Transactiegegevens beschreven

Wanneer u transacties uit het grootboek importeert vanuit een CSV- of Excel-bestand, dient u de velden toe te wijzen, zodat de transactiegegevens correct worden weergegeven in de opdracht. Bovendien zijn bepaalde velden consistent over verschillende regels binnen een invoer.

Dit onderwerp beschrijft de velden binnen de categorie TRANSACTIEDETAILS die verschijnen in de grootboekdataset.

Inschrijvingsnummer (entry_number)

Een opeenvolgend nummer dat uniek is voor iedere post.

Instructies

• Groepeert transactierijen in transacties (indien er geen Entry-ID is toegewezen).
• Visuele identificatie voor transacties.
• Indien het transactienummer en de transactie-ID niet zijn toegewezen, krijgt elke transactie een willekeurige, unieke identificatiecode toegewezen.
• In de analytische test voor het opsporen van hiaten.

Benodigd

• Indien er geen Entry ID is toegewezen, mogen er geen lege cellen voor het Entry Number zijn.

• Indien er een Entry ID is toegewezen, wordt voor elke unieke Entry ID uitsluitend de waarde van het eerste volgnummer geïmporteerd.

BEDRAG Bedrag

Bedrag van de transactieregel. Dit kan een positieve waarde zijn voor debet en een negatieve waarde voor credit.

Instructies

• Gegevensafstemming/volledigheid

• Bij deze analytische tests:

  • Detectie van dubbele gegevens

  • Zich herhalend numeriek patroon

  • Hoge bedragen

  • Afgeronde waarden

Benodigd

• Positieve en negatieve waarden kunnen in beide worden opgenomen:
  • Eén kolom met negatieve waarden in een standaard negatieve opmaak. Voorbeelden zijn:
    • -4000,00
    • (4000,00)
    • 4000,00-
  • Aparte kolommen met de tags "debet" en "credit".
• Komma's of punten worden geïnterpreteerd als decimale scheidingstekens.

Detailopmerking (detail_comment)

Omschrijving van de boeking.

Instructies

Bij deze analytische tests:

• Ontbrekende informatie

• Trefwoorden

Publicatiedatum (posting_date)

Ingangsdatum - de datum waarop de post is geboekt (gevalideerd) in het grootboek, de aanmaakdatum is hierop niet van toepassing.

Instructies

• Koppelt transacties aan een datum en fiscale periode.
• Bij deze analytische tests:

  • Doublures

  • Datumgegevens

Benodigd

Om in de lijst met transacties te worden weergegeven, moeten de transacties binnen het fiscale jaar vallen zoals ingesteld in de opdracht.

De datumnotatie moet correct zijn ingesteld:

Dag

D Eén cijfer voor dagen onder de 10 (bijvoorbeeld 2 voor de 2e dag van de maand)

DD Twee cijfers (bijvoorbeeld 02 voor de 2e dag van de maand)

DDD Dag van het jaar (bijvoorbeeld 365 voor 31 december)

DDDD Driecijferige dag van het jaar (bijvoorbeeld 002 voor 2 januari)

Maand

M Eén cijfer voor maanden onder 10 (bijvoorbeeld 4 voor april)

MM Twee cijfers (bijvoorbeeld 04 voor april)

MMM Afkorting van drie letters (bijvoorbeeld Apr voor april)

MMMM Volledige maandnaam (bijvoorbeeld april)

Jaar

YY Twee cijfers (bijvoorbeeld 19 voor 2019)

YYYY Vier cijfers (bijvoorbeeld 2019)

Tijd

H HH: Uren in 24-uurs tijd (bijvoorbeeld 0 voor middernacht, 23 voor 23 uur)

h hh: Uren in 12-uurs tijd gebruikt met AM/PM (bijvoorbeeld 1 voor 1 AM, 12 voor middag)

k kk: Uren in 24-uurs tijd van 1 tot 24 (bijvoorbeeld 1 voor 1 AM, 24 voor middernacht)

a A: Post of ante meridiem (bijvoorbeeld am voor ochtend, pm voor middag)

m mm: Minuten (bijvoorbeeld 0 voor het begin van het uur, 59 voor de laatste minuut van het uur)

s ss: Seconden (bijvoorbeeld 0 voor het begin van de minuut, 59 voor de laatste seconde van de minuut)

S SS SSS ... SSSSSSSSS: Fractionele seconden (bijvoorbeeld 0 voor geen fractionele seconde, 999999999 voor de laatste fractionele seconde)

Z ZZ: Offset van UTC als +-HH:mm, +-HHmm, of Z (bijvoorbeeld +12:00 voor 12 uur voor UTC)

Voorbeeld transactie

Laten we zeggen dat we een transactie hebben die plaatsvond op 2 april 2019, om 1:30:45 PM met 123 milliseconden, en de UTC-offset is +02:00. Hier zie je hoe het eruit zou zien in verschillende formaten:

• Datum: 2/4/19 of 02/04/2019

• Tijd: 1-123-+02-00

Status van de publicatie (posting_status)

Geeft aan of de post al geboekt is of niet.

Instructies

• Transacties waarvan de Boekingsstatus is ingesteld op Niet-Geboekt worden niet gebruikt voor het berekenen van de som van transacties voor gegevensvolledigheidscontroles.
• Transacties waarvan de boekingsstatus is ingesteld op geboekt worden gebruikt in analytische tests.

Raadpleeg ‘Analytische testresultaten voor checklists bekijken’ voor meer informatie.

Benodigd

• Minder dan 2.500 unieke waarden. Deze waarden moeten gelabeld zijn aan een van:

  • Geboekt

  • Niet geboekt

Documenttype (document_type)

Opgesomd veld dat het originele brondocument beschrijft, met cheque, debetnota, creditnota, financieringskosten, factuur, bestelling-klant, bestelling-verkoper, betaling-overig, herinnering, tegata, voucher, verzending, ontvangst, handmatige correctie, andere.

Instructies

• Transacties filteren op basis van journaalsoort.
• In de analytische test voor ongebruikelijke items.

Benodigd

• Minder dan 2.500 unieke waarden.
• De gegevens in de betreffende kolom in het transactie-importbestand (het CSV-bestand) moeten worden toegewezen aan de onderstaande document_type waarden:
  • Grootboekposten
  • Kasuitgaven
  • Kasontvangsten
  • Verkoopfacturen
  • Inkoopfacturen
  • Loonjournaalposten
  • AR - Aanpassingen debiteuren (crediteringen, retouren, andere aanpassingen)
  • AP - Aanpassingen Crediteuren (crediteringen, retouren, andere aanpassingen)
  • Correcties Vaste activa
  • Aanpassing van de voorraden
  • Verkoopovereenkomsten
  • Verkooporders
  • Inkoopovereenkomsten
  • Inkoopaanvragen
  • Inkooporders
  • Verzonden goederen
  • Ontvangen goederen
  • OT - Andere