Bij Administratie & Advies Westland staat innovatie hoog in het vaandel
Administratie & Advies Westland (AAW) is een kantoor voor administratie en advies. Het kantoor bedient veel klanten uit verschillende branches. Klein en groot: van de kapper, slijterijen en zzp-ers tot kassenbouwers, bouwbedrijven en de internationale bloemengroothandel. Ze stellen de jaarrekeningen samen, doen belastingaangiftes, verzorgen de administratie en voorzien de klanten van het nodige advies. AAW bestaat inmiddels ruim 25 jaar, maar in 2021 werd het kantoor overgenomen door Marjolein van der Kraan en Peter Jansen. Voor de overname waren Peter en Marjolein al werkzaam voor het kantoor. Marjolein in loondienst en Peter als interim. Nu is Peter verantwoordelijk voor het fiscale gedeelte en het samenstellen van de jaarrekeningen. Daarnaast voorziet hij klanten van advies. Marjolein doet het voorbereidende werk en het administratieve gedeelte. De taakverdeling is goed en de twee weten precies wat ze aan elkaar hebben.
Efficiëntie door software
“Toen ik bij AAW kwam werken was er een wirwar aan softwarepakketten die ongebruikt op de plank lagen,” vertelt Peter. “Caseware was daar een van de pakketten van. Op het moment dat we gingen starten met het gebruik van Caseware, zijn we overgestapt van on-premise naar Caseware on Azure. Zo werkten we online met de software en hadden we geen omkijken meer naar updates en onderhoud van onze server.” Door het effectief inzetten van software en processen te stroomlijnen, werd een groot deel van het personeel overbodig. Peter en Marjolein kwamen er al snel achter dat ze, mede door de automatisering en het aanpassen van de kantoororganisatie, met z’n tweeën de werkzaamheden voor al hun klanten konden doen. Door de vergaande automatisering is het mogelijk geweest om het kantoor vanaf 2021 sterk te laten groeien. Peter vervolgt: “Waar de klant voorheen eens per jaar met een schoenendoos en dikke ordner aankwam, wordt de administratie door de klant digitaal aangeleverd. Hierdoor ontstaat er een spreiding van de werkzaamheden en kun je ervoor zorgen dat je maandelijks je administratie bij kunt werken. Doordat we altijd bij zijn, hebben we meer tijd om de klanten te voorzien van advies. Hierdoor hebben we een zeer hoge klanttevredenheid.”
Overstappen naar de cloud
Ondanks dat Caseware on Azure goed bevalt, maakt het kantoor binnenkort de overstap naar Caseware Cloud. Peter was al een tijdje overtuigd van de kracht van Caseware Cloud en tijdens de Caseware Experience wist Peter Marjolein ook te overtuigen. De volgende dag werd de knoop al doorgehakt. Over de overstap naar de cloud vertelt Marjolein het volgende: “Op voorhand stond ik er heel blanco in. Peter heeft me over de streep getrokken. Met het oude Caseware heb ik nooit gewerkt, dat was voor mij vrij ingewikkeld, maar over Caseware Cloud ben ik zeer enthousiast. Deze software is een stuk overzichtelijker. Het ziet er allemaal veel strakker en gebruiksvriendelijker uit.”
Nieuwe rolverdeling
Eerder hield Marjolein zich niet bezig met de jaarrekeningen, maar met de komst van Caseware Cloud gaat dit wel gebeuren. Peter: “Marjolein gaat straks al het voorbereidende werk doen, zoals bijvoorbeeld het maken van de kolommenbalans en het inlezen van alle andere cijfers. Het meeste werk is dan gedaan. Doordat de jaarrekeningen, die in de cloud-app SAMENSTEL+ worden opgesteld, veel minder uitgebreid zijn, ben je er ook minder tijd aan kwijt. De essentiële informatie staat erin en voldoet aan wet- en regelgeving. Voor ons is dit perfect. Door de nieuwe rolverdeling blijft er voor Peter meer tijd over voor advies. Dit is een van de grootste voordelen volgens Peter. “Wij vinden advies het allerbelangrijkste. Aan de cijfertjes kunnen we niet veel veranderen, maar we kunnen de klanten wel meer adviseren op fiscaal en bedrijfseconomisch gebied. Dit is mede mogelijk omdat we snel over de actuele cijfers van de klant kunnen beschikken.”
Kostenbesparing
Peter en Marjolein zien nog meer voordelen van de overstap. Op dit moment hebben ze voor iedere klant een apart cliëntendossier, waarin de blijvende stukken van de klant opgeslagen zijn. Maar dit wordt in 2024 overgezet naar ADV+. Voor de gehele dossieropbouw hebben ze alleen nog Caseware Cloud nodig. Hierdoor kunnen een aantal andere softwarepakketten de deur uit. “We hebben even een kort rekensommetje gemaakt,” geeft Marjolein aan. “Raad eens? Met de invoering van Caseware Cloud zijn we uiteindelijk goedkoper uit! Door alles onder één dak te hebben, scheelt het je in de kosten.” Peter voegt hieraan toe: “Naast dat de overstap scheelt in de kosten, zie ik nog een ander belangrijk voordeel. We kunnen in de nieuwe software echt alle klanten kwijt, waardoor we alle klanten op dezelfde manier en op hetzelfde moment kunnen benaderen. Ook zijn we enthousiast over de manier van communiceren met klanten. Op dit moment worden de dossiers via e-mail verstuurd, maar wanneer je gebruikmaakt van een portal, dan hoeft dit niet meer. Dit is veel beter voor de waarborging van de privacy, het toezien op de beveiliging van de informatie en het overzicht in versiebeheer. We willen hier natuurlijk geen fouten in maken. We waren er wel bang voor dat dit voor wat betreft de AVG een keertje mis zou gaan.”
Contact met Caseware
Voor wat betreft de implementatie van de nieuwe software, zijn Marjolein en Peter goed geholpen in het proces. Peter: “Vanuit Caseware kwam een product specialist langs voor de begeleiding van de migratie en implementatie. Dat was erg fijn. Voordat hij kwam, heeft hij duidelijk aangegeven wat er nodig was om alles voor te bereiden. Hij heeft alle apps die we in gebruik gaan nemen met ons doorgenomen: KLANT+, ADV+, SAMENSTEL+ en MONITOR+. Het waren een aantal intensieve uren, maar nu zijn we wel goed voorbereid op wat er komen gaat.” “Naast het contact met de product specialist was ook het contact met de accountmanager erg fijn,” vervolgt Marjolein. “We hebben een aantal keren met hem gebeld en hij was er ook tijdens de Caseware Experience.”
