Volledigheid Grootboek beoordelen

De functie ‘Volledigheid grootboek’ biedt automatische validatie, waarmee u snel afwijkingen in uw saldibalans of grootboekgegevens kunt opsporen.

Binnen een opdracht kunt u vanaf de pagina Gegevens naar het tabblad Volledigheid grootboek navigeren via:

• Klik in het navigatievenster op de onderstaande link Accounts toewijzen.

• Koppeling binnen de groep Algemeen grootboek op het tabblad Datasets

• Link op de pagina ‘Documenten’ (die mogelijk niet beschikbaar is in uw product)

Het tabblad is altijd beschikbaar, ongeacht of het om een opdracht voor één entiteit of een geconsolideerde opdracht gaat. In een geconsolideerde opdracht kunt u de volledigheid van het grootboek bekijken voor de moedermaatschappij en voor de intern geconsolideerde entiteiten. Indien u deelneemt aan een extern geconsolideerde opdracht, zijn de hierboven genoemde links niet beschikbaar.

Raadpleeg het artikel „Een extern geconsolideerde opdracht aanmaken” voor meer informatie over extern geconsolideerde opdrachten.

Voor meer informatie over intern geconsolideerde opdrachten raadpleegt u het artikel ‘Een consolidatieopdracht aanmaken’.

Wanneer u voor het eerst een engagement aanmaakt, bevat de pagina nog geen gegevens en wordt dit ook op de pagina aangegeven.

Zodra de gegevens zijn geïmporteerd en de rekeningen zijn toegewezen, worden de gegevens weergegeven op het tabblad Volledigheid grootboek.

Om de volledigheid van het grootboek te beoordelen:

1. Voer uw saldibalans in op het tabblad Datasets. Klik op de knop Configureren om de verplichte velden toe te wijzen. Zorg ervoor dat u de saldi van de vorige periode en de saldi van de huidige periode bij elkaar optelt en dat u ook de saldi van nul meerekent. Raadpleeg voor meer informatie het gedeelte Rekeningen die niet in de saldibalans zijn gevonden onder Uitzonderingen hieronder.

• Indien u geen saldi van de vorige en de huidige periode toewijst, krijgt u een foutmelding met betrekking tot de gegevensimport op de pagina Volledigheid grootboek.

• Indien u slechts één van de twee periodesaldi invoert, zal op de pagina worden aangegeven dat er gegevens ontbreken.

2. Selecteer het tabblad Rekeningen toewijzen in het navigatievenster om rekeningen aan financiële groepen toe te wijzen, indien deze nog niet samen met de saldibalans zijn geïmporteerd.

   Raadpleeg het artikel ‘Rekeningen aan groepen toewijzen’ voor meer informatie over rekeningtoewijzing.

3. Voeg uw grootboek toe op het tabblad Datasets. Klik op de knop Configureren om de volgende velden in te vullen:

   1. Rekeningnummer

   2. Bedrag

   3. Publicatiedatum

• Indien u geen kolommen toewijst aan de drie bovengenoemde velden en dit de enige geïmporteerde dataset is, verschijnt op de pagina Volledigheid grootboek dezelfde foutmelding met betrekking tot het importeren van gegevens als hierboven vermeld.

• Indien zowel een saldibalans als een grootboek zijn geïmporteerd, maar in het grootboek een van de drie verplichte velden ontbreekt, wordt in de kolom Totaalbedrag grootboekde melding Ontbrekende gegevens weergegeven.

Raadpleeg het artikel ‘Gegevens importeren en beheren’ voor meer informatie over het importeren van gegevens.

4. Klik op de koppeling Volledigheid grootboek op het tabblad Datasets in het navigatievenster om de tabel te bekijken, waarin het volgende wordt weergegeven:

   • Rekeningen in de groepen waaraan zij zijn toegewezen, volgens de standaard financiële groeperingsstructuur.

   • Het saldo van elke rekening aan het einde vande vorige periode . Beweeg de muisaanwijzer over de datum om te zien hoe de afsluitende boeking van de vorige periode ten gunste van de ingehouden winst is verwerkt. Raadpleeg voor meer informatie het artikel „Gevolgen van de afsluitende boeking op de ingehouden winst”.

   • Het totaalbedrag van elke rekening inhet grootboek . Dit is het totale bedrag van alle posten voor die rekening die in het grootboek zijn opgenomen.

   • Het berekende saldo van elke rekening voorde huidige periode . Hierbij worden de waarden uit de twee voorgaande kolommen bij elkaar opgeteld, voor zover van toepassing, afhankelijk van het type groep waaraan het is toegewezen. Zie het onderstaande gedeelte Berekeningen op basis van het type groep.

   • Het saldo van elke rekeningper huidige periode .

   • Het verschil tussen de waarden in de twee voorgaande kolommen. Verschillen die niet gelijk zijn aan nul worden gemarkeerd.

