Gérer les documents relatifs à la mission

Dans le cadre de votre dossier de mission, vous devrez mener à bien de nombreux programmes de travail, rédiger des courriers et transmettre les demandes des clients. Tous les documents concernés sont affichés sur la page Documents .

Les documents sont regroupés en fonction de la phase de la mission au cours de laquelle ils ont été traités. À côté de chacun de ces regroupements généraux, une jauge de progression indique, en pourcentage, la part du travail déjà effectuée pour chaque phase. Le pourcentage d'achèvement est déterminé par le nombre de documents qui ont été examinés et approuvés.

Au sein de ces regroupements de haut niveau, les documents sont également classés dans des dossiers. Les noms de dossiers apparaissent dans une couleur de police différente, et vous pouvez cliquer sur le nom d'un dossier pour masquer ou afficher tous les documents qu'il contient.

Les documents s'affichent en fonction du contexte : à mesure que vous saisissez des informations dans les documents de planification, d'autres documents pertinents pour votre dossier seront ajoutés à la page « Documents ».

Créer ou importer un document

Pour ajouter un document au dossier client, sélectionnez l'icône Ajouter un document () située à côté du regroupement de niveau supérieur. Ce bouton s'affiche également lorsque vous passez la souris sur des dossiers, ce qui vous permet d'ajouter des documents directement dans le dossier approprié.

Vous pouvez choisir l'une des options suivantes :

• Créer un nouveau document - choisissez l'un des types de document prédéfinis pour l'ajouter à votre dossier client. Vous pouvez également créer de nouveaux dossiers pour organiser votre page de documents, ou créer des documents placeholder pour représenter les fichiers que vous ajouterez ultérieurement au cours de la mission.

• Téléverser un fichier - téléverser un fichier depuis votre ordinateur vers le dossier de mission. Veuillez consulter la section Configuration requise pour obtenir des informations sur les versions de MS Office prises en charge.

  Remarque : La taille maximale des fichiers à télécharger est de 500 Mo par fichier.

• Copier un fichier depuis le Cloud - ajoutez une copie d'un fichier provenant de l'entité cliente dans le Cloud au dossier de mission.

Vous pouvez également glisser-déposer des fichiers depuis votre ordinateur vers un dossier ou un emplacement réservé pour les mettre en ligne.

Remplacer les documents externes

Vous pouvez remplacer des documents externes, tels que des fichiers PDF, Word et Excel, que vous avez précédemment téléchargés dans le cadre de la mission.

Pour remplacer un document externe :

1. Dans le menu supérieur, sélectionnez Documents.

2. Accédez au document que vous souhaitez remplacer.

3. Pour remplacer le fichier, vous pouvez :

   • Faites glisser le nouveau fichier depuis votre ordinateur et déposez-le sur l'ancien fichier.

   • Utilisez le menu Autres actions () pour télécharger le fichier.

     1. Sélectionnez Autres actions () | Remplacer.

     2. Sélectionnez le fichier à télécharger, puis cliquez sur Ouvrir.

4. Indiquez si vous souhaitez supprimer les approbations existantes ou les conserver.

   

5. Sélectionnez CONFIRMER.

Réorganiser les documents

Vous pouvez déplacer des documents vers différents dossiers et sous-dossiers afin de mieux organiser le contenu de votre mission. L'ordre des documents au sein des dossiers et sous-dossiers est déterminé automatiquement en fonction du nom et du numéro des documents.

Pour réorganiser les documents :

1. Recherchez le document que vous souhaitez déplacer, puis sélectionnez Autres actions () | Déplacer.

   Des flèches bleues s'affichent sur la page pour vous indiquer les emplacements vers lesquels vous pouvez déplacer le document.

2. Sélectionnez l'icône flèche bleue () située à côté du dossier ou du sous-dossier dans lequel vous souhaitez déplacer le document sélectionné.

Vous avez déplacé le document vers un autre dossier.

Réorganiser les dossiers

Vous pouvez déplacer des dossiers et des sous-dossiers afin de mieux présenter et organiser les documents de votre mission.

