Consolidaties in SmartSync

Consolidatie kan zowel intern plaatsvinden, waarbij één klantdossier alle entiteiten in de consolidatiehiërarchie bevat, als extern, waarbij elke entiteit als een afzonderlijk Working Papers-bestand wordt opgebouwd en vervolgens in één hoofdbestand wordt samengevoegd.

Interne (realtime) consolidaties worden door SmartSync op dezelfde manier verwerkt als elk ander standaard Working Papers-bestand. Er is geen speciale aandacht nodig bij het offline halen van het bestand of het synchroniseren van wijzigingen met andere medewerkers.
Zorg er bij externe (batch)consolidatiesvoor dat de bestanden van de moedermaatschappij en de dochterondernemingen op een server worden opgeslagen (bij voorkeur de server waarop het hoofdconsolidatiebestand staat), en niet op het lokale werkstation waarop u de gesynchroniseerde kopieën gaat maken. Als u de bestanden op het lokale werkstation opslaat in plaats van op een server, maakt Working Papers geen offlinebestanden aan.

Zorg ervoor dat u, voordat u een consolidatie uitvoert, alle synchronisatiekopieën van de externe entiteiten hebt verkregen. Als u in een subentiteit werkt, raden wij u aan een gesynchroniseerde kopie van de subentiteit aan te maken, zodat bij een toekomstige consolidatie het bestand van de subentiteit wordt gebruikt in plaats van dat er een nieuwe gesynchroniseerde kopie wordt aangemaakt.

Voor een extern geconsolideerd bestand voert u de volgende stappen uit om aan de slag te gaan met een lokale offline kopie van de bestanden van de externe entiteit.

Om een synchronisatiekopie van een externe consolidatie te maken:

Zorg ervoor dat het hoofdconsolidatiebestand op de server volledig is geconsolideerd en up-to-date is. Klik in het lint op Engagement | Consolideren | Toepassen. Klik op OK.
Klik in het lint op SmartSync | Synchronisatiekopie maken.
Nadat u de synchronisatiekopie hebt aangemaakt, klikt u op SmartSync | Offline werken.

Er wordt een gesynchroniseerde kopie van het hoofdconsolidatiebestand aangemaakt. Er verschijnt een melding waarin u wordt gevraagd om voor elk extern entiteitsbestand gesynchroniseerde kopieën aan te maken. Klik op Ja om de synchronisatiekopieën aan te maken. U kunt zowel online als offline in deze gesynchroniseerde kopieën werken, maar voor het opnieuw samenvoegen is een online status van het bovenliggende hoofdbestand vereist.

Opmerkingen:

Als een externe entiteit geen gesynchroniseerde kopie heeft, wordt er een waarschuwingspictogram weergegeven bij de entiteit in het dialoogvenster Consolidatie. U kunt de entiteit pas consolideren nadat u een synchronisatiekopie hebt aangemaakt. Dit doet u door met de rechtermuisknop op het waarschuwingspictogram te klikken.
Om een nieuwe externe entiteit toe te voegen, maakt u een synchronisatiekopie door het bestand naar de server te uploaden. Vervolgens koppelt u in een synchronisatiekopie van het geconsolideerde bestand naar de synchronisatiekopie van het externe bestand. SmartSync bepaalt automatisch het pad en verwijst naar de juiste locatie op de server.

Om een externe consolidatie uit te voeren in een SmartSync-omgeving:

Zorg ervoor dat de originele kopieën van de entiteit op het hoogste niveau en de externe dochterondernemingen op de bestandsserver worden opgeslagen, terwijl de gesynchroniseerde kopieën lokaal op het werkstation van elke gebruiker worden opgeslagen.
Klik in het lint op Betrokkenheid | Samenvoegen.
Klik in het dialoogvenster 'Consolidatie' op OK.

Er wordt gecontroleerd of er voor de bovenliggende kopieën op het hoogste niveau synchronisatiekopieën bestaan voor het consolidatiebestand op het hoogste niveau en voor elke dochteronderneming.

Als er synchronisatiekopieën bestaan, worden de gegevens daaruit gesynchroniseerd.
Als er geen synchronisatiekopieën bestaan, worden de gegevens van de hoofdkopie op de bestandsserver gebruikt.

De consolidatie vindt lokaal plaats op het niveau van de synchronisatiekopie. Werkdocumenten die op de cloud of een SmartSync-server staan, kunnen net als bestanden op een bestandsserver worden gebruikt als entiteiten in een consolidatie.