Créer des bases de connaissances gérées par le cabinet

Remarque : Ce sujet concerne à la fois AiDA et Caseware Verity. Sauf indication contraire, les références à Caseware Verity figurant dans cette rubrique s'appliquent également à AiDA.

Les bases de connaissances gérées par votre cabinet permettent à Caseware AiDA et à Caseware Verity d'accéder au contenu interne de votre cabinet — méthodologies, procédures, politiques et recommandations — afin qu'elles puissent s'appuyer sur les ressources propres à votre cabinet pour répondre aux questions. AiDA et Caseware Verity puisent automatiquement dans les bases de connaissances gérées par le cabinet, ainsi que dans celles publiées par Caseware et dans les données en temps réel relatives aux missions, sans qu'aucune sélection manuelle ne soit nécessaire.

Vous pouvez créer et configurer des bases de connaissances (KB) que d'autres utilisateurs peuvent consulter.

Pour créer une base de connaissances personnalisée :

1. Vérifiez que vous disposez du rôle « Administrateur des paramètres » ou « Administrateur ». Pour plus d'informations, consultez les sections « Rôles intégrés » et « Attribuer des rôles de sécurité».

2. Dans le menu Cloud (), sélectionnez Paramètres () | Caseware Verity | Bases de connaissances

3. Sélectionnez Nouvelle base de connaissances.

4. Veuillez remplir les champs ci-dessous pour définir votre nouvelle base de connaissances personnalisée :

   Champ	Description
   Nom	Ce nom désigne la base de connaissances dans les Paramètres et peut apparaître dans les citations de Caseware Verity lorsque cette base de connaissances est utilisée comme source.
   Fichier source	Veuillez télécharger tous les fichiers PDF pertinents afin de constituer l'ensemble de données de la base de connaissances. Par exemple : des recommandations, des supports de formation et des guides de style. Vous pouvez importer plusieurs fichiers afin de constituer un ensemble de données complet pour la base de connaissances.
   Produits concernés	Sélectionnez les produits pour lesquels vous souhaitez que la base de connaissances soit disponible. En sélectionnant Tous les produits , la base de connaissances est accessible sur l'ensemble du site, tandis que l'option Produits sélectionnés vous permet de choisir un ou plusieurs produits parmi votre liste de produits disponibles. Remarque : Vous devez soit sélectionner « Tous les produits », soit indiquer Working Papers ou IDEA comme produit concerné pour que les bases de connaissances soient disponibles dans ces applications de bureau.
   Avis de non-responsabilité	Cochez la case pour accepter l'avis de non-responsabilité.

5. Sélectionnez Enregistrer.

Bonnes pratiques relatives aux bases de connaissances gérées par les cabinets

Lorsque vous mettez en place des bases de connaissances, demandez-vous quels domaines d'activité ou d'exploitation tireraient le plus grand bénéfice d'une référence centralisée. Outre les bases de connaissances fournies par Caseware, les cabinets peuvent créer des collections supplémentaires adaptées à leurs besoins.

• N'incluez que les contenus pertinents et exacts (par exemple, excluez la table des matières, car elle n'est pas pertinente)

• Privilégiez les contenus sous forme de texte plutôt que les tableaux ou les images, qui risquent de ne pas être interprétés aussi clairement.

• Organisez les bases de connaissances par thème.

• Révisez et mettez à jour régulièrement les bases de connaissances afin de supprimer les contenus obsolètes.

Volume et qualité du contenu

Nous vous recommandons de ne pas dépasser 3 750 pages de contenu par base de connaissances. Par ailleurs, il a été constaté que les contenus qui ne sont pas des chaînes de texte (par exemple, les images et les tableaux) donnent lieu à des réponses de moindre qualité. Les contenus riches en texte sont les plus efficaces.

Comment AiDA et Caseware Verity utilisent les bases de connaissances gérées par les cabinets

Dans AiDA

Lorsque vous utilisez les produits pris en charge, vous pouvez choisir parmi les bases de connaissances disponibles dans la fenêtre de discussion AiDA. Les bases de connaissances gérées par votre cabinet et créées par celui-ci s'affichent aux côtés des bases de connaissances fournies par Caseware. Avant de poser votre question, sélectionnez la base de connaissances que vous souhaitez qu'AiDA utilise.

Dans Caseware Verity

Caseware Verity puise automatiquement dans les bases de connaissances gérées par le cabinet lorsque celles-ci sont pertinentes par rapport à votre question. Vous n'avez pas besoin de sélectionner une base de connaissances avant de poser une question : Caseware Verity détermine les sources à utiliser et les cite dans sa réponse. Les bases de connaissances gérées par les cabinets apparaissent dans les citations de Caseware Verity aux côtés des bases de connaissances publiées par Caseware. Lorsque Caseware Verity s'appuie sur une base de connaissances du cabinet pour répondre à une question, la référence indique le passage précis de la source.

Exemples de scénarios

Aide relative aux logiciels spécifiques au cabinet

Documentation relative aux outils de gestion des flux de travail, aux applications et aux intégrations propres au cabinet.

Normes et politiques du cabinet

Interprétations internes des normes professionnelles, des méthodologies du cabinet, des politiques de gestion de la qualité et des recommandations spécifiques à chaque domaine d'activité.

Modèles, formulaires et listes de contrôle

Listes standardisées de demandes des clients, modèles de programmes d'audit, formats de rapports ou autres ressources réutilisables.

Supports de formation et d'intégration

Des ressources destinées à aider les nouveaux collaborateurs à se mettre rapidement à niveau, notamment des FAQ, des procédures détaillées et des guides de référence.

Connaissances spécifiques au secteur

Contenu spécialisé destiné aux secteurs dans lesquels le cabinet est particulièrement présent (par exemple, le secteur associatif, le secteur public, les institutions financières).

Normes de communication avec les clients

Recommandations relatives au langage, au style et aux pratiques de communication dans le cadre des rapports destinés à des tiers ou des missions auprès de clients.