À propos de SmartSync

SmartSync est un système de synchronisation de fichiers qui vous permet, à vous et à votre équipe, de travailler simultanément sur les dossiers des clients. Lorsque vous travaillez sur un fichier, vos modifications sont synchronisées instantanément avec celles de chaque utilisateur en ligne, et leurs modifications sont synchronisées avec les vôtres.

La synchronisation des fichiers s'effectue en arrière-plan et ne nécessite que peu d'intervention de la part des utilisateurs. Lorsque vous créez une copie synchronisée d'un fichier, celui-ci est copié dans son intégralité sur votre disque dur local. Un dossier de synchronisation masqué est également créé sur votre disque local, dans le dossier contenant les fichiers Working Papers, afin de suivre les informations SmartSync et d'enregistrer les modifications.

Toutes les modifications que vous apportez à votre copie locale sont ensuite enregistrées dans ce dossier de synchronisation. Lors de la synchronisation, seules les modifications apportées au fichier (qui sont enregistrées dans le dossier de synchronisation) sont transmises au dossier de synchronisation du fichier parent. La synchronisation est un échange bidirectionnel : non seulement vous pouvez envoyer vos modifications au fichier parent, mais vous pouvez également recevoir les modifications que ce dernier a déjà reçues d'autres copies synchronisées. Tout au long de ce processus, il n'est pas nécessaire que le fichier parent soit ouvert.

Lorsque les copies synchronisées fonctionnent en ligne (en communication avec le serveur principal), ces modifications sont synchronisées en temps réel, sans qu'aucune intervention manuelle ne soit nécessaire. Les utilisateurs peuvent également choisir de travailler hors ligne et de conserver leurs modifications localement pendant un certain temps avant de les synchroniser avec le serveur principal.

CaseView et les documents externes

Pour CaseView et les documents externes (tels que Word et Excel), les modifications incrémentielles ne sont pas suivies. SmartSync ne peut détecter qu'une modification a été apportée au fichier que lorsque le document est enregistré. Dans ce cas, le fichier est entièrement compressé, enregistré et synchronisé sur le réseau SmartSync.

Lorsque vous travaillez sur des documents externes ou CaseView, il est important de ne pas enregistrer un nombre excessif de versions, car cela peut nuire aux performances du réseau. Pour éviter de transmettre une nouvelle version d'un document à chaque fois qu'il est modifié et enregistré, vous pouvez définir le comportement de synchronisation par défaut sur À la demande.

Les modifications qui nécessitent une sauvegarde manuelle, telles que la modification d'un document CaseView, sont gérées au fur et à mesure. Le document est considéré comme étant la version la plus récente ; par conséquent, chaque sauvegarde remplace la précédente. Les versions précédentes restent toutefois accessibles et peuvent même être comparées à la version la plus récente afin de voir quels changements ont été apportés.

Synchronisation entre pairs

La synchronisation entre pairs permet aux utilisateurs de profiter des avantages de SmartSync même lorsqu'ils se trouvent chez un client. Selon le type de connexion réseau disponible, vous pouvez soit vous synchroniser avec un autre appareil via votre réseau interne, soit établir une connexion réseau externe sur le terrain. Lorsque vous serez de retour au bureau, vous pourrez à nouveau synchroniser le fichier avec le fichier parent.

Il est important de noter que, dans le cadre d'une synchronisation entre pairs, le fichier source ne quitte pas le bureau. Pour plus d'informations, consultez Synchronisation entre pairs.

Foire aux questions

• Comment SmartSync gère-t-il, lors de la publication, les fichiers qui se trouvent dans le dossier « Working Papers » mais pas dans le Gestionnaire de documents ?

  Tous les fichiers contenus dans le dossier « Working Papers » et ses sous-dossiers sont inclus dans le fichier publié. Les fichiers qui ne se trouvent pas dans le Gestionnaire de documents ne seront pas publiés.

  Par exemple, si vous placez un document Word dans le dossier « Working Papers » sans l'ajouter au Gestionnaire de documents, ce document Word sera inclus dans le fichier publié ainsi que dans toutes les copies synchronisées qui en découlent. Tous les utilisateurs peuvent ouvrir le document Word et le modifier via l'Explorateur Windows ; toutefois, ces modifications ne sont pas transmises au fichier d'origine et ne seront donc pas visibles dans les autres copies synchronisées.

• SmartSync prend-il en charge le protocole FTP ?

  Non. SmartSync nécessite un verrouillage des fichiers au niveau des octets, ce que le protocole FTP ne prend pas en charge.

• Quels ports SmartSync utilise-t-il ?

  Lors de l'installation, SmartSync ouvre le port 50412 du pare-feu pour les informations de présence Caseware SmartSync. Ceci est nécessaire pour que Working Papers puisse transmettre les informations SmartSync aux autres postes de travail du réseau local. Ces informations comprennent la liste des utilisateurs qui accèdent aux copies SmartSync d'un fichier parent, ainsi que les documents contenus dans ces copies qui sont actuellement ouverts.

  Si vous n'ouvrez pas le port, vous ne pourrez pas consulter les informations relatives aux copies SmartSync dans la fenêtre de la liste des utilisateurs.

• L'interface de Working Papers change-t-elle lorsque je passe à une version SmartSync ?

  Oui. Pour consulter une comparaison détaillée, voir Différences entre SmartSync et les versions non SmartSync.