Over SmartSync

SmartSync is een systeem voor bestandssynchronisatie waarmee u en uw team tegelijkertijd aan klantbestanden kunnen werken. Terwijl u aan een bestand werkt, worden uw wijzigingen direct gesynchroniseerd met alle online gebruikers, en worden hun wijzigingen ook met u gesynchroniseerd.

Bestandssynchronisatie vindt op de achtergrond plaats en vereist nauwelijks tussenkomst van de gebruiker. Wanneer u een synchronisatiekopie van een bestand maakt, wordt het volledige bestand naar uw lokale schijf gekopieerd. Er wordt ook een verborgen synchronisatiemap aangemaakt op uw lokale schijf in de map met Working Papers-bestanden om SmartSync-informatie bij te houden en de wijzigingen vast te leggen.

Alle wijzigingen die u in uw lokale kopie aanbrengt, worden vervolgens in deze synchronisatiemap opgeslagen. Tijdens het synchroniseren worden alleen de wijzigingen die in het bestand zijn aangebracht (en die in de synchronisatiemap zijn opgeslagen) doorgegeven naar de synchronisatiemap van het bovenliggende bestand. Synchronisatie is een wederzijdse uitwisseling; u kunt niet alleen uw wijzigingen naar het hoofdbestand verzenden, maar ook wijzigingen ontvangen die het hoofdbestand al van andere gesynchroniseerde kopieën heeft ontvangen. Tijdens dit hele proces hoeft het bovenliggende bestand niet geopend te zijn.

Wanneer gesynchroniseerde kopieën in een online status werken (in verbinding met het hoofdbestand), worden deze wijzigingen in realtime gesynchroniseerd, zonder dat er handmatig ingegrepen hoeft te worden. Gebruikers kunnen er ook voor kiezen om offline te werken en hun wijzigingen tijdelijk lokaal op te slaan voordat ze deze met de hoofdserver synchroniseren.

CaseView en externe documenten

Voor CaseView en externe documenten (zoals Word en Excel) worden incrementele wijzigingen niet bijgehouden. SmartSync kan alleen vaststellen dat er een wijziging in het bestand heeft plaatsgevonden wanneer het document wordt opgeslagen. In dit geval wordt het volledige bestand gecomprimeerd, opgeslagen en gesynchroniseerd via het SmartSync-netwerk.

Wanneer u in externe documenten of CaseView-documenten werkt, is het belangrijk dat er niet te veel versies worden opgeslagen, aangezien dit kan leiden tot slechte netwerkprestaties. Om te voorkomen dat er telkens wanneer een document wordt gewijzigd en opgeslagen een nieuwe versie wordt verzonden, kunt u het standaard synchronisatiegedrag instellen op Op aanvraag.

Wijzigingen die handmatig moeten worden opgeslagen, zoals het aanpassen van een CaseView-document, worden doorlopend verwerkt. Er wordt aangenomen dat het document de meest recente versie is, en daarom wordt bij elke opslag de vorige versie overschreven. De eerdere versies zijn echter nog steeds beschikbaar en kunnen zelfs worden vergeleken met de meest recente versie om te zien welke wijzigingen er zijn aangebracht.

Peer-to-peer-synchronisatie

Dankzij peer-to-peer-synchronisatie kunnen gebruikers ook op locatie bij een klant profiteren van de voordelen van SmartSync. Afhankelijk van het type netwerkverbinding dat beschikbaar is, kunt u ofwel via uw interne netwerk synchroniseren met een andere gebruiker, ofwel ter plaatse een externe verbinding tot stand brengen. Zodra u weer op kantoor bent, kunt u opnieuw synchroniseren met het hoofdbestand.

Het is belangrijk om op te merken dat bij peer-to-peer-synchronisatie het bronbestand het kantoor niet verlaat. Zie voor meer informatie Peer-to-peer-synchronisatie.

Veelgestelde vragen

• Hoe gaat SmartSync tijdens het publiceren om met bestanden die wel in de map „Working Papers“ staan, maar niet in de Document Manager?

  Alle bestanden in de map „Working Papers“ en de submappen daarvan zijn opgenomen in het gepubliceerde bestand. Bestanden die niet in de Document Manager staan, worden niet gepubliceerd.

  Als u bijvoorbeeld een Word-document in de map ‘Working Papers’ plaatst, maar niet in de Document Manager, wordt het Word-document opgenomen in het gepubliceerde bestand en in alle synchronisatiekopieën die daarvan zijn gemaakt. Alle gebruikers kunnen het Word-document openen en bewerken via Windows Verkenner; deze wijzigingen worden echter niet doorgevoerd in het oorspronkelijke bestand, zodat ze niet zichtbaar zijn in de andere gesynchroniseerde kopieën.

• Ondersteunt SmartSync FTP?

  Nee. SmartSync vereist bestandsvergrendeling op byteniveau, wat FTP niet ondersteunt.

• Welke poorten gebruikt SmartSync?

  Tijdens de installatie opent SmartSync firewallpoort 50412 voor Caseware SmartSync Presence Information. Dit is nodig om Working Papers in staat te stellen SmartSync-gegevens door te geven aan andere werkstations op het lokale netwerk. Deze informatie omvat zowel de lijst met gebruikers die toegang hebben tot SmartSync-kopieën van een bovenliggend bestand, als de documenten binnen die kopieën die momenteel geopend zijn.

  Als u de poort niet opent, kunt u geen informatie over SmartSync-kopieën bekijken in het venster met de gebruikerslijst.

• Verandert de interface van Working Papers wanneer ik een upgrade uitvoer naar een SmartSync-versie?

  Ja. Raadpleeg Verschillen tussen SmartSync en niet-SmartSyncvoor een gedetailleerde vergelijking.