Gebruikers beheren

U kunt gebruikers aan een bestand toevoegen en hen aan specifieke documenten toewijzen. Voordat u uw gebruikers kunt beheren, moet u de beveiliging inschakelen in een bestand.

Een gebruiker toevoegen

Gebruikers moeten een gebruikers-ID hebben om zich aan te melden bij een beveiligd bestand.

Om een gebruiker aan een bestand toe te voegen:

Klik in het lint op Extra | Beveiliging | Beveiligingsinstellingen.
Klik in het dialoogvenster Gebruikers en groepen , onder Gebruikers en algemene groepen, op Toevoegen.
Vul in het dialoogvenster Gebruikerseigenschappen , op het tabblad Gebruikersinformatie , alle velden in. Vul, indien van toepassing, de velden in de groep Tarieven in.
- Standaardtarief: Het tarief dat aan de klant in rekening wordt gebracht.
- Tarief van het abonnement: Het tarief op basis van het auditrisico.
Voeg op het tabblad Lid van de gebruiker toe aan de relevante groepen. Klik op OK.

Opmerking: U kunt de nieuwe gebruiker achteraf toewijzen aan een groep via het dialoogvenster Gebruikers en groepen .

De gebruiker wordt in het bestand aangemaakt. U kunt de gebruiker wijzigen via het dialoogvenster Gebruikers en groepen door de gebruiker te selecteren en op Eigenschappente klikken. U kunt het gebruikerswachtwoord wijzigen via Extra | Beveiliging | Wachtwoord wijzigen.

Een gebruiker aan een groep toewijzen

Met groepen kunt u de rechten en toegangsniveaus beheren die gebruikers voor een bestand hebben. Wanneer u een gebruiker aan een groep toewijst, krijgt deze de rechten en toegangsniveaus van die groep.

Om een gebruiker aan een groep toe te wijzen:

Klik in het lint op Extra | Beveiliging | Beveiligingsinstellingen.
Selecteer in het dialoogvenster Gebruikers en groepen een gebruiker in het deelvenster Gebruikers en algemene groepen en de groep waaraan u deze wilt toevoegen in het deelvenster Beschikbare groepen . Klik vervolgens op de pijl om de gebruiker naar de groep te verplaatsen.

De gebruiker wordt toegewezen aan de opgegeven groep. Om een gebruiker uit een groep te verwijderen, selecteert u de gebruiker in het deelvenster Beschikbare groepen en klikt u op de pijl om de gebruiker terug te verplaatsen naar de lijst Gebruikers .

Een gebruiker aan een document toewijzen

Nadat u uw gebruikers en groepen hebt geconfigureerd, kunt u gebruikers toewijzen om afzonderlijke documenten in uw Working Papers-bestand op te stellen en te controleren.

Om gebruikers aan een document toe te wijzen:

Klik in het lint op Document | Gebruikers toewijzen.
Selecteer het document of de documenten waaraan u gebruikers wilt toewijzen. Selecteer in de groep Gebruikers aan document(en) toewijzen een opsteller en een revisor uit de vervolgkeuzemenu’s.

Opmerking: De documentrechten van gebruikers worden bepaald door hun groepsrechten. Voordat u gebruikers aan documenten toewijst, dient u uw groepsrechten te controleren om er zeker van te zijn dat u de gewenste toewijzingen kunt uitvoeren.

Klik op Sluiten.

De documenten worden toegewezen aan de opstellers en de controleurs.

Gebruikers deactiveren

Als u de gebruikersgegevens wilt behouden van iemand die niet langer actief is binnen uw organisatie, kunt u zijn of haar profiel deactiveren. Gedeactiveerde gebruikers kunnen niet inloggen of toegang krijgen tot beveiligde bestanden.

Om een gebruiker te deactiveren:

Klik in het lint op Extra | Beveiliging | Beveiligingsinstellingen.
Selecteer de gebruiker die u wilt deactiveren. Klik op Eigenschappen.
Klik op het tabblad Gebruikersgegevens, in de groep Informatie, op het vervolgkeuzemenu Type en selecteer Inactief. Klik op OK.

De gebruiker is gedeactiveerd en kan zich niet langer aanmelden of toegang krijgen tot beveiligde bestanden.

Gebruikerseigenschappen

Gebruikersgegevens wijzigen en gebruikers aan groepen toewijzen.

Gebruikersinformatie

Geef algemene gegevens voor een gebruiker op in het tabblad Gebruikersgegevens .

Optie	Beschrijving
Gebruikersnaam	Gebruikers zullen deze naam gebruiken om toegang te krijgen tot het clientbestand wanneer de beveiliging is ingeschakeld.
Identificatiecode	Voer een unieke identificatiecode voor de gebruiker in. De identificatiecode wordt op andere plaatsen in het programma weergegeven als "initialen". Dubbele identificatiecodes zijn niet toegestaan De maximale lengte van het veld is acht tekens Identificatiecodes met minder dan 8 tekens worden aangevuld met spaties
Beheerder	Selecteer deze optie om de gebruiker de volgende beheerdersrechten te verlenen: Toegang tot alle rechten op het tabblad Rechten van het dialoogvenster Groepsinstellingen . Bevoegdheid om beheerdersopties voor de gegevensopslag in te stellen. De mogelijkheid om gedeelde weergaven in Tracker aan te maken, te kopiëren, te wijzigen of te verwijderen wanneer de optie Inloggen vereist voor Tracker is geselecteerd in de gegevensopslag. Toegang tot alle bestanden in het Working Papers-klantendossier.
Voornaam	Voer de aanspreektitel van de gebruiker in (bijv. dhr., mevr.).
Type	Gebruik de vervolgkeuzelijst om een gebruiker als actief of inactief aan te merken. Actieve gebruikers kunnen toestemming krijgen om Working Papers-bestanden te openen. Inactieve gebruikers kunnen niet worden toegewezen aan een met een wachtwoord beveiligd klantbestand, zelfs niet als zij in het klantbestand als gebruiker zijn vermeld. Dit is de meest effectieve methode om een gebruiker uit het beveiligingssysteem van Working Papers te verwijderen.
Voornaam	Voer de voornaam van de gebruiker in.
Achternaam	Voer de achternaam van de gebruiker in.
Benaming	Voer de titel van de gebruiker in (bijv. C.A., C.P.A., Ph.D.).
Wachtwoord	Stel een optioneel wachtwoord in voor de gebruiker. Zodra gebruikers aan klantdossiers zijn toegewezen, moeten zij een wachtwoord opgeven om toegang te krijgen tot het dossier. Gebruikers kunnen hun wachtwoord op elk moment wijzigen terwijl ze in een klantendossier werken. Als u wachtwoorden aanmaakt voor alle gebruikers in de gebruikerslijst, kunt u voor elke gebruiker hetzelfde wachtwoord gebruiken. Nadat u een klantendossier hebt geopend, kunt u gebruikers vragen het wachtwoord te wijzigen in een wachtwoord dat zij zelf hebben bedacht. Wachtwoorden mogen uit letters en cijfers bestaan en maximaal 14 tekens lang zijn. Als het wachtwoordveld leeg blijft, vraagt Working Papers u om te bevestigen of u een gebruiker zonder wachtwoord wilt aanmaken.
Bevestig wachtwoord	Voer het wachtwoord nogmaals in.
Standaardtarief	Voer het tarief in dat aan de klant in rekening wordt gebracht.
Tarief van het abonnement	Voer het tarief in dat aan de klant in rekening wordt gebracht.

Lid van

U kunt op het tabblad Lid van instellen in welke groepen de geselecteerde gebruiker is opgenomen.

Optie	Beschrijving
Groepslidmaatschap voor gebruiker	Geeft een overzicht van alle groepen die beschikbaar zijn voor de geselecteerde gebruiker. Selecteer een groep om de gebruiker toe te voegen, of deselecteer een groep om de gebruiker te verwijderen.