De notitiebibliotheek instellen

De notitiebibliotheek biedt een verzameling notities waarmee opdrachtteamleden gemakkelijk notities in het jaarrekeningdocument kunnen vinden en toevoegen. Notities worden automatisch georganiseerd in de bibliotheek volgens categorieën. Categorieën zijn de beschikbare notitietitels in het document.

De bibliotheek heeft ook een zoekveld waar gebruikers een trefwoord kunnen invoeren om notities te filteren.

Beste praktijk: We raden auteurs van bedrijven aan om de bibliotheek met notities in te stellen in het sjabloon van het bedrijf. Firma-auteurs zijn medewerkers met de rol Settings Admin of een vergelijkbare rol. Zie Het bedrijfssjabloon beheren voor meer informatie. Zie ook Ingebouwde rollen en Beveiligingsrollen toewijzen voor informatie over rollen.

In de volgende stappen wordt beschreven hoe u de Notes-bibliotheek instelt.

Stap 1: Notities maken

De toelichting bij de jaarrekening bestaat uit belangrijke informatie die de cijfers in de jaarrekening nader toelicht.

Notities aanmaken en ordenen

U kunt afzonderlijke notities aanmaken en deze in een hiërarchie ordenen om uw toelichtingen te structureren.

Een notitie maken

1. Selecteer het gebied Opmerkingen bij de financiële informatie in de Document Map.

2. Klik op Toevoegen () | Notitie maken. Er wordt een nieuw notitie toegevoegd met de standaardtitel ‘Notitietitel’.

3. Selecteer de titel om deze indien nodig een andere naam te geven.

Een notitiehiërarchie maken:

1. Selecteer het gedeelte Toelichting bij de jaarrekening in de documentindeling.

2. Selecteer de notitie waaraan u een subnotitie wilt toevoegen en selecteer vervolgens Toevoegen ().

3. Selecteer onder Kopteksthet juiste koptekstniveau. Er wordt een subcategorie-notitie toegevoegd met de standaardtitel Titel van de notitie.

4. Selecteer de titel om deze indien nodig een andere naam te geven.

Om inhoud aan een notitie toe te voegen:

1. Kies Toevoegen () in de notitie.

2. Kies een van de volgende inhoudstypen:

• Tekstgedeelte

• Dynamische tafel

• Pagina onderbreking

U kunt binnen één notitie meerdere inhoudstypen toevoegen.

Stap 2: Notitieassociaties definiëren (optioneel)

Een associatie verwijst naar de saldibalansgroepen waaraan een specifieke notitie is gerelateerd. Gebruik associaties om notities verder te categoriseren door ze te associëren met specifieke saldibalansgroepen.

Om een notitie aan een saldibalansgroep te koppelen:

1. Selecteer de notitie die u wilt koppelen aan een saldibalansgroep.

2. Selecteer Meer acties () | Instellingen.

3. Selecteer Financiële groepen toevoegen ( ) om de saldibalansgegevens in te vullen.

4. Kies een saldibalansgroep om de notitie aan te koppelen.

5. Selecteer Opslaan.

Stap 3: Notities uitsluiten

Wanneer een notitie wordt uitgesloten van het document, wordt deze opgeslagen in de notitiebibliotheek. De notitiebibliotheek is alleen beschikbaar als er uitgesloten notities in het document staan. Om de notitiebibliotheek te vullen met de notities die je in stap 1 hebt gemaakt, moet je ze uitsluiten.

Om notities automatisch uit te sluiten, stel je voor elke notitiezichtbaarheidsvoorwaarden in . Zodra de voorwaarden op false uitkomen (er is niet voldaan aan de voorwaarden), wordt de notitie automatisch uitgesloten van het document en opgeslagen in de notitiebibliotheek.

Als je geen zichtbaarheidsvoorwaarden wilt instellen, kun je de notities handmatig uitsluiten.

Om handmatig een notitie uit te sluiten:

1. Ga naar de notitie die je wilt uitsluiten.

2. Selecteer Meer acties () | Instellingen.

   De notitie wordt uit het document verwijderd en opgeslagen in de notitiebibliotheek.

Zie Notities toevoegen uit bibliotheekom te leren hoe medewerkers de notitiebibliotheek kunnen gebruiken bij het opstellen van de jaarrekening.