   • NETTO SALDO voor elke kolom. Dit is het totaal van de rekeningsaldi die aan groepen zijn toegewezen. In een ongefilterd overzicht is er sprake van een onbalans als het totaal niet nul is. Het NETTO SALDO wordt opnieuw berekend als de tabel wordt gefilterd op verschillen die niet nul zijn.

• U kunt de gehele tabel samenvouwen tot op groepsniveau of uitvouwen tot op accountniveau.

• U kunt zoeken op rekeningnummer, rekeningnaam, nummer van de financiële groep en naam.

• U kunt de tabel filteren zodat alleen rijen worden weergegeven met waarden anders dan nul in de kolom Verschil. De groepstotalen worden eveneens weergegeven en worden opnieuw berekend indien er wordt gefilterd op verschillen die niet nul zijn. Om alle rijen te bekijken, schakelt u het selectievakje Alleen verschillen anders dan nul weergeven uit.

• De weergave van getallen in de tabel is afgestemd op uw Opdrachtinstellingen. Indien u ervoor kiest om geen decimalen weer te geven en het verschil kleiner is dan 0,5, wordt het getal naar nul afgerond en niet als verschil gemarkeerd. Als u al uw verschillen wilt zien, verhoog dan het aantal decimalen in uw weergave.

• Ongeldige gegevens of uitzonderingen worden onder de gegevens in de groeperingsstructuur weergegeven. Zie het gedeelte Uitzonderingen hieronder.

• Als er tijdens het bekijken van de pagina wijzigingen in de gegevens optreden, bijvoorbeeld wanneer er een account wordt toegewezen of wanneer er nieuwe gegevens zijn geïmporteerd, verschijnt er een knop Nieuwe gegevens beschikbaar waarmee u de tabel kunt bijwerken met de nieuwe informatie.

U kunt het pictogram Exporteren [] gebruiken om de tabel als CSV-bestand te exporteren. In het CSV-bestand worden de waarden weergegeven in een platte tabel, waarbij het groepsnummer en de groepsnaam van het laagste niveau in afzonderlijke kolommen staan.

Gevolgen van de afsluitende boeking op de ingehouden winst

Het effect van het boeken van de nettowinst van de voorgaande periode naar de ingehouden winst wordt weergegeven zodra u een rekening toewijst aan een groep ‘Ingehouden winst’ en een rekening aan een groep ‘Winst- en verliesrekening’. Het gevolg hiervan is dat de saldi van de posten in de winst-en-verliesrekening op nul komen te staan en dat het saldo van de post „Ingehouden winst” het beginsaldo voor de periode weergeeft.

Berekening op basis van het type groep

De berekening wordt toegepast op basis van het type groep waaraan het account is toegewezen:

Indien balans:

Berekend saldo van de huidige periode = Saldo van de vorige periode + Totaalbedrag grootboek

Indien het gaat om de winst-en-verliesrekening, de nettowinst of het totaalresultaat:

Berekend saldo voor de huidige periode = Totaalbedrag in het grootboek

Uitzonderingen

• Niet-toegewezen rekeningen

Rekeningen waaraan nog geen groep is toegewezen, worden in deze groep weergegeven met een waarschuwing dat er geen berekeningen kunnen worden uitgevoerd, aangezien de berekening afhankelijk is van het type groep waaraan de rekening is toegewezen. Zodra de rekeningen zijn toegewezen, worden ze uit deze groep verwijderd en ondergebracht in een hogere financiële groep.

• Rekeningen die niet in de saldibalans voorkomen

Rekeningen die wel in het grootboek staan, maar niet in de saldibalans, worden in deze groep weergegeven met een waarschuwing dat er geen berekeningen kunnen worden uitgevoerd.

Indien het grootboek is geïmporteerd maar er nog geen saldibalans is, worden de rekeningen in deze groep weergegeven.

Indien het totale saldo van de rekening in het grootboek nul is en u bij het importeren van de saldibalans geen nulsaldi hebt geïmporteerd, worden de rekeningen in deze groep weergegeven. Vink het vakje „Rekeningen met een saldo van nul opnemen” aan wanneer u het saldibalansbestand configureert tijdens het importproces, om te voorkomen dat deze rekeningen in deze groep verschijnen.

• Postingen buiten de verslagperiode

Indien transacties in het grootboek niet binnen de rapportageperiode van de opdracht zijn geboekt, worden deze in deze groep weergegeven met een waarschuwingsbericht dat er geen berekeningen kunnen worden uitgevoerd. In de kolom van het grootboekbestand die is toegewezen aan het veld ‘Boekingsdatum’ ontbreekt een datum, of er staan datumwaarden in die niet binnen de rapportageperiode van de opdracht vallen.

Verloofd

Zodra u uw engagement vergrendelt, wordt de link zowel in het navigatievenster als op het tabblad Datasets niet meer weergegeven. Zodra u uw verbintenis ontgrendelt, worden deze links weer zichtbaar. Als u een link op de pagina Documenten hebt staan, blijft deze beschikbaar, zelfs als de opdracht is vergrendeld.