Pour déplacer un dossier ou un sous-dossier :

1. Sélectionnez Modifier ().

   

2. Accédez au dossier ou au sous-dossier que vous souhaitez déplacer, puis sélectionnez Autres actions () | Déplacer.

   Des flèches bleues s'affichent sur la page pour vous indiquer les emplacements vers lesquels vous pouvez déplacer le dossier (ou le sous-dossier).

   

3. Sélectionnez une flèche bleue () pour déplacer le dossier ou le sous-dossier vers l'emplacement indiqué par la flèche.

4. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Modifier () pour quitter le mode édition.

Masquer un document

Si votre dossier de mission contient des documents que vous n'aurez pas besoin de remplir, vous pouvez les masquer sur la page Documents .

Pour masquer un document :

Lorsque vous passez le curseur sur un document, l'icône visibilité () s'affiche. Sélectionnez visibilité () pour afficher la fenêtre contextuelle de visibilité.

Vous pouvez consulter les conditions de visibilité du document (le cas échéant) dans la fenêtre contextuelle. Sélectionnez Masquer pour masquer le document.

Une fois qu'un document est masqué, il n'apparaît plus sur la page « Documents » pour aucun utilisateur participant à la mission en cours.

Si vous souhaitez consulter des documents masqués, cliquez sur le bouton Autres actions dans la barre d'outils « Documents », puis cochez la case située à côté de Éléments masqués.

Une fois que les éléments masqués sont affichés, vous pouvez rendre les documents masqués visibles en cliquant sur l'icône de visibilité, puis en sélectionnant Afficher.

Ajouter un lien dans le dossier de mission

Vous pouvez ajouter un lien externe à un dossier de mission afin d'y inclure des vidéos d'aide destinées à vos clients ou d'autres informations complémentaires.

Pour ajouter un lien dans le dossier de mission :

1. Ouvrez le dossier de mission.

2. Sélectionnez Documents dans le menu du haut.

3. Sélectionnez l'icône Créer un document (), puis choisissez Lien.

   La boîte de dialogue Propriétés du document s'affiche.

4. Saisissez un identifiant pour le lien dans le champ Identifiant .

5. Saisissez un titre pour le lien dans le champ Nom .

   Si vous n'ajoutez pas de titre, un titre par défaut s'affiche pour le lien dans le dossier de mission.

6. Saisissez l'adresse Web du lien dans le champ URL .

7. Sélectionnez Enregistrer.

   Vous pouvez sélectionner Modifier la visibilité pour modifier les conditions de visibilité des liens que vous ajoutez.

Créer et consulter les tâches

Vous pouvez créer des notes pour des documents spécifiques directement depuis la page « Documents ». Lorsque vous passez le curseur sur une ligne du document, l'icône Tâches () s'affiche.

Pour ajouter une tâche concernant un document dans la mission :

1. Sélectionnez l'icône Tâches ().

2. Dans la zone de texte, saisissez une description de votre tâche.

3. Sélectionnez le type de tâche dans le menu déroulant situé au bas de l'éditeur.

   

4. Sélectionnez Créer la tâche.

Vous avez créé une nouvelle tâche pour le document sélectionné.

Si des membres de votre équipe de mission ont ajouté des notes à des documents, le nombre total de notes ajoutées s'affiche à côté de l'icône des notes, comme illustré ci-dessous. Sélectionnez l'icône de note pour consulter les notes et effectuer l'action appropriée (Répondre, Résoudreou Effacer).

Approuver un document

Vous pouvez approuver des documents directement depuis la page « Documents ». Chaque document comporte une icône d'approbation qui indique son statut :

• Non approuvé ()

• Prepared ()

• Révisé ()

Sélectionnez l' icône d'approbation pour vérifier la date d'approbation du document, pour approuver une fonction ou pour annuler une approbation antérieure.

Enregistrer une copie d'un document dans le cloud

Vous pouvez enregistrer une copie d'un document dans le cloud afin d'en créer une version à laquelle d'autres collaborateurs pourront accéder en dehors de la mission.

