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Exporter des factures vers QuickBooks Online

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Une fois l' intégration avec QuickBooks Online effectuée, vous pouvez exporter les factures finalisées.

Les factures ne sont pas synchronisées entre les services

Si vous devez modifier une facture dans Cloud après l'avoir exportée vers votre logiciel de comptabilité, vous devez effectuer à nouveau l'exportation afin de vous assurer que les deux services sont à jour. Pour plus d'informations, consultez Modifier une facture exportée.

L'exportation et la modification des informations client sont limitées

Lorsque vous exportez une facture, Time tente de l'associer à un client déjà existant dans votre logiciel de comptabilité. Si aucune correspondance n'est trouvée, un nouveau client est créé à partir du nom de l'entité provenant de Cloud. Pour modifier les informations relatives à un client après une exportation, vous devez les mettre à jour manuellement dans Cloud et dans votre logiciel de comptabilité.

Les factures créées dans votre logiciel de comptabilité ne peuvent pas être exportées vers le Cloud

Si vous créez une facture dans votre logiciel de comptabilité, vous ne pouvez pas l'exporter vers Cloud.

Les factures payées et validées sont automatiquement clôturées dans Cloud

Lorsque vous marquez une facture comme « Payée » ou « Approuvée » dans votre logiciel de comptabilité, son statut passe à « Clôturée » dans Cloud. Ce processus peut prendre jusqu'à douze heures, selon votre logiciel de comptabilité.

Exporter une facture

Avant de commencer, assurez-vous de disposer de l'autorisation Exporter vers un logiciel de comptabilité pour la fonction « Temps ».

Remarque : Si vous effectuez une exportation à partir de QuickBooks Online États-Unis, veuillez tenir compte des éléments suivants :

  • Si les options « Taxe principale » ou « Taxe secondaire » sont désactivées ou présentent un taux inférieur à 0 dans Paramètres | Heure | Taxe, la ligne correspondante de la facture exportée ne sera pas soumise à la taxe.
  • Un message d'erreur s'affichera si la TVA est définie dans la facture, mais pas dans QuickBooks Online US.
  • Si la fonctionnalité de calcul automatique de la taxe sur les ventes est activée dans QuickBooks Online US, elle remplacera le taux de taxe figurant sur la facture. Cela peut entraîner un taux d'imposition différent de celui prévu. Veuillez vous assurer que les options « Impôt principal » ou « Impôt secondaire » sont réglées sur le taux correct.
  • Si la gestion automatisée de la taxe sur les ventes est désactivée dans QuickBooks Online US (paramètre par défaut pour les entreprises créées avant le 10 novembre 2017), assurez-vous que le taux d'imposition corresponde ; dans le cas contraire, un message d'erreur s'affichera.

Pour exporter une facture vers QuickBooks Online :

  1. Dans le menu Cloud (), sélectionnez Facturation.

  2. Sélectionnez les factures finalisées que vous souhaitez exporter, puis sélectionnez Autres actions () | Exporter les factures sélectionnées vers QuickBooks Online.

Si des erreurs ou des avertissements surviennent lors de l'exportation, ils s'affichent dans la colonne Exportation QuickBooks .

Modifier une facture exportée

Dans certains cas, vous souhaiterez peut-être modifier une facture après son exportation. Par exemple, si une ligne de la facture comporte une erreur. La procédure à suivre pour modifier une facture après son exportation varie en fonction de votre logiciel de comptabilité et du statut de la facture.

Modifier une facture non réglée

Si vous avez exporté une facture vers QuickBooks Online mais que vous n'avez pas encore ajouté d'informations de paiement, nous vous recommandons d'effectuer les modifications nécessaires dans Cloud et non dans QuickBooks Online. Les modifications apportées à une facture dans QuickBooks Online ne sont pas synchronisées entre les deux services et peuvent entraîner des données inexactes dans Cloud.

Pour modifier une facture non réglée :

  1. Assurez-vous de disposer du rôle Propriétaire pour l'entité client (ou des privilèges équivalents) ainsi que de l'autorisation ProcessTime .

  2. Sélectionnez l'entité appropriée dans la liste déroulante des entités.

    Le sélecteur d'entités.

  3. Dans le menu Cloud (), sélectionnez Facturation.

  4. Sélectionnez la facture souhaitée, puis choisissez Brouillon dans le menu Autres actions .

  5. Sélectionnez Oui pour confirmer.

La facture a été supprimée de QuickBooks Online et peut désormais être modifiée. Une fois les modifications nécessaires effectuées, exportez à nouveau la facture à l'aide du menu Autres actions .

Modifier une facture payée ou validée

Les factures marquées comme « payées » dans QBO sont automatiquement marquées comme « clôturées » dans Cloud. Ce processus peut prendre jusqu'à une heure.

  • Pour apporter des modifications à une facture Finalisée qui a été marquée comme « Payée » dans QBO, veuillez changer son statut en Brouillon.

  • Pour apporter des modifications à une facture Clôturée qui a été marquée comme « Payée » dans QBO, faites passer le statut de la facture de Clôturée à Finalisée, puis remettez-la au statut Brouillon. Pour en savoir plus sur la modification des factures clôturées, consultez Afficher les factures clôturées.

Une fois que vous avez modifié le statut de la facture dans Cloud, son statut dans QBO passe automatiquement à « En attente ». Veuillez noter que QBO conserve toutes les informations relatives aux paiements.