Doublons

Le test analytique « Duplicatas » permet d'identifier les transactions ou les écritures en double, voire potentiellement frauduleuses, dans les états financiers ou les registres comptables d'une entreprise. Ce dispositif peut servir à détecter des erreurs, des anomalies ou des activités frauduleuses, telles que le double comptage des recettes, des dépenses ou des actifs.

Ce test analytique peut s'avérer utile pour identifier :

• Tentatives éventuelles de manipulation des états financiers

• Domaines de l'information financière présentant un niveau de précision ou d'exactitude moindre

• Opérations fictives

• Problèmes systémiques liés à la manière dont un service traite les opérations

• Des paramètres système mal configurés qui pourraient nécessiter des améliorations et une évaluation plus approfondie

• Échec du processus de validation des données

• Des contrôles internes insuffisants

• Des activités de surveillance et de détection insuffisantes

• Formation insuffisante

• Un risque d'anomalie significative due à une fraude

• Opérations enregistrées par inadvertance en double

• Des processus redondants ou un manque de coordination entre les services

• Problèmes liés aux rapprochements

Champs utilisés pour l'analyse

Les champs suivants sont obligatoires pour cette analyse :

• Champ(s) de référence - Champ(s) unique(s) utilisé(s) pour créer un identifiant de transaction unique, tel que le champ ID d'écriture pour l'ensemble de données du grand livre. Ces colonnes ne font pas partie du résultat, mais servent à identifier les transactions qui en font partie. Ce champ est déjà défini dans le test et ne peut pas être modifié.

• Champ(s) à comparer - Un ou plusieurs champs qui feront l'objet d'une comparaison afin de détecter d'éventuels doublons.

• Champ(s) différent(s) - Un ou plusieurs champs qui doivent être différents entre les entrées en double. Ces champs sont facultatifs et ne sont utilisés qu'à des fins d'analyse, notamment lorsque vous recherchez des doublons dont un seul champ diffère. Par exemple, si vous recherchez un même paiement effectué à des dates différentes, le champ « paiement » correspondrait au champ faisant l'objet d'un doublon, tandis que le champ « date » serait celui qui doit être différent.

Paramètres

Il n'y a aucun paramètre défini par l'utilisateur pour ce test.

Configurations de test

Les configurations suivantes sont disponibles pour ce test :

• Entrées en double - Par ID de compte, type d'identifiant, numéro d'entrée, date de saisie, auteur de la saisie et montant

• Entrées en double - Par type de document d'origine et numéro de document d'origine

• Entrées en double - Par type de document et par numéro de document

• Entrées en double - Saisies par des utilisateurs différents

• Montant des doublons par identifiant

• Données en double concernant la date et le montant, par type de document

• Entrées en double - Par description et par montant

• Opérations comptables différentes : même numéro de compte, même montant et même date de comptabilisation

• Entrées en double - Par numéro de compte, montant, numéro de pièce et date d'écriture

• Date d'entrée différente : Même numéro de compte, même montant, même numéro de pièce

• Numéros de facture en double

• Dates de factures fournisseurs en double

• Numéros de chèque en double

• Montants en double sur les factures fournisseurs

• Transaction en double

• Transaction en double avec une date de facture différente

• Transaction en double : date saisie différente

Caractéristiques techniques

Lorsque vous lancez le test analytique « Duplicates », les étapes suivantes sont exécutées pour mener à bien le test :

1. Si nécessaire, appliquez des filtres aux données afin qu'un sous-ensemble soit utilisé pour l'analyse. Si aucun filtre n'est défini, l'analyse portera sur l'intégralité du fichier de données. Cette étape peut également être effectuée en dernier lieu, plutôt qu'en premier. Veuillez noter que la fonctionnalité permettant de définir des filtres n'est pas disponible pour le moment ; elle le sera dans les prochaines versions du test.

2. Vérifiez que les champs de référence nécessaires ont bien été sélectionnés. Si aucun champ n'a été sélectionné, veuillez créer un champ de référence unique. Cette étape n'est effectuée que si certains champs ont été sélectionnés. Si tous les champs sont disponibles, cette étape n'est pas nécessaire.

3. Vérifiez qu'au moins un champ a été sélectionné pour effectuer l'analyse des doublons.

4. Vérifiez si un autre champ facultatif a été sélectionné.

5. Vérifiez si un champ de plage de dates a été sélectionné.

6. Test de base :

   • Seuls les champs en double sont marqués : effectuez l'analyse en recherchant les correspondances au sein de la base de données et exportez toutes les correspondances vers le fichier de résultats.

   • Champ différent sélectionné - Effectuez l'analyse en recherchant les correspondances dans lesquelles le champ sélectionné comme étant différent ne correspond pas. Exportez toutes les correspondances vers le fichier de résultats.

7. Ajoutez une colonne supplémentaire qui regroupe les doublons. Par exemple, le premier ensemble de doublons serait regroupé sous le numéro 1 dans cette colonne, et le deuxième ensemble sous le numéro 2.