Pour enregistrer une copie d'un document, accédez au document souhaité, puis sélectionnez Plus d'actions () | Enregistrer dans le cloud.

Une version PDF du fichier est créée et ajoutée automatiquement à la page « Fichiers » de votre entité client dans Cloud.

Rechercher et consulter les documents contenus dans le dossier de mission

Vous pouvez accéder aux documents relatifs à chaque tâche dans le panneau de droite du dossier de mission. Tout comme sur la page « Documents », le panneau de droite vous permet d'accéder à l'ensemble de vos documents, regroupés par étape du cycle de collaboration. Au sein de ces groupes, les documents sont également classés dans des dossiers. Lorsque vous ouvrez un document, vos documents restent affichés dans le panneau pour vous permettre d'y accéder facilement.

De plus, vous pouvez utiliser les fonctionnalités suivantes, situées dans le panneau de droite, pour vous aider à trouver des informations ou des documents spécifiques dans le cadre de votre mission :

• Récents - Accédez aux documents que vous avez ouverts récemment. Si vous utilisez fréquemment l'un des documents récents lors de la réalisation d'une mission, vous pouvez cliquer sur l'icône épingler () située à côté de celui-ci pour l'épingler en haut du panneau et y accéder plus facilement.

• Recherche - Recherche de documents visibles en fonction de leur nom.

Vous pouvez ouvrir et fermer le panneau de droite en cliquant sur la flèche () située en bas ou sur l'icône () située en haut. Dans le volet de droite, vous pouvez également développer et réduire les documents répertoriés ainsi que les autres fonctionnalités du volet en cliquant sur les flèches () situées à côté de ceux-ci.

Outre le volet des documents, vous pouvez utiliser l'option de recherche dans le menu supérieur pour retrouver des documents. Cette option vous permet de :

• Recherchez des documents en fonction de leur nom, de leur numéro et de leur contenu

• Recherchez d'autres éléments, tels que les risques, les contrôles et les régularisations.

Les résultats correspondants s'affichent au fur et à mesure que vous saisissez un mot-clé pour votre recherche.

Une fois que vous avez ouvert un document, vous pouvez voir s'afficher une liste de ses sections dans le panneau de gauche Plan du document , en fonction de la mise en forme appliquée au document. Vous pouvez sélectionner une section pour y accéder directement. Cela vous évite d'avoir à faire défiler un long document, tel que les états financiers, pour accéder à la section qui vous intéresse.

Configurer l'impression en masse

Sur la page Documents , vous pouvez utiliser l'option Imprimer () | Paramètres d'impression groupée pour fusionner et imprimer les documents sous la forme d'un seul fichier PDF.

Pour créer un groupe de documents :

1. Depuis la page Documents , sélectionnez Imprimer () | Paramètres d'impression groupée.

   La boîte de dialogue « Paramètres d'impression en masse » s'affiche.

2. Sélectionnez + NOUVEAU GROUPE DE DOCUMENTS, puis saisissez un nom pour le nouveau groupe.

   Conseil : Vous pouvez sélectionner () pour supprimer un groupe.

3. Sélectionnez + AJOUTER UN DOCUMENT.

   Une liste des documents disponibles s'affiche.

4. Sélectionnez un document dans la liste pour l'ajouter au groupe

   Remarque : Vous pouvez inclure un même document dans plusieurs groupes.
   Conseil : Vous pouvez sélectionner et faire glisser () pour réorganiser les documents, ou sélectionner () pour supprimer un document du groupe. Vous ne pouvez réorganiser les documents qu'au sein des groupes que vous définissez. Les coauteurs ne peuvent pas réorganiser les documents au sein des groupes prédéfinis par les auteurs principaux. Les utilisateurs ne peuvent pas réorganiser les documents au sein des groupes prédéfinis par les auteurs du cabinet ou les auteurs principaux.

5. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Fermer.

   Le groupe de documents s'affiche dans le menu déroulant Imprimer () . Elle s'affiche également dans chaque document du groupe.