Présentation de la gestion des modèles pour les auteurs en entreprise

Les auteurs d'entreprise utilisent le modèle de produit comme point de départ pour créer un modèle d'entreprise. Le modèle d'entreprise aide les cabinets membres à suivre une méthodologie cohérente tout en permettant une personnalisation à l'échelle de l'entreprise.

Les auteurs Enterprise gèrent les modèles à partir de la page Gérer les modèles . Cette page affiche la version en ligne, les brouillons actifs, les versions préliminaires, les versions en attente d'approbation et les mises à jour disponibles auprès de Caseware.

Pour créer, mettre à jour et publier des modèles, consultez la section « Gérer le modèle d'entreprise».

Types de modèles

Le modèle de produit contient le contenu par défaut de l'application. Caseware crée et met à jour le modèle de produit.

Le modèle d'entreprise s'appuie sur le modèle de produit. Les auteurs d'Enterprise le personnalisent et le gèrent pour les cabinets membres du réseau.

Un modèle entreprise est dérivé du modèle « entreprise ». Les auteurs des cabinets « Enterprise » peuvent l'adapter aux besoins de leur cabinet.

Le tableau suivant résume les relations entre ces modèles :

Responsabilités des auteurs au sein de l'entreprise

Auteurs d'Enterprise :

• Personnalisez le modèle d'entreprise pour le réseau

• Gérer les versions des modèles via l'aperçu, l'approbation et la publication

• Consultez et appliquez les mises à jour de Caseware

• Veillez à respecter la mise en page du modèle de produit

Processus de gestion des modèles

La page Gérer les modèles accompagne un modèle d'entreprise depuis son état de brouillon jusqu'à sa publication, en passant par quatre étapes : Créer, modifier, approuver et publier.

• Créer: Crée un nouveau brouillon à partir de la dernière version du modèle en ligne.

• Modification: Vous permet de personnaliser le brouillon et d'enregistrer différentes versions afin de les prévisualiser. Une version préliminaire peut être utilisée pour créer des missions de test sans modifier le modèle en production. L'enregistrement dans l'aperçu crée également un nouveau brouillon actif, ce qui vous permet de poursuivre vos modifications.

• Signature: Le processus démarre lorsque vous cliquez sur « Soumettre » pour approbation. La dernière version d'aperçu enregistrée est soumise pour révision, et le brouillon en cours d'édition est supprimé. Si d'autres modifications sont nécessaires, remettez la version en cours d'édition et procédez à nouveau à l'approbation.

• Publier: Met la version approuvée à la disposition des cabinets membres en tant que nouveau modèle opérationnel.

Le modèle en ligne reste inchangé jusqu'à ce que vous publiiez une version approuvée.

Pour en savoir plus sur les procédures relatives au workflow de gestion des modèles, consultez la section « Gérer le modèle d'entreprise».

Glossaire

Les termes suivants sont utilisés tout au long du processus de gestion des modèles :

Versions en ligne et versions provisoires

La version « live » est le dernier modèle d'entreprise publié et mis à la disposition des cabinets membres.

Un nouveau projet s'appuie sur la dernière version publiée. Un seul brouillon peut être actif à la fois, et le brouillon actif possède son propre numéro de version.

Au fur et à mesure que vous travaillez sur le brouillon actif, la page Gérer le modèle conserve l'historique des versions enregistrées. Ces versions vous permettent de consulter vos travaux antérieurs et vous fournissent des éléments pouvant être restaurés pour servir de base à un nouveau projet.

Les numéros de version ne sont pas réutilisés. Lorsqu'un brouillon est supprimé, restauré ou mis à jour, le brouillon suivant se voit attribuer le numéro de version disponible suivant.

Pour plus d'informations sur la création, l'enregistrement, la restauration, l'approbation et la publication des versions, consultez la section « Gérer le modèle d'entreprise».

Approbation et accès

Tout utilisateur ayant accès à la page Paramètres | Gérer les modèles peut approuver une version préliminaire.

L'accès est contrôlé par le rôle Administrateur ou Administrateur des paramètres du cabinet sur la page « Détails de l'entité ». Il n'existe pas d'autorisation d'approbation distincte.

Actualités de Caseware

Caseware publie des versions mineures et majeures du modèle de produit.

Mises à jour de version mineure

Lorsqu'une mise à jour de version mineure est disponible, la page Gérer le modèle affiche un message de mise à jour.

Les auteurs Enterprise peuvent :

• Intégrez les modifications apportées à Caseware dans le brouillon actif.

• Veuillez remplacer le brouillon en cours d'utilisation par le modèle de produit mis à jour.

La fusion conserve les modifications apportées par l'entreprise et intègre les dernières modifications de Caseware. Cette opération supprime les modifications en cours du brouillon et crée un nouveau brouillon à partir du modèle de produit mis à jour.

Le modèle d'entreprise en ligne ne change pas tant que la version préliminaire mise à jour n'a pas franchi les étapes de prévisualisation, d'approbation et de publication.

Mises à jour de version majeure

Lorsqu'une mise à jour majeure est disponible, les auteurs en entreprise peuvent migrer les personnalisations existantes ou créer un nouveau brouillon sans les personnalisations précédentes.

Pour mener à bien l'une ou l'autre de ces procédures de mise à jour, veuillez consulter la section « Gérer le modèle d'entreprise».

Missions après la mise à jour d'une version de modèle

La publication d'une nouvelle version d'un modèle n'entraîne pas la mise à jour des missions existantes.

Les missions en cours continuent d'utiliser la version du modèle à partir de laquelle elles ont été créées, et les missions verrouillées restent inchangées.

Les nouvelles missions utilisent la dernière version publiée du modèle.

Variantes de modèles pour les produits basés sur DocuFlex

Les variantes de modèles sont mises à la disposition des auteurs d'entreprise dans les applications prises en charge, une fois qu'elles ont été configurées par l'auteur principal. Il n'est pas prévu pour l'instant d'étendre cette fonctionnalité aux auteurs principaux ni aux auteurs représentant une entreprise.

Veuillez contacter votre représentant Caseware pour vérifier la disponibilité ou demander un accès.

Les variantes de modèles permettent aux auteurs au sein de l'entreprise de créer des modèles distincts pour différents types de mission.

Utilisez des variantes lorsque le modèle d'entreprise contient très peu de contenu commun et que chaque variante nécessite un contenu sensiblement différent.

Chaque variante :

• Il s'appuie sur le dernier modèle d'entreprise publié.

• Il possède son propre nom et sa propre description, et chaque variante peut être renommée.

• Il dispose de son propre historique des versions et de son propre processus de publication.

• Reçoit les mises à jour des modèles d'entreprise de manière autonome.

• Peut être activée ou désactivée.

• Impossible de le supprimer.

Vous pouvez créer jusqu'à 20 variantes pour un modèle d'entreprise.

Mises à jour des variantes

Chaque variante est mise à jour lorsque le modèle d'entreprise sur lequel elle repose est mis à jour ou lorsqu'une nouvelle version de ce modèle est publiée.

Les auteurs au niveau de l'entreprise peuvent intégrer la mise à jour dans une ébauche de variante active ou remplacer l'ébauche active par le modèle d'entreprise mis à jour.

Il n'existe aucune action globale permettant de mettre à jour toutes les variantes.

Variantes et nouvelles missions

Les collaborateurs peuvent sélectionner une variante activée lorsqu'ils créent une nouvelle mission.

La désactivation d'une variante la supprime des options proposées pour les nouvelles missions, mais n'a aucune incidence sur les missions déjà créées à partir de celle-ci.

Pour créer et gérer des variantes, consultez la section « Gérer le modèle d'entreprise».

Personnalisation des fonctionnalités

Les auteurs d'entreprise peuvent personnaliser les workflows, les composants et le contenu des modèles afin de les adapter à la méthodologie et aux exigences du réseau.

Pour en savoir plus sur la création de contenu dans Caseware, consultez l'index « Création de contenu».