algemene maatregel om alle varianten bij te werken.

Varianten en nieuwe opdrachten

Medewerkers kunnen bij het aanmaken van een nieuwe opdracht een geactiveerde variant selecteren.

Wanneer u een variant deactiveert, wordt deze verwijderd uit de opties voor nieuwe opdrachten, maar dit heeft geen invloed op opdrachten die al op basis daarvan zijn aangemaakt.

Raadpleeg ‘De bedrijfssjabloon beheren’ voor informatie over het aanmaken en beheren van varianten.

Aanpassing van functies

Auteurs binnen de organisatie kunnen de workflows, componenten en inhoud van sjablonen aanpassen aan de methodologie en vereisten van het netwerk.

Raadpleeg de index ‘Authoring’voor meer informatie over het maken van documenten in Caseware.