Over consolidatie
U kunt meerdere entiteiten samenvoegen tot één bestand door een consolidatie uit te voeren. In Working Papers zijn er twee belangrijke methoden om gegevens van dochterondernemingen en divisies in de moedermaatschappij te consolideren: Intern (realtime) en Extern (batch).
Opmerkingen:
- U dient ervoor te zorgen dat de rekeningnummers voor de moedermaatschappij en de dochterondernemingen op uniforme wijze zijn toegewezen voordat u tot consolidatie overgaat.
- Als u extern beheerde Working Papers-bestanden in de entiteitsstructuur opneemt, moet u bij het opnieuw consolideren het bestandspad naar de fysieke locatie van het bestand opgeven.
- Als u bestanden consolideert met SmartSync, raadpleeg dan Consolidaties in SmartSync.
Interne (realtime) consolidatie
U kunt binnen een bestand op meerdere niveaus een interne consolidatie uitvoeren, die in realtime wordt bijgewerkt. Deze methode is handig in situaties waarin het efficiënter is om rekeningen voor verschillende soorten entiteiten in één enkel bestand samen te voegen.
Interne consolidaties zijn bedoeld voor één enkele rechtspersoon met divisies, afdelingen, fondsen, enz.
Voordelen:
- Maakt het mogelijk om grootboekgegevens in te voeren
- Dit vergemakkelijkt het opstellen van maand- en kwartaaloverzichten, aangezien alle overige boekingsgegevens worden bijgehouden
- Slechts één bestand dat u hoeft bij te houden
Beperkingen:
- De gebruiker moet het bestand uitchecken om aan een entiteit te kunnen werken
- Er bestaat een groter risico dat de algemene limiet van 2 GB wordt bereikt voor elk van de bestanden waaruit het clientbestand bestaat (bijvoorbeeld .dbf, .fpt, .cdx)
- De documentbeheerder van het interne geconsolideerde dossier kan het moeilijk krijgen wanneer onderliggende entiteiten hun eigen afzonderlijke werkdocumenten nodig hebben (d.w.z. afzonderlijke opdrachten)
Externe (batch)consolidatie
Bij een externe consolidatie legt Working Papers een koppeling aan tussen het geconsolideerde bestand en extern beheerde Working Papers-bestanden. Deze methode is handig als uw organisatie gegevens voor de samengevoegde entiteiten op verschillende werkstations of netwerken invoert en bijwerkt. Nadat de afzonderlijke Working Papers-bestanden zijn voltooid, worden deze samengevoegd tot één enkel bestand.
Externe consolidaties zijn bedoeld voor concerns, waarbij voor elk onderdeel een afzonderlijke opdracht vereist is.
Voordelen:
- Maakt het mogelijk om op afstand met afzonderlijke entiteiten te werken, doordat gebruikers in het veld aan een entiteit kunnen werken
- Auditplannen en documentatie voor een groep van onderling verbonden entiteiten kunnen in één geconsolideerd dossier worden ondergebracht
- Elke externe entiteit houdt haar eigen controleplannen en werkdocumenten bij
- Dit is eenvoudiger te onderhouden als voor elke entiteit afzonderlijke rapportage vereist is
Beperkingen:
- Meerdere bestanden die moeten worden bijgehouden en gecontroleerd
- Afmelden kan betekenen dat de gebruiker de bestandspaden naar alle externe bestanden opnieuw moet koppelen
- Gedetailleerde grootboektransacties worden niet bijgehouden in het geconsolideerde bestand; deze kunnen alleen worden bekeken vanuit het externe